Auch wenn ein vollautomatischer Arbeitsbereich noch weit weg ist, werden einige Bereiche der Automatisierung immer mehr verfügbar. Eine dieser Technologien ist die Robotic Process Automation (RPA) - ein weiterer Schritt zur Transformation zum digitalen Unternehmen.
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RPAs sind Software-Werkzeuge, die Aufgaben ausführen können, die Menschen im Allgemeinen an Eingabemasken am PC ausführen. Diese Werkzeuge können relativ komplexe Operationen ausführen, indem sie vordefinierten Regeln folgen. So können sie beispielsweise Rechnungen vergleichen und Entscheidungen treffen, Informationen aus E-Mails und Telefonaten auf ausgeklügelte Weise erfassen oder Informationen aus Datenbank abrufen.
Um den Robotern das Feld für dröge Routine-Aufgaben zu ebnen, sind meist keine besonderen Veränderungen an der IT-Infrastruktur notwendig. Softwareroboter werden über Schnittstellen mit bestehenden Systemen verbunden. Algorithmusbasiert analysiert der Roboter Daten, ordnet diese zu, erkennt Prozessabweichungen oder Auffälligkeiten und leitet Maßnahmen ein.
Vorteile von RPA-Sytemen für Finanzdienstleister
Eliminierung von wiederkehrenden Aufgaben
Mitarbeiter verbringen viel Zeit damit, Transaktionen zu kontrollieren. Viele dieser Aufgaben sind repetitiv und fehleranfällig. Menschen haben keinen Spaß daran, diese unnötigen und beschwerlichen Aufgaben auszuführen. Selbst dem engagiertesten Mitarbeitern können leicht Fehler unterlaufen, die mindestens ein 4-Augenprinzip notwendig machen. RPA-Systeme sind deutlich schneller und weniger fehleranfällig, sodass hier Kapazitäten für höherwertige Aufgaben bei den Kollegen freiwerden.
Verbesserung der Agilität
Wenn Prozessveränderungen eintreten, kann das Umschulung von Mitarbeitern kostspielig und zeitaufwändig sein. Dies kann die Implementierung neuer Prozesse erheblich erschweren. RPA zentralisiert den Geschäftsbetrieb, um die Flexibilität zu verbessern. Infolgedessen können sich Prozesse leicht an unsichere externe Faktoren oder Regularien angepasst werden.
- Keep it simple – der falsche Einstiegsprozess
Der häufigste Fehler bei der Implementierung eines RPA-Projekts ist die Wahl des falschen Prozesses. „Falsch“ heißt für den Anfang zu komplex oder zu speziell. Zu empfehlen ist für den RPA-Einstieg die Wahl eines einfachen Prozesses. Damit stellt sich der Erfolg eher ein. - Brauche Input! Aber bitte digital
Bei der Wahl des richtigen Prozesses gilt der erste Blick den Daten. Um die Interaktion durch den Menschen gering zu halten, sollten die zugrundeliegenden Daten natürlich möglichst digital vorliegen. - Strukturierte Daten: Ordnung muss sein
Was ein Unternehmen bekommt, wenn es einen semioptimalen Prozess digitalisiert, hat der damalige Bitkom-Präsident Thorsten Dirks auf dem IT-Gipfel 2015 recht drastisch beschrieben. „Organisation geht vor Automatisierung“ gilt auch bei RPA, deshalb sollten die Daten möglichst strukturiert vorliegen. - Text schlägt Bild
Noch ein Hinweis zum Thema Daten, um den richtigen Prozess für den RPA-Einstieg zu identifizieren: Text- und Zahlenbasierte Daten lassen sich leichter mit RPA verarbeiten als Bildinformationen. - Vorteil Standard
Die Vorteile von standardisierten IT-Prozessen sind mannigfaltig. Stichworte sind Kosteneffizienz, sichere IT in hoher Qualität, transparentes Monitoring und Reporting etc. Je standardisierter ein Prozess ist, desto besser ist er für den RPA-Einstieg geeignet. - Stabilität ist Trumpf
Stabilität sollte nicht mit Stagnation verwechselt werden. Für RPA sind stabile Prozesse enorm wichtig. Denn die Software dient der Bearbeitung von strukturierten Geschäftsprozessen. Sie arbeitet dabei den Prozess genauso ab, wie ein Mensch das machen würde. Läuft der Prozess stabil, sind Interaktionen von Menschen nur selten oder gar nicht nötig. - Die Masse machts - Prozesse mit hohem Volumen wählen
Je häufiger ein Prozess vorkommt, desto größer ist die Entlastung durch RPA. Da Mitarbeiter meist erst einmal skeptisch auf den Ersteinsatz von RPA reagieren, hilft ein Prozess der ein hohes Volumen hat, auch bei der Akzeptanz der Robotics durch die Belegschaft. - RPA als Erbsenzähler? Unbedingt!
