Die so genannten "Transaktionsmails" werden in der Regel von einem Backend-System wie etwa einer E-Commerce- beziehungsweise ERP-Lösung automatisch versandt und beziehen sich auf eine konkrete Aktion des Empfängers. Nach Einschätzung des E-Mail-Marketing-Spezialisten Optivo aus Berlin haben sie den Vorteil, dass sie - im Gegensatz zu werblichen Mailings und Newslettern - eine Öffnungsrate von 80 bis fast 100 Prozent aufweisen. Der Grund: Sie werden von den Empfängern erwartet und enthalten wichtige Informationen. Da liege es also nahe, diese Mails auch zu Marketing-Zwecken zu nutzen.

Integration in Business-Anwendungen

Zu den Anwendungsbeispielen zählen neben Registrierungs- und Auftragsbestätigungen oder Versand- und Lieferbenachrichtigungen auch Abwesenheitshinweise oder Autoresponder. Mit Hilfe von E-Mail-Marketing-Systemen wie etwa "Elaine" von der Artegic AG oder "Optivo Broadmail" lassen sich sowohl die Anstoßketten für den Versand der Transaktionsmails als auch deren graphisches Design definieren.

Ferner können solche Versandlösungen häufig mit bereits bestehenden E-Shops, CRM- oder ERP-Systemen integrieret werden. Die relevanten Daten und Inhalte werden meistens via Web-Services an das Versandsystem übergeben und anschließend versandt.

Performance-Daten speziell erheben

Grundsätzlich sollten diese Mails zurückhaltend gestaltet werden, um ihren ursprünglichen Informationscharakter nicht zu verlieren und die Aufmerksamkeit der Empfänger nicht zu strapazieren, erklärt Optivo. Für eine detaillierte Auswertung und fortlaufende Optimierung empfehle es sich zudem, die gewohnten Performance-Daten wie Öffnungs- und Klickraten mittels eines entsprechenden Tools zu erheben. Transaktionsmails sollten am besten im Html-Format erstellt werden.