Nicht nur Redakteure oder Protokollanten, die später auf Basis eines Meetings einen Bericht erstellen, haben lange auf eine Transkriptions-Funktion in Teams gewartet. Dennoch hat es bis Mitte 2021 gedauert, bis Live Transcript in deutscher Sprache in Teams unterstützt wurde - und dort auch nur in geplanten Teams-Meetings. Nun wird die Funktion aber auch für ungeplante (Ad-hoc-) und Meetings in Teams-Kanälen verfügbar, was die Nutzbarkeit deutlich erweitert.

Die Unterhaltung wird dabei während des Gesprächs in der Azure Cloud transkribiert und erscheint nahezu in Echtzeit am Rand des Video- oder Audio-Meetings gemeinsam mit dem Namen des Sprechers und einer Zeitmarke. Wer nicht in Meeting-Protokollen identifiziert werden möchte, kann die Funktion zentral in den eigenen Teams-Einstellungen deaktivieren.

Live Transcript nutzen

Um Live Transcript zu nutzen, muss der IT-Admin allerdings die Richtlinie "Transcription" in den zentralen Teams-Einstellungen aktiviert haben. Außerdem läuft sie nur in der Desktop-Version von Teams, eine weitere Voraussetzung ist der Besitz einer Enterprise-Lizenz von Office 365 beziehungsweise Microsoft 365.

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, können Sie einfach in einer laufenden Sitzung Live Transcript starten, indem Sie in die Einstellungen gehen und "Weitere Einstellungen" (…) auswählen, Anschließend klicken Sie dann auf den Menüpunkt Transkription. Als Transkriptionssprache ist per default Englisch eingestellt, zum Ändern klicken Sie oben rechts auf Transkription-Einstellungen und wählen die gewünschte Sprache aus.

Insgesamt werden 28 Sprachen unterstützt, nämlich:

Englisch (USA), Englisch (Kanada), Englisch (Indien), Englisch (Großbritannien), Englisch (Australien), Englisch (Neuseeland), Arabisch (Arabische Emirate) (Vorschau), Arabisch (Saudi-Arabien) (Vorschau), Chinesisch (Kantonesisch), Chinesisch (Mandarin), Dänisch, Niederländisch (Belgien) (Vorschau), Niederländisch (Niederlande), Französisch (Kanada), Französisch (Frankreich), Finnisch (Vorschau), Deutsch, Hindi, Italienisch, Japanisch, Koreanisch (Vorschau), Norwegisch, Polnisch (Vorschau), Portugiesisch (Brasilien), Russisch (Vorschau), Spanisch (Mexiko), Spanisch (Spanien), Schwedisch.

Wichtig dabei: Es kann für die Transkription eines Team-Meetings immer nur eine Sprache ausgewählt werden, eine Änderung der Sprache betrifft alle Teilnehmer. Und: Obszönitäten werden von Microsofts Spracherkennung zensiert.

Aufzeichnung herunterladen

Bei Ad-hoc-Besprechungen können Sie das Transkript nach der Besprechung über den Chat-Bildschirm herunterladen. Bei Kanal-Meetings befindet sich das Transkript nach einer gewissen Zeit in der Registerkarte Aufzeichnungen und Transkripte. Die Qualität der Transkripte ist ganz passabel, vorausgesetzt, es wird nicht zu schnell und relativ dialektfrei gesprochen.

Teams Standout - Freie Sprecher für Powerpoint

Neu, allerdings nur als Public Preview verfügbar, ist außerdem ein Freistell-Modus bei PowerPoint-Präsentationen, die über Teams abgehalten werden. Der Präsentationsmodus "Standout" ermöglicht es Vortragenden, während einer Microsoft Teams-Besprechung ihren Video-Feed über die PowerPoint-Präsentationsfolie zu legen. Auf diese Weise wird aus einer eher unpersönlichen PowerPoint-Schlacht eine interaktive Veranstaltung mit Gesten und Mimik des Vortragenden.

Vorschaufunktionen aktivieren

Voraussetzung für die Verwendung ist allerdings, dass die IT die Nutzung von Preview Features in Teams freischaltet. Anschließend müssen auch die einzelnen Nutzer die Funktion aktivieren. Außerdem ist die Verwendung von Standout - als Referent oder Teilnehmer - nur über die Windows- und Mac-Anwendung möglich. Die Mobile- und Web-Version unterstützen das Feature nicht - hier wird den Teilnehmern statt des Video-Feeds nur ein dunkler Hintergrund angezeigt. Auch bei Aufzeichnungen wird das freigestellte Video nicht unterstützt.

Standout nutzen

Um das Feature zu aktivieren, öffnen Sie in einer Besprechung in der oberen Leiste den Punkt "Inhalte teilen", wählen als Präsentiermodus "Standout" und suchen dann die gewünschte Präsentation aus. Alternativ können Sie auch mit der Präsentation starten und dann in der Menüleiste den Präsentiermodus auf "Standout" ändern. Microsoft zufolge gehen demnächst weitere Präsentations-Modi an den Start, darunter Seite an Seite und Nachrichtensprecher.

Neue Möglichkeiten im Teams Whiteboard

Das Whiteboard ist ein gern genutztes Tool, um gemeinsam in Teams oder Besprechung interaktiv an einem digitalen Board zu arbeiten. Um die Zusammenarbeit noch weiter zu stärken, wurde das Whiteboard um seine Funktionalitäten erweitert. Mit dazu gehören:

• Zahlreiche neue Vorlagen, die nach den eigenen Bedürfnissen angepasst werden können

• Einbettung von Dokumenten, wie PDF oder PowerPoint Präsentation

• Weitere Stifte und Farben

Co-Moderation von Breakout-Räumen

Bisher lag die Verwaltung der Breakout-Räume beim Ersteller/Host eines Meetings. Der Meeting-Organisator hat nun auch die Möglichkeit die Verwaltung an Co-Moderatoren zu übergeben. Weiterhin können Breakout-Räume jetzt auch vor Beginn eines Meetings angelegt werden, was die Durchführung des Meetings noch angenehmer gestaltet und auch die benötigte Zeit innerhalb eines Meetings reduziert.

Löschen der Nachrichten vom Chat-Besitzer

Gab es bereits die Möglichkeit, die Nachrichten von Mitgliedern in Teams-Kanälen zu löschen, so besteht nun auch die Option, als Ersteller eines (Gruppen-)Chats die Nachrichten von Mitgliedern im Chat zu löschen.

Diese Funktionalität muss seitens der IT-Administration im Teams Admincenter aktiviert werden: