Enterprise App Stores bieten viele Vorteile, können die Unternehmen aber auch vor neue Herausforderungen stellen. Auf der einen Seite erlauben sie es der IT-Abteilung ihren Service zu optimieren und Mitarbeitern die Technologien anzubieten, die sie wollen und täglich benötigen. Auf der anderen Seite müssen IT-Verantwortliche die Kontrolle über die angebotenen Apps behalten können und dürfen nur Anwendungen mit entsprechender Lizenz zur Verfügung stellen.

Compliance-Verstöße verhindern

Ob ein Unternehmen die Software Compliance erfüllt, hängt davon ab, ob es die Lizenzvereinbarungen einhält und eine Anwendung nicht über die vertragliche Vereinbarung hinaus nutzt. Je mehr Mitarbeiter über einen App Store auf Anwendungen zugreifen können, desto breiter deren potentielle Nutzung. Damit wächst allerdings auch das Risiko, unbeabsichtigt gegen die Compliance zu verstoßen.

Die Folgen für Unternehmen sind oft riskant und kostspielig. Ein Großteil der Softwareanbieter behält sich das Recht auf Audits vor, in denen die tatsächliche Nutzung von Softwareanwendungen durch den Kunden genau überprüft wird. Werden hier Verstöße gegen die Lizenzvereinbarungen festgestellt, fallen schnell Zusatzkosten an, die die tatsächliche Nutzung der Software in Rechnung stellen. Dies kann sich zu einem ernstzunehmenden Problem entwickeln, vor allem wenn der App Store über keine entsprechenden Kontrollmechanismen verfügt.

Die Anzahl an Lizenzen sowie die damit verbundenen Berechtigungen sind ausschlaggebend für die effektive Steuerung eines Enterprise App Stores. Vergibt ein Unternehmen Lizenzen, die es gar nicht besitzt, oder verstoßen diese Lizenzen gegen spezielle Bestimmungen innerhalb der Vereinbarung, können zudem hohe Bußgelder anfallen.

Um dies zu verhindern sollte ein Enterprise App Store über bestimmte Schutzmaßnahmen verfügen, die den Zugriff und den Download von nichtlizenzierten Anwendungen verhindern. Dazu zählt beispielsweise die Verknüpfung mit Softwarelizenzsystemen. Das Freigabeverfahren für eine App ist dann abhängig von ihrer tatsächlichen Nutzung im Unternehmen sowie den jeweiligen vorliegenden Lizenzbestimmungen und -berechtigungen. So können IT-Abteilungen schnell auf beschränkte Lizenzverfügbarkeit reagieren und eine unzulässige Nutzung - und damit hohe Risiken bei Software Audits - verhindern. Auch lizenzierte, jedoch nicht genutzte Anwendungen können dadurch innerhalb eines Enterprise App Stores neu vergeben werden.

Mehr Übersicht und Transparenz für Mitarbeiter

Mitarbeiter profitieren von der einfachen und schnellen Bereitstellung von Anwendungen, die ein Enterprise App Store bietet. So können sie nicht nur ihre Anwendungen selbständig wählen, sondern erhalten auch einen genauen Einblick in das eigene Nutzungsverhalten. Die Entscheidung welche Apps sie weiterhin dringend benötigen, welche Lizenzen sie abgeben möchten, und ob ihre Nutzung den Unternehmens- und Lizenzvereinbarungen entspricht, liegt somit beim Nutzer selbst. Dabei gilt: Je praxisorientierter, unkomplizierter und schneller die Prozesse ablaufen, desto besser können die unternehmenseigenen App Stores mit bereits vertrauten, kommerziellen Lösungen mithalten. Statt aufwändiger manueller Prozesse sollten IT-Abteilungen daher auf automatisierte Systeme, zum Beispiel mit integrierten Back-End-Prozessen, setzen.

Enterprise App Stores sind damit sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeiter eine optimale Lösung, um Apps sicher und effektiv zur Verfügung und nutzen zu können. Voraussetzung dafür ist aber, dass es der IT gelingt wichtige Prozesse zur Kontrolle und Einhaltung von Lizenzierungsvereinbarungen und Unternehmensrichtlinien erfolgreich einzuführen und umzusetzen. (haf)