Microsoft Teams - Häufige Fragen und Probleme
Was passiert nach Abschaltung von Apps?
In der Administrationsoberfläche können Sie die Apps auch nachträglich noch deaktivieren. War eine App in einem Team in einer Registerkarte in Verwendung, wird diese Registerkarte ausgeblendet.
Sollte die App zu einem späteren Zeitpunkt wieder aktiviert werden, steht auch die Registerkarte wieder zur Verfügung. Gesperrte Apps mit Connectoren können keine Nachrichten mehr senden. Wurde ein Connector in einen Chat eingebunden, so kann dieser keine weiteren Nachrichten mehr in den Chat posten.
Was passiert beim Deaktivieren eines Bots?
Wenn ein Benutzer eine bestehende Konversation mit einem Bot hatte, dann bleibt der gesamte Inhalt dieser Konversation intakt. Der Benutzer kann aber nicht weiter mit dem Bot interagieren.
Können Teams zusammengeführt werden?
Nein, das ist bisher nicht möglich. Eine Zusammenführung zweier Teams ist nur mit manueller Arbeit möglich, wobei dieser Weg durchaus Schmerzen verursacht: Ein Chatverlauf sowie die Aufgaben in Planner können zum Beispiel nur per "Copy-and-Paste" übernommen werden.
Was geschieht, wenn der Besitzer eines Teams entfernt wird?
Das Team funktioniert nach wie vor. Alle Daten bleiben erhalten und alle vorhandenen Benutzer können das Team weiterhin verwenden. Wenn der entfernte Benutzer der einzige Besitzer des Teams war, kann der globale Administrator wieder die Kontrolle über das Team übernehmen. Dazu fügen Sie im Microsoft-365-Admin-Center sich selbst oder eine andere Person als Teambesitzer hinzu. Das Team erkennt diese Änderung. Connectors, die der entfernte Benutzer zum Team hinzugefügt hat, funktionieren nicht mehr. Geplante Besprechungen funktionieren weiterhin, da sie im Gruppenkalender enthalten sind.
Bekannte Probleme von Microsoft Teams
Regelmäßig kommt es vor, dass das Outlook-Add-In für Teams um neue Besprechungen anzulegen, nicht vorhanden ist. Auch nach einer Neuinstallation von Teams will es nicht erscheinen. Microsoft hat dazu eine ausführliche Fehlerbehandlung veröffentlicht. Problem ist, dass die Schaltfläche im Menüband durch ein COM-Add-In in Outlook dargestellt wird und dies nur mit Administrationsrechten installiert werden kann.
Microsoft empfiehlt Outlook als normaler Benutzer auszuführen, anschließend die Teams-App herunterzuladen, zu installieren (als Administrator) und sich einzuloggen. Danach muss noch sichergestellt werden, dass das Add-In in Outlook nicht deaktiviert ist.
Für Unsicherheit sorgt bei den Nutzern sicherlich die Problematik, wenn ein Benutzer das Unternehmen verlässt. Microsoft Teams stellt diesen Nutzer dann weiterhin als "Unbekannten Nutzer" dar. Außerdem wird sogar in der Unterhaltung-Registerkarte angezeigt: "Unbekannter Benutzer wurde hinzugefügt". Leider bietet Microsoft hierzu noch keine Problemlösung an.
Ebenfalls keine Problemlösung gibt es für den Fall, dass ein Kanal gelöscht wurde und anschließend ein neuer Kanal erstellt werden soll mit einem bereits verwendeten Namen. Das ist nicht möglich, solange sich der Kanal noch "im Papierkorb" befindet. Erst nach 30 Tagen wird der Kanal tatsächlich entfernt.
Weitere bekannte Probleme finden Sie auf https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/known-issues
Ausblick
Wie wird Microsoft Teams im Gegensatz zu Yammer positioniert? Yammer wird nicht aufgegeben, sondern bleibt weiterhin Bestandteil von Microsoft 365. Microsoft hat dabei ein Schaubild von einem inneren und äußeren Zirkel kreiert, das besagt, dass Yammer vornehmlich für größere Personenanzahlen und die Kommunikation mit Externen da ist. Dass es über weite Teile sehr große Überschneidungen gibt, ist wohl auch Microsoft bekannt. Nur deshalb wird auch immer wieder von neuem die Diskussion "Wann nutze ich was" losgetreten. Yammer wird durch "Viva Engage" als App in Teams integriert. So stehen die Yammer Communities innerhalb von Teams zur Verfügung.
