Die WENN-Funktion gehört zu den logischen Funktionen von Excel. Die grundlegende Syntax sieht folgendermaßen aus:
=WENN(Wahrheitstest;Wert_wenn_wahr;Wert_wenn_falsch)
Das erste Argument in der Klammer (Wahrheitstest) ist die zu prüfende Bedingung. Dieser Vergleich zwischen einem aktuellen und einem erwarteten Wert kann entweder wahr oder falsch sein. Ist das Ergebnis wahr, wird das zweite Argument (Wert_wenn_wahr) zurückgegeben, ansonsten das dritte Argument (Wert_wenn_falsch). Die ersten beiden Argumente sind zwingend erforderlich, das dritte ist optional.
Sie möchten etwa herausfinden, wer von Ihren Kunden die Rechnungen innerhalb der vorgesehenen Frist begleicht und wer sich über Gebühr Zeit lässt? Dann kann die WENN-Funktion weiterhelfen. Sie müssen lediglich einen logischen Vergleich zwischen dem Datum des Zahlungsziels und dem des Geldeingangs durchführen. Steht zum Beispiel in Zelle D4 das Zahlungsziel und in E4 das Datum der Kontogutschrift, können Sie diese Formel verwenden:
=WENN(E4>D4; "Ja";"Nein")
Die Funktion prüft zunächst, ob das in E4 angegebene Datum nach dem Datum in D4 liegt. Wenn diese Bedingung erfüllt, also wahr ist, wird der Wert Ja ausgegeben, andernfalls der Wert Nein.
Die WENN-Funktion lässt sich darüber hinaus auch verschachteln, sodass man statt einer einzelnen Prüfung auch mehrere Bedingungen gleichzeitig definieren kann. Zu diesem Zweck tritt an die Stelle des dritten Arguments eine zweite WENN-Funktion:
=WENN(Wahrheitstest;Wert_wenn_wahr;WENN(Wahrheitstest;Wert_wenn_wahr;Wert_wenn_falsch))
Ein Anwendungsfall könnte etwa die Umrechnung von Punkten in Schulnoten sein. Stehen wie in unserem Beispiel die Punkte in Spalte C, ermitteln Sie die dazugehörige Note, etwa in Spalte D, mit folgender Formel:
=WENN(C2>90;"Sehr gut";WENN(C2>80;"Gut";WENN(C2>70;"Befriedigend";WENN(C2>60;"Ausreichend";"Nicht bestanden"))))
Die Logik dahinter dürfte klar sein. Ist das Testergebnis (in Zelle C2) höher als 90, entspricht das einem Sehr gut. Bei einem Ergebnis höher als 80 wird die Note Gut vergeben etc. Mit dem letzten WENN legen Sie fest, dass mehr als 60 Punkte noch ausreichend sind, während alles darunter als nicht bestanden gilt.
In Excel können Sie bis zu 64 WENN-Funktionen hintereinander schachteln. Microsoft selbst rät jedoch von zu vielen Anweisungen ab, da die Übersicht schnell verloren geht und die Fehlersuche ab einem bestimmten Komplexitätsgrad äußerst mühsam wird.
Produkte: Der Trick funktioniert mit Microsoft Excel 365 (Version 2106) für Windows. In anderen Versionen kann die Vorgehensweise abweichen. (ad)