Fehleranfällige Prozesse sind häufig monotone Tätigkeiten, in die sich irgendwann der berühmte Schlendrian einschleicht. Aber für RPA gibt es keine Monotonie. Wenn der Prozess fehleranfällig ist, können sie ihre Stärken besser ausspielen! - Das Team gewinnt
Automatisierungen folgen in den meisten Unternehmen einer Strategie. Diese sollte mit einem zentralen Team verfolgt werden, das Informationen bündelt und RPA über Geschäftseinheiten hinweg einführt. Kleine Gruppen ohne Informationsaustausch über Learnings sind dazu verurteilt, die Fehler der anderen zu wiederholen. - Strategie: Was sind die nächsten Schritte?
Spötter sagen, dass eine Strategie vor allen Dingen festlegt, was nicht zu tun ist. Eine Automatisierungsstrategie hat klare Vorteile: Denn sobald Robotic Process Automation gut eingeführt ist, finden sich neue Anwendungsmöglichkeiten wie von selbst. Mit einer Strategie kann das Team abwägen, welche Prozesse zu priorisieren sind. - Hauseigene IT einbeziehen
Ein Vorteil von RPA ist es, dass es von der Fachabteilung angestoßen werden kann. Eine automatisierte Schatten-IT kann aber nicht das Ziel ein. Selbst wenn das Projekt von der Fachabteilung gesteuert wird: Bei der Implementierung der RPA ist die Unterstützung der IT notwendig.
Mögliche Kostenersparnis bei der Umsetzung von Regulierungsauflagen
Regulierungsbürokratie durch die notwendige Umsetzung von regulatorischen und gesetzlichen Vorgaben belasten die Kostenstruktur und erhöhen den Druck auf die Prozessdigitalisierung. Unternehmen beklagen fortlaufend steigende Kosten für die Einhaltung regulatorischer Vorgaben durch hohe Personalkosten um manuelle Prozesse auszuführen. Hier kann eine Standardisierung durch End-to-end Prozessoptimierung stattfinden.
Kostengünstige Arbeit
Die Kosten für manuelle Arbeitsschritte, ellenlange Prozesslaufzeiten, fehlerhafte Informationen und häufige Medienbrüche zwischen Informationsbeschaffungs- und Verarbeitungsprozess steigen. Mit der richtigen Planung und Umsetzung des Einsatzes eines Softwareroboters als digitalen Assistenten können erhebliche Kosteneinsparungen erzielt werden.
RPA-Implementierung und Prozess-Redesign
Manager sollten verstehen, dass RPA keine Wunderwaffe ist. RPA kann Prozessineffizienzen nicht lösen. Bevor mit einer RPA-Implementierung begonnen wird, sollten bestehende Prozesse analysieren und optimiert werden.
Bei vielen Unternehmen findet häufig nach gewissen zeitlichen Abständen keine Überprüfung der Standardprozesse statt um beispielsweise ineffiziente oder unnötige Schritte zu identifizieren. Diese Probleme können mittels RPA nicht gelöst werden - ganz im Gegenteil: hier kann die Situation sogar noch verschlimmert werden.
Die RPA-Implementierung ist oft ein iterativer Prozess - das heisst, das System muss weiter optimiert werden, besonders in der Anfangsphase. Während der RPA-Implementierung haben Sie die Möglichkeit, Ihr bestehendes System neu zu gestalten. Die ideale Empfehlung ist es, Ihre Prozesse vor einer RPA-Implementierung neu zu gestalten. Hier wird der beste Return on Investment erzielt.
RPA-Anwendungsfälle
Unternehmen fragen sich oft, wo sie mit RPA anfangen sollen und welche Aufgaben sie bewältigen müssen. Hier sind einige Ansatzpunkte:
Informationssammlung
Unternehmen, die Daten von Websites über Finanznachrichten oder Trends sammeln möchten, kann die RPA-Software helfen.
Kundenbeziehungen
Im Zuge der digitalen Transformation ändern sich auch die Erwartungen von Kunden und Geschäftspartnern. Unternehmen werden gezwungen, bestehende manuelle Prozesse anzupassen und durch wesentlich effizientere, digitale Prozesse abzulösen.
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Die Bearbeitung der Personalabrechnung kann in einem Unternehmen viel Zeit in Anspruch nehmen. Die RPA-Software kann Aufgaben der Zeiterfassung und Datenextraktion automatisieren
Datenübertragungen
IT-Abteilungen müssen oft Datenmigrationen von einem System zum anderen bewältigen. In einigen Fällen werden diese sich wiederholenden Aufgaben aufgrund veralteter Plattformen noch manuell ausgeführt. RPA-Software kann die Verantwortung für die Durchführung dieser Migrationen übernehmen.
Unterstützung bei Risikoidentifizierung
Robotic-Technologien und künstliche Intelligenz unterstützen Banken enorm, potentielle Risiken im Hinblick auf Geldwäsche- und Terrorismusfinanzierung, Sanktionen etc. besser einzuschätzen und Prozesse effizienter aufzusetzen.
Digitalisierung von Bestandsverträgen
Dieser Arbeitsschritt eignet sich dafür, von Maschinen erledigt zu werden.
Kredit-To-Go
Einfache Kreditentscheidungen werden in vielen Fällen bereits heute von bestehenden Algorithmen blitzschnell getroffen.