Und immer wieder gibt es neue Ideen und Darstellungen von Microsoft, die aber das Grundproblem nicht lösen: zu viele überlappende Angebote.
Best Practice: Grundsätzlich sind Teams Ihre "Arbeitsgruppen" - also eine Ansammlung an Personen deren Namen Sie kennen. Bei Yammer existieren keine Teams, sondern Communites. Hier steht ein Thema im Vordergrund - und zu diesem Thema können sich Personen in einer Community zusammenschließen, die sich vorher noch nicht gekannt haben.
Dieser Logik folgend, macht es Sinn, für ein anstehendes Projekt ein Team einrzuichten und gezielte Personen in das Team einzuladen.
Wenn dagegen an einem Thema, z.B. 'Modern Work' gearbeitet werden soll - ohne zu wissen, wer sich im meinem Unternehmen bereits damit befasst hat, ist eine Community in Yammer anzulegen sinnvoll.
Konversations-Zirkel
Microsoft stellt sich die künftige Konversation über die folgenden drei Plattformen vor:
"Inner Loop": Teams
"Outer Loop": Yammer
"Email": Outlook
Im Zentrum dieser drei Bereiche steht dann SharePoint für Dateien, Sites und Inhalte. Die Microsoft-365-Gruppe bildet die Klammer um all diese Dienste.
Ob diese Idee nun auch bei jedem Nutzer so gut ankommt, ist fraglich. Vor allem, da zum Beispiel Teams mittlerweile auch einen Gastzugang besitzt mit dem sehr wohl auch mit externen Personen zusammengearbeitet werden kann. Yammer aber auch prima intern zum Einsatz kommt. Die Grenzen verwischen stark und sind lange nicht so klar und eindeutig, wie Microsoft sie darstellt. Skype for Business spielt dort schon gar keine Rolle mehr.
Alternativen zu Microsoft Teams
Microsoft hat mit Teams nicht unbedingt das Rad neu erfunden. Vergleichbare Produkte gibt es bereits am Markt. Hauptsächlich getrieben wurde die Entwicklung von Microsoft Teams wohl vom Hauptkonkurrenten Slack. Aber auch Facebook stellt mit seinem Workplace ein ähnliches Produkt bereit. Im Bereich der Videotelefonie ist wohl Zoom der bekannteste Konkurrent. Daneben gibt es noch unbekannte Alternativen wie Mattermost oder HipChat.
Fazit
Teams bildet mehr oder weniger das ab, was wir uns vor einigen Jahren von SharePoint gewünscht haben: Eine Oberfläche die wir für eine bestimmte Gruppe individuell anpassen und zusammenstellen können. In Teams wird das nicht durch SharePoint-Apps und Webparts, sondern durch Kanäle und Reiter dargestellt.
Teams kommt dabei aber deutlich eingeschränkter daher als SharePoint: Keine individuellen Anpassungen, kein kompliziertes Rechtemanagement. In Teams gibt es nur Besitzer, Mitglieder und Gäste. Dadurch schafft es Teams zu einer App zu werden, deren Nutzen bereits nach kurzer Einführung erschließbar ist. Außerdem bietet Teams noch eine App an, welche sich lokal installieren lässt und für den Nutzer in die Taskleiste legen lässt. Der Einstieg ist somit tatsächlich mit einer deutlich niedrigeren Schwelle versehen als bei SharePoint.
Teams wird von Microsoft schwer gepusht und wird wohl auch weiterhin die App sein, welche am stärksten weiterentwickelt wird. Dabei verdrängt Teams neben Skype for Business auch ein Stück weit Outlook von seinem Platz. Denn in Teams kann ich mit Personen chatten und kommunizieren, Video- und Audio-Besprechungen halten, Termine einsehen, Aufgaben planen und abarbeiten. (bw)