Zur Verbesserung ihrer Dokumentenprozesse greifen immer mehr Unternehmen auf Software-as-a-Service-Lösungen in diesem Bereich zurück. Aktuell setzen ener Studie des IT-Marktforschers IDC zufolge elf Prozent der befragten Unternehmen eine Cloud-Lösung ein. Von den Unternehmen mit bereits bestehender Document Solution nutzt sogar schon fast jedes fünfte diese als SaaS. Nahezu die Hälfte der Befragten (46 Prozent) planen nach Angaben von IDC derzeit den Einsatz von Document Solutions as a Service und lediglich 13 Prozent schließen eine solche Lösung generell aus.

Mehr als die Hälfte Befragten betrachtet Document Solutions als ein Mittel, Dokumentenprozesse in den Fachabteilungen zu optimieren. Dabei gehören zu den am häufigsten eingesetzten Document Solutions Maßnahmen wie elektronische Formulare (69%) und elektronische Vorlagen (66%), elektronische Archivierugn (55%) oder das Digitalisieren und manuelle Weiterleiten von physischen Dokumenten (52%) sowie Maßnahmen zum sicheren Drucken (48%).

Unternehmen setzen auf Know-how der Anbieter

Die zentralen Motive für Document Solutions als Saas sind vor allem Kostensenkungen und eine höhere Flexibilität, aber interessanterweise auch mehr Sicherheit - wobei dieser Grund von den Unternehmen zugleich als ein entscheidender Hemmfaktor bei der Entscheidung für diese Form der Dokumentenverwaltung genannt wurde. Wenn Sie einen Anbieter gefunden haben, der die hohen Sicherheitsanforderungen erfüllt, betrachten die Firmen SaaS sogar als Möglichkeit, das Sicherheitsniveau zu steigern. "Die Unternehmen gehen also davon aus, dass ein professioneller SaaS-Anbieter über mehr Ressourcen und Know-how als ein Anwenderunternehmen verfügt, um Daten sicher zu speichern" erläutert Projektleiter Matthias Kraus den vermeintlichen Widerspruch.