Kooperation erforderlich

Eine Alternative bieten manche IT-Anbieter. Sie stellen eigene Verfahren zur Verfügung, die in einigen Bereichen durchaus hilfreich sind - etwa wenn es um Drucker oder Speicher geht.
Die Objektivität der Ergebnisse ist jedoch fraglich; zudem werden diese Tools kaum kontinuierlich weiterentwickelt. Es herrscht im Mittelstand also derzeit ein klarer Bedarf, der unzureichend adressiert wird. Wirtschaftlichkeitsrechnung lässt sich nicht durch Eingabe von ein paar Zahlen in ein Berechnungs- Tool allein erledigen. Vielmehr ist eine enge Zusammenarbeit von IT-Abteilungen, Fachabteilungen und IT-Anbietern erforderlich. Viel mehr als in den letzten Jahren sind „harte Fakten“ und Überzeugungsarbeit bei der Planung von notwendigen IT-Projekten gefragt. Besondere Aufmerksamkeit sollte dabei auf die Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen gelegt werden, denn sie kennen ihre Prozesse und Optimierungspotenziale am besten. Letztlich können und müssen sie den Nutzen der meisten IT Projekte begründen und verantworten. Die Leiter der IT-Abteilungen sollten in diesem Prozess eine zentrale Rolle zwischen den Lieferanten (IT-Anbietern) und Nutzern (Fachabteilungen im Unternehmen) einnehmen.
Die Anbieter von Hardware, Software und Dienstleistungen sind aufgefordert, die Analysen durch realistische Angaben zu unterstützen und möglichst transparente und praktikable Modelle zur Verfügung zu stellen. Die Fachabteilungen wiederum werden aus Eigeninteresse sehr eng mit der IT-Abteilung zusammenarbeiten, insbesondere um den Nutzen des Projektes zu definieren und zu quantifizieren.
Überzeugungsarbeit ist gegenüber der Unternehmensführung/Geschäftsleitung und der Finanzabteilung/ Controlling zu leisten. Der Unternehmensleitung muss der positive Einfluss der Investition auf das Unternehmensergebnis dargestellt werden - hier bietet sich ein gemeinsames Vorgehen von Fachabteilung und IT-Abteilung an. Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch die Verwendung von bekannten betriebswirtschaftlichen Begriffen (zum Beispiel ROI), eine Verwendung von US-Kunstbegriffen ist auch in diesem Fall kontraproduktiv. Das Hauptinteresse des Controlling besteht darin, die Analysen und Berechnungen nachzuvollziehen, um sich ein eigenes Urteil erlauben zu können. Deshalb müssen Methode, Modelle und Berechnungen transparent angelegt sein. Unabhängig von der eingesetzten Methode gilt: Die quantitativen Kennzahlen sind wichtige Ergebnisse einer Wirtschaftlichkeitsanalyse. Noch wichtiger aber ist der Prozess der Wirtschaftlichkeitsrechnung selbst, bei dem die Teilnehmer sich intensiv mit dem Wert von IT für das Unternehmen beschäftigen - und diesen vielleicht sogar erstmals verstehen.