Remote Work wird auch in Zukunft ein größerer Teil der Arbeit sein und bleiben. Damit spielt es immer weniger eine Rolle, von welchem Ort und zu welcher Zeit man arbeitet. "Bei uns gehen wir so weit, dass es nicht mehr notwendig ist, vor Ort in München wohnen zu müssen, um die Digitalisierung der Stadt München voranzutreiben", erklärt Peter Janze, Geschäftsführer & CIO bei der digital@M GmbH. Der Dienstleister hat es mit dem Projekt in die Finalrunde beim Best Practice Award des CIO Summit Digital Transformation geschafft.

"Neue IT" als wesentliche Voraussetzung

Um die neuen Ansprüche an die Arbeitswelt, insbesondere die Möglichkeit zu Remote First oder gar Arbeiten im Ausland, erfüllen zu können, muss auch die IT entsprechend aufgestellt sein und für Flexibilität sorgen. "Hier muss die IT Schritt halten", so Janze: "Während des gesamten Personal-Zyklus von Hire bis Retire muss die IT lieferfähig sein."

Als Konsequenz setzte die Digital-Tochter der Stadt München zwischen Dezember 2020 und April 2021 bei digital@M das Projekt Device-as-a-Service um. Dabei handelte es sich um Gemeinschaftsprojekt von IT und HR. Als externe Partner waren CHG-Meridian sowie ADLON beteiligt.

Im Rahmen des Projekts wurden die Prozesse Onboarding, Offboarding und Gerätetausch komplett neu aufgesetzt. Wurden die Geräte in der Vergangenheit bei der IT angefordert, von dieser bereitgestellt und ausgeliefert, gibt es nun einen ortsunabhängigen Self-Service. "Speziell der Onboarding-Prozess wurde komplett neu aufgesetzt und vereinfacht", erklärt Anita Adam, Chief Human Resources Officer (CHRO) bei dem Münchner Unternehmen. "Hierbei hat der IT-Bereich maßgeblich mitgestaltet und die HR-Abteilung anhand der Anforderungen beraten und begleitet. Zudem bietet Device-as-a-Service ganz neue Möglichkeiten auf dem hart umkämpften Arbeitsmarkt als agiles und zukunftsorientiertes Unternehmen zu punkten."

Geräte-Auswahl im Bestellportal

"Bisher war es so, dass Geräte vor Ort abgeholt oder ausgetauscht und manuell ins Device Management eingebunden wurden. Mit Device-as-a-Service ist dies nicht mehr notwendig. Bereits vor dem ersten Arbeitstag bestellen unsere neuen Mitarbeitenden ihre gewünschten Geräte in unserem Bestellportal und bekommen diese auf Wunsch auch nach Hause geliefert", erklärt Janze. Durch ein cleveres Vertragsmanagement sind zudem klassische Approval-Workflows nicht mehr notwendig.

Die IT von digital@M ist bei dem Self-Service-Prozess nur noch minimal involviert. Die Einbindung ins Gerätemanagement wurde automatisiert, die Logistik erfolgt extern, wodurch der Lieferort keine Rolle mehr spielt. Auch der Tausch bei Defekt oder Laufzeitende kann auf Wunsch im Home-Office abgewickelt werden.

digital@M setzt dabei ausschließlich auf gemanagte Geräte, die originalverpackt beim Mitarbeitenden ankommen: Macbooks, Surface-Geräte, Samsung-Smartphones oder iPhones - die Mitarbeitenden haben die freie Wahl und können das Gerät mit der für sie größten Effizienz selbstständig auswählen. "Damit erreichen wir eine völlig neue Stufe beim Thema Employer Experience und auch einen extrem hohen Automatisierungsgrad", so Janze: "Self-Service und Vertrauen stehen an erster Stelle."

Insgesamt sieht die digital@M GmbH zahlreiche Vorteile durch Device-as-a-Service. Dazu zählen:

• Mehr Geschwindigkeit und Agilität in IT und Geschäftsprozessen;

• Entwicklung eines (neuen) digitalen Mindsets im Unternehmen;

• Konsolidierung und Automatisierung der IT-Infrastruktur;

• Mehr Kosteneffizienz;

• Standortunabhängigkeit;

• Optimierung der Customer (Employer) Experience.

"Digital & Mobile First ist unsere Strategie. Hier zahlt das Projekt voll darauf ein", so Janze.