Kick-Off und Status-Telcos - mehr nicht

Damit war das Projektmanagement eine große Herausforderung. Vor allem wegen der kurzen Umsetzungszeit wurde ein tagesgenauer Projektplan entworfen. Diese musste flexibel genug sein, um auch auf Unvorhergesehenes aufgrund der Black-Box -Landschaft reagieren zu können. Alle Projektbeteiligten mussten jederzeit auf dem aktuellsten Projektstand sein. Orga stellte daher ein auf SAP Netweaver basierendes Portal als Dokumentationsplattform zur Verfügung, auf der alle Projektdokumente von allen eingesehen werden konnten. Um weiter Projektzeit zu sparen, gab es außer dem Kennenlern-Kick-Off keine Projektmeetings, sondern wöchentliche Statustelefonkonferenzen.

Das Ziel im Projekt war, zunächst eine Eins-zu-Eins-Übernahme der Systemlandschaft durchzuführen. Spätestens zum Release-Wechsel und nach einem internen Workshop mit dem Fachbereich zeigte sich aber, dass veraltete Modifikationen und Eigenentwicklungen in den Standard übernommen werden sollten. Hier musste also vom ursprünglichen Plan teilweise abgewichen werden. Diese Änderung des Projektumfangs innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens erforderte zusätzliches Personal, das der neue IT-Dienstleister kurzfristig bereit stellen konnte.

Termin und Budget eingehalten

Die neue Lösung ging Ende Juli 2009 in den produktiven Betrieb. Schwartz fasst zusammen: "Das Ergebnis und die Zusammenarbeit mit der Orga entsprechen unseren Erwartungen. Ein solches Projekt ist nicht alltäglich - es stellt sowohl vom Schwierigkeitsgrad her als auch hinsichtlich der Zeitvorgaben eine große Herausforderung dar. Trotzdem wurde das Projekt fehlerfrei realisiert. Der Zeit- und Budgetplan wurden eingehalten. In der Orga haben wir einen zuverlässigen mittelständischen IT-Dienstleister auf Augenhöhe gefunden." Mit dem Dienstleister alleine ist es nicht getan: „Ohne das Prozesswissen und die hohe Flexibilität der Fachbereiche wäre das Projekt so nicht realisierbar gewesen“, betont Schwartz.