Belastende Projekte
Die Psychologin Anja Gerlmaier und der Sozialwissenschaftler Erich Latniak vom Institut Arbeit und Qualifikation (IAQ) der Universität Duisburg-Essen erforschen seit Jahren die "Projektifizierung" der IT-Arbeit. Typisch für IT-Projekte sind eher unstrukturierte, wenig routinisierte Aufgaben, die sich im Zuge der Bearbeitung und des Kundenkontakts immer wieder ändern. Projektteams arbeiten meist nicht ständig, sondern zeitweise und problembezogen zusammen. Die meisten Mitarbeiter sind in mehrere Projekte gleichzeitig eingebunden, auch Leiter sind nicht selten für mehrere Projekte auf einmal verantwortlich. Die Arbeit ist nicht (mehr) so organisiert, dass man sich auf eine Aufgabe konzentrieren kann, bis sie abgeschlossen ist.
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All dies kann belastend sein. IT-Experten, die vor allem in Projekten arbeiten, sind müder, nervöser, schlafen schlechter und haben mehr Magen-, Kopf- und Rückenschmerzen als der Durchschnitt der Bevölkerung. Gerlmaier und Latniak beraten Unternehmen mit konkreten Vorschlägen, wie sich der Druck mildern lässt.
GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement
"Projektmanagement - Das Grundlagenseminar", "Wirkungsvoll führen - auch ohne Weisungsbefugnis", "Hätt ich bloß… Anregungen zum effektiveren Entscheiden im Projekt", "Strategien umsetzen mit Scrum und agilem Management" und "Frauen als erfolgreiche Projektmanagerinnen" - solche Seminare und Workshops veranstaltet die GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement. Der in Nürnberg ansässige Verband will Projekt-Management durch Qualifizierung, Zertifizierung und wissenschaftliche Arbeit auf professionelle Grundlagen stellen.
Die GPM tritt mit ihren etwa 6000 Mitgliedern als deutsche Vertretung der International Project Management Association (IPMA) auf und vergibt die IPMA-Zertifikate Level D (Certified Project Management Associate) bis A (Certified Projects Director), außerdem eigene Zertifikate für Berater, Trainer und Qualifizierungscoachs. Die Mitglieder sind auch zu regionalen Stammtischen eingeladen. Mit dem "Deutschen Studienpreis Projektmanagement" prämiert die GPM jährlich bis zu drei Forschungsarbeiten aus dem Hochschulnachwuchs.
- Fehler und Konsequenzen
Fehler beim Projektmanagement können fatal sein. Das Vorhaben verzögert sich oder kostet deutlich mehr. Im schlimmsten Fall scheitert es ganz. Alexander Galdy hat die 14 häufigsten Fehler aufgelistet und schlägt Lösungen vor - 1. Das falsche Personal
<b>Der Fehler:</b> Nicht die richtigen Leute für ein Projekt zu haben, kann das ganze Vorhaben sterben lassen. Alle Planungen sind nichts wert, wenn die Talente fehlen.<br> <b>Die Lösung:</b> IT- und Projektmanagement müssen einen kompletten Überblick über die Fähigkeiten und Belastungsgrenzen des Personals haben. - 2. Keine erfahrenen Projektmanager
<b>Der Fehler:</b> Projekte können außer Kontrolle geraten, wenn ein erfahrener Projektmanager am Steuer fehlt.<br> <b>Die Lösung:</b> Es muss ein Projektmanager her, der über die richtigen Zertifizierungen und die Finesse verfügt, die Akteure zu steuern. Gute Projektmanager verstehen es, Meetings in die gewünschte Richtung zu lenken. - 3. Keine Methode
<b>Der Fehler: </b>Keine Methode mit Standards zu haben erhöht das Risiko, dass das Projekt durch das Raster fällt. Dann kann es komplett überarbeitet werden müssen. <br> <b>Die Lösung: </b>Eine Methodik hilft, Projekte effizienter zu gestalten und informiert über alle Aktivitäten, die bei der Ausführung dazu gehören. - 4. Zu viele Prozesse
<b>Der Fehler: </b>Zu viele Prozesse auf einmal machen das Projektteam unflexibel. Was dabei herauskommt ist Frust bei den Beteiligten.<br> <b>Die Lösung: </b>Flexibel sein und mit Auftraggebern und Projektbeteiligten kommunizieren. - 5. Umfangsänderungen werden nicht berücksichtigt
<b>Der Fehler: </b>Das Budget für das Projekt explodiert. Zeitpläne sind nur Makulatur.<br> <b>Die Lösung: </b>Ein Dokument sollte die spezifischen Änderungen auflisten. Der Projektleiter muss dann ermitteln, wie sie sich auf das Budget und den Zeitplan auswirken. Zuletzt unterschreibt der Auftraggeber den Änderungsantrag. - 6. Keine Ahnung über den Status quo
<b>Der Fehler: </b>Bei vielen IT-Projekten fehlen aktuelle Daten über den momentanen Status. Vor allem ist es schier unmöglich, Ressourcen zu koordinieren oder auf Veränderungen zu reagieren.<br> <b>Die Lösung: </b>Software einsetzen und sich stets über den aktuellen Stand der Dinge informieren. - 7. Probleme ignorieren
<b>Der Fehler: </b>Probleme lösen sich leider nicht von selbst. Sie nehmen immer mehr zu, je länger man wartet. Die Folge sind steigende Kosten.<br> <b>Die Lösung: </b>Wenn mal etwas schief läuft, kommt es anschließend darauf an, wie schnell man es wieder in Ordnung bringt. Also nicht jammern, sondern handeln. - 8. Umfang nicht klar definieren
<b>Der Fehler: </b>Wenn der Umfang eines Projekts nicht klar umrissen ist, kann es so aufgeblasen enden wie Elvis in seinen letzten Jahren.<br> <b>Die Lösung: </b>IT und Business sollten sich zunächst einmal Zeit nehmen und die Grenzen des Projekt strikt feststecken. - 9. Zusammenhänge zwischen Projekt nicht sehen
<b>Der Fehler: </b>Projekte laufen niemals isoliert für sich allein. Sie hängen oft mit anderen zusammen. Die Folge: Auch andere Projekt können den Bach runtergehen.<br> <b>Die Lösung: </b>Zusammenhänge zwischen einzelnen Projekten sollten schon bei der Planung berücksichtigt werden. Dabei hilft es, sich mit allen zu besprechen. - 10. Murphy's Law vergessen
<b>Der Fehler: </b>Probleme kann es immer geben. Dann folgt meist eine Zwangspause, während versucht wird, den Laden wieder auf Vordermann zu bringen.<br> <b>Die Lösung: </b>Zu einer guten Projektplanung gehört ein Risiko-Assessment. Dafür muss das ganze Team überlegen, was passieren könnte. - 11. Kein Change Management
<b>Der Fehler: </b>All die Zeit, Geld und harte Arbeit, die man in neue Technologien steckt, bringen nichts, wenn die Anwender diese nicht annehmen.<br> <b>Die Lösung: </b>Bevor zum Beispiel neue Applikationen implementiert werden, sollte geschaut werden, wo es im Unternehmen Widerstand gibt, um die Leute anzusprechen. - 12. Unvollständige Ablaufpläne
<b>Der Fehler: </b>Die Beteiligten wissen oft nicht, was wann zu erledigen ist.<br> <b>Die Lösung: </b>Zunächst sollten alle Schritte festgelegt werden, die für das Projekt notwendig sind. Als zweiter Schritt muss jedem Punkt eine Deadline gesetzt werden. Hilfreich dabei ist eine entsprechende Software. - 13. Unrealistische Deadlines
<b>Der Fehler: </b>Die IT weist zu selten nicht einhaltbare Deadlines zurück, die vorgegeben werden. Dass das Projekt dann nicht just in time läuft, ist kein Wunder.<br> <b>Die Lösung: </b>Die IT muss erklären, was es kostet, bestimmte Termine einzuhalten. Dann gibt es die Wahl zwischen mehr Kosten oder mehr Zeit. - 14. Fachchinesisch
<b>Der Fehler: </b>Die IT kommuniziert oft mit den Auftraggebern und anderen Beteiligten in einer Weise, die keiner außer ihr selbst versteht.<br> <b>Die Lösung: </b>Von Vorteil ist es, wenn man sich auf die Gegenseite einstellt. Niemand hat Lust, seitenweise Technikbegriffe lesen zu müssen.