Vier Tipps, die Sie beachten sollten
In einem derart heterogenen und dynamischen Markt fällt es schwer, die richtige BPM-Lösung zu finden. Pauschale Empfehlungen für einzelne Produkte sind kaum möglich. Aus der Erfahrung heraus lassen sich jedoch einige Ratschläge geben, was man bei der Evaluierung beachten sollte:
1. Standards bevorzugen, jedoch differenziert bewerten:
Implementierte Standards sind prinzipiell vorteilhaft, wie derzeit am Beispiel der BPMN sehr gut erkennbar ist. Andererseits sollte man nicht blind auf Standards vertrauen und sie zum K.o.-Kriterium bei der Auswahl eines BPM-Produkts erklären, ohne sie vorher verstanden und auf die eigene Situation abgebildet zu haben. Noch vor zwei Jahren gehörte es für einen BPMS-Anbieter beispielsweise zum guten Ton, den Ausführungsstandard BPEL zu unterstützen. Tatsächlich hat sich aber in vielen Projekten gezeigt, dass BPEL für das jeweilige Problem überhaupt keine adäquate Lösung war. Ein Fehler, den man durch den Aufbau von BPM-Know-how im Rahmen der Evaluierungsphase vermeiden kann und sollte.
2. Nicht von der "Prozesslösung auf Knopfdruck" träumen:
Einige Anbieter preisen immer noch die "magische BPM-Suite" an, die angeblich ganz schnell und einfach dafür sorgt, dass aus fachlich definierten Soll-Prozessen die fertige IT-Lösung auf Knopfdruck erzeugt werden kann. Nicht selten wird dabei unterschwellig suggeriert, dass die Fachabteilung durch solche Lösungen unabhängiger von IT-Spezialisten wird oder sogar ganz auf sie verzichten kann. Das mag vielleicht für triviale Beispiele wie den häufig strapazierten Urlaubsantragsprozess gelten. Komplexere Geschäftsprozesse erfordern jedoch fast immer eine technische Realisierung von Komponenten, die nicht auf Knopfdruck erfolgen kann. Auch BPMN 2.0 macht Softwareentwickler nicht überflüssig, sondern verbessert lediglich die Zusammenarbeit zwischen den Endanwendern, den Business-Analysten und den Entwicklern.
3. Produkte selbst testen:
Wer sich bei der Produktauswahl lediglich auf Ausschreibungen und die Angaben der Hersteller verlässt, muss mit Überraschungen rechnen. Gerade die Auswahl eines BPMS sollte von einem Proof of Concept begleitet werden, bei dem ein eigener Geschäftsprozess prototypisch im Produkt umgesetzt wird. Diese Umsetzung sollte aber nicht (vollständig) durch die Consultants des Herstellers erfolgen, sondern unbedingt auch durch eigene Mitarbeiter. Nur so kann man sich als Kunde einen realistischen Eindruck von der Leistungsfähigkeit und Benutzerfreundlichkeit der Lösung verschaffen.
4. Die Software im Kontext sehen:
Das Werkzeug, egal ob BPMA oder BPMS, muss sich in den vorhandenen Kontext des Unternehmens einbetten lassen. Damit ist gemeint, dass der Erfolg von BPM primär auf den Menschen beruht, die Prozesse gestalten können und dürfen. Ein mächtiges System, das die BPMN 2.0 unterstützt, ist beispielsweise sinnlos, wenn im Unternehmen niemand willens und in der Lage ist, mit diesem komplexen Standard vernünftig umzugehen. Die Prozessmodellierung ist eine sehr anspruchsvolle Tätigkeit, die viel zu oft unterschätzt wird. Insofern ist die Einführung einer BPM-Softwarelösung so gut wie immer auch mit Qualifizierungsmaßnahmen verbunden, die über eine reine Tool-Schulung weit hinausgehen. Nicht umsonst gilt gerade im BPM-Bereich: "A fool with a tool is still a fool". (ph)
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