Rechtssicherheit kollidiert mit dem Briefgeheimnis
Bei der rechtssicheren Archivierung von E-Mails bewegen sich Unternehmen auf Messers Schneide: Sie kollidiert im Zweifelsfall mit dem im Grundgesetz-Artikel 10 garantierten Briefgeheimnis. Speichert ein Unternehmen, wie in den GDPdU gefordert, automatisch alle Mails, dann verstößt es möglicherweise gegen das Briefgeheimnis.
Die Branchenorganisation VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme) aus Bonn spricht denn auch von einem "nur schwer zu lösenden rechtlichen Dilemma". Der Verband hat deshalb einen Leitfaden mit "FAQ zu typischen rechtlichen und kaufmännischen Fragen und Stolpersteinen bei der Mail-Archivierung" verfasst.
Einen Ausweg aus dem rechtlichen Dilemma kennt auch der VOI nicht. Er rät daher bei Zweifelsfällen zu einer Einzelfallprüfung, ob eine E-Mail nun gespeichert werden muss oder nicht gespeichert werden darf. "Sinnvolle, allgemeingültige Lösungen gibt es hier nicht", so die Autoren. Die beste Lösung scheint eine radikale zu sein: Wer seinen Mitarbeitern per Betriebsvereinbarung die Nutzung beruflicher E-Mail-Accounts für private Zwecke untersagt, der steht auf einer relativ sicheren Seite.
Ein beachtenswerter Sonderfall sind ausgeschiedene Mitarbeiter, zu denen auch vorübergehend nicht anwesende zählen, zum Beispiel Kollegen in Elternzeit oder Krankenstand. Auch bei solchen Mitarbeitern muss das Unternehmen auf archivierte Mails zugreifen können. Der VOI rät Entscheidern für solche Fälle zu entsprechenden Regelungen, damit die in den E-Mails enthaltenen Informationen nicht verloren gehen. So sei es denkbar, dass in einem solchen Fall die Vertretung, die Geschäftsführung oder der Systemadministrator Zugriffsrechte auf die archivierten Mails erhalten.
Neben der unmanipulierbaren Ablage von E-Mails ist natürlich auf das Wiederfinden gespeicherter Mails eine Aufgabe, nämlich dann, wenn wirklich mal gegenüber dem Finanzamt ein Mail-Vorgang dokumentiert werden muss. Die Verschlagwortung archivierter Mails ist dabei ebenso wenig vorgeschrieben, wie die Ablage in einem hierarchischen System. Im Zweifelsfall geht es ausschließlich darum, eine E-Mail wiederzufinden. Wie, bleibt dem Anwender überlassen. Damit der aber im Falle eines Falles nicht allzu lange mit der Suche beschäftigt ist, sollte er über Suchprogramme oder -algorithmen verfügen, die das Wiederauffinden in einem erträglichen Zeitrahmen ermöglicht.