Kontakte exportieren und speichern
Zunächst gilt es, dafür zu sorgen, dass die Daten in einem für Microsoft Outlook geeigneten Format zur Verfügung stehen. Sie müssen das natürlich nicht manuell machen, denn die meisten E-Mail-Programme verfügen über eine Funktion, mit der sich Kontakte exportieren lassen. Bei Thunderbird etwa rufen Sie das Adressbuch auf, klicken auf Extras / Exportieren und speichern dann die Kontakte als CSV-Datei.
Kontakte importieren
Um diese Datei in Outlook zu importieren, klicken Sie im Microsoft-Mailer auf den Datei-Tab. Anschließend befinden Sie sich in der Backstage-Ansicht. Dort wechseln Sie auf der linken Seite zum Eintrag Öffnen und Exportieren und klicken danach im rechten Fensterbereich auf die Schaltfläche Importieren/Exportieren.
Daraufhin startet in einem separaten Dialog ein Assistent, der Sie durch das weitere Prozedere führt. Mit einem Klick auf den Weiter-Button gelangen Sie jeweils zum nächsten Schritt. Als Erstes wählen Sie unter den vorgeschlagenen Aktionen Aus anderen Programmen oder Dateien importieren aus.
Danach geben Sie den zu importierenden Dateityp an. Hier sind lediglich zwei Möglichkeiten verfügbar. Da Sie im Normalfall keine Outlook-Datendatei, sondern eine CSV-Datei einlesen wollen, ist Durch Trennzeichen getrennte Werte die passende Option.
Im folgenden Dialog klicken Sie auf den Durchsuchen-Button und wählen die zu importierende Datei aus. Anschließend legen Sie im Abschnitt Optionen fest, wie Outlook mit etwaigen Duplikaten verfahren soll. Sie können die Vorgabe Erstellen von Duplikaten zulassen bestätigen, haben aber im Zweifelsfall etliche Doubletten, die Sie manuell bereinigen müssen. Alternativ besteht die Möglichkeit, die bereits in Outlook vorhandenen Kontakte durch entsprechende Einträge aus der Importdatei zu ersetzen. Oder Sie weisen den Assistenten über die letzte Option an, keine Duplikate zu importieren.
Als Nächstes geben Sie den Zielordner an, in dem die Kontakte gespeichert werden sollen. Üblicherweise ist das in der Liste der Eintrag Kontakte (Nur dieser Computer).
Damit sind Sie beim letzten Schritt angekommen. In der Übersicht können Sie noch einmal kontrollieren, ob Outlook alle Angaben und Optionen korrekt übernommen hat. Wenn alles passt, stoßen Sie den Import der Kontakte mit einem Klick auf die Schaltfläche Fertig stellen an.
Produkte: Der Trick funktioniert mit allen aktuellen Versionen von Microsoft Outlook für Windows. In anderen Umgebungen kann die Vorgehensweise abweichen. (ad)