Die Auslöser einer Betriebsprüfung können vielfältig sein: Der Steuerpflichtige wird zufällig ausgewählt, schwankende Gewinne, Auslandsgeschäfte, Klärung der bis dahin vorliegenden Freiberuflichkeit oder andere steuerlich strittige Sachverhalte. Die Ankündigung erfolgt in der Regel zwei bis vier Wochen vor dem Prüftermin. Die Finanzbeamten kontrollieren häufig die Einkommensteuer, Umsatzsteuer und Gewerbesteuer für drei Jahre.

Eine erfolgversprechende Strategie könnte wie folgt aussehen:

1. Aufbereitung der für die Prüfung relevanten Unterlagen

Der Freiberufler stellt die buchhalterischen Belege wie Ausgangsrechnungen, Betriebsausgaben, Kontoauszüge des Geschäftskontos, Gewinnermittlung, Fahrtenbuch etc. für die Prüfung zusammen.

2. Aushändigung der Unterlagen und erstes Gespräch

Die Prüfung kann beim Steuerpflichtigen vor Ort, beim Steuerberater oder im Finanzamt erfolgen. Der Prüfer erhält die Unterlagen elektronisch, auf CD und in ausgedruckter Form. Informatiker sind häufig in auswärtigen Projekten tätig, deshalb kann die Prüfung im Finanzamt stattfinden. Wurden Geschäftsräume steuerlich geltend gemacht, wird der Prüfer einen Ortstermin vereinbaren, um die örtlichen Gegebenheiten zu besichtigen. