Schon Captain Kirk aus Star Trek wusste: Wer mit angriffslustigen Klingonen oder gefühlskalten Vulkaniern verhandelt, nutzt dazu am besten Video. Wenn man sein Gegenüber nicht nur hören, sondern auch sehen kann, klappt die Verständigung einfach besser. Während Videokonferenzen längst den Sprung aus der Science-Fiction-Serie zu uns in den Arbeitsalltag geschafft haben, sind die Herausforderungen jedoch gleich geblieben.
- Knigge für Video Conferencing
Die Technik ist heute nicht mehr das Problem. Vom Tablet bis zum Raumsystem reicht die Palette der Endgeräte. Über den Erfolg der virtuellen Meetings entscheiden deshalb oft weiche Faktoren wie Benimmregeln. - Dos
Sprechen Sie deutlich in Videokonferenzen. Die Möglichkeit, jeden Teilnehmer gut zu verstehen, ist entscheidend für eine erfolgreiche Videokonferenz. - Dos II
Halten Sie es einfach. Wenn Sie zu einem Videomeeting einladen, stellen Sie sicher, dass die Instruktionen für die Einwahl einfach und verständlich beschrieben sind und die anderen Teilnehmer sich schnell und problemlos einwählen können. - Dos III
Schau mir in die Augen, Kleines. Der gute Blickkontakt mit allen Teilnehmern eines Videomeetings ist sehr wichtig. - Don'ts
Klingelnde Handys sind auch in der virtuellen Welt der Meeting-Killer Nummer Eins. Führen Sie Ihren neuesten Klingelton also erst nach dem Treffen vor. - Don'ts II
Kein Multitasking während der Konferenz. Ihre Kollegen merken nämlich, wenn Sie andere Dinge nebenher erledigen - und das stört erheblich. - Don'ts III
Jederzeit und überall zu arbeiten ist zwar ein Plus der modernen Technik. Doch Supermarkt, Bahnhofshalle oder Flughafen sind eher unpassende Orte für ein Video Meeting. - Don'ts IV
Musik und andere Hintergrundgeräusche wie spielende Kinder lenken andere ab. Im Büro hängen Sie am Besten ein "Nicht stören"-Schild vor die Türe. - Andere Länder, andere Sitten
Seien Sie pünktlich. Vor allem in den USA beginnen auch virtuelle Meetings zur vorgesehenen Zeit und enden auch wie geplant. - Andere Länder, andere Sitten II
Vermeiden Sie in Konferenzen mit Japanern offene Kritik. Lernen Sie "nein" zu sagen, ohne es tatsächlich zu sagen. - Andere Länder, andere Sitten III
Respekt, Rang und Hierarchien sind in der chinesischen Kultur wichtig. Begegnen Sie höhergestellten Partnern oder Kollegen besonders respektvoll. - Andere Länder, andere Sitten IV
Planen Sie für Konferenzen mit Indien mehr Zeit ein. Videokonferenzen werden gerne mit einem Small Talk eingeleitet, hetzen Sie also nicht. Dennoch wird wert auf angemessene Business-Kleidung gelegt. - Andere Länder, andere Sitten V
Der sprichwörtliche britische Humor wird oft auch beim Video Conferencing eingesetzt. Einfach mitmachen. - Andere Länder, andere Sitten VI
Italiener kommunizieren nicht nur verbal, sondern auch sehr stark non-verbal. Scheuen Sie sich nicht davor, sich in Videokonferenzen über den Gesichtsausdruck und Gesten auszudrücken. - Andere Länder, andere Sitten VII
Brasilianer gehen geschäftliche Meetings eher entspannt an. Nutzen Sie Video, um Ihre Geschäftspartner kennenzulernen und Vertrauen aufzubauen
Die Verständigung mit anderen "Wesen" kann auch über Video schnell zu Missverständnissen führen - selbst wenn uns auf der anderen Seite des Bildschirms keine Borg und Romulaner, sondern unsere Kollegen und Kunden gegenübersitzen. Trotz aller Vorteile birgt die Videokommunikation einige Stolperfallen: von der Audioqualität über die angemessene Kleidung bis hin zu den kleinen aber feinen kulturellen Unterschieden, die es zu beachten gilt.
Foto: Polycom
Video-Knigge I: Dos
Hierzu wurden von Redshift Research gemeinsam mit Polycom im Zuge der Studie "Global View: Business Video Conferencing Usage and Trends" 1.200 Business-Entscheider weltweit (davon 100 in Deutschland) zu ihren Erfahrungen mit Videoconferencing befragt.
Foto: Polycom
Unter anderem wurde auch nach den Erfolgskriterien für eine Videokonferenz gefragt. Dabei bewerteten die Befragten die folgenden drei Kriterien als die wichtigsten für ein ideales Video Meeting:
Sprechen! Sie! Deutlich!
Die Möglichkeit, jeden Teilnehmer gut zu verstehen, ist entscheidend für eine erfolgreiche Videokonferenz. Stellen Sie also vor einem Videomeeting sicher, dass die Mikrofone gut im Raum verteilt und richtig ausgerichtet sind. Fragen Sie zu Beginn des Meetings alle Teilnehmer, ob Sie gut zu hören sind. Sprechen Sie langsam und deutlich - insbesondere dann, wenn die Teilnehmer unterschiedliche Muttersprachen sprechen. Schalten Sie Ihr Mikrofon auf Stumm, wenn Sie nicht sprechen, um unerwünschte Hintergrundgeräusche zu vermeiden.
Je einfacher, desto besser
Das gilt ganz besonders für die Technologie von Videokonferenzen. Eine Technologie, die einfach in der Anwendung ist spielt eine große Rolle für ein erfolgreiches Videomeeting. Wenn Sie zu einem Videomeeting einladen, stellen Sie sicher, dass die Instruktionen für die Einwahl einfach und verständlich beschrieben sind und die anderen Teilnehmer sich schnell und problemlos einwählen können.
Foto: Doc Rabe Media - Fotolia.com
Schau mir in die Augen, Kleines
Ebenso ein guter Blickkontakt mit allen Teilnehmern des Videomeetings sehr wichtig. Schauen Sie Ihren Gesprächspartnern also auch über Video in die Augen. Überprüfen Sie schon vor dem Meeting die Kameraeinstellungen und stellen Sie sicher, dass jeder Teilnehmer gut auf dem Bildschirm zu sehen ist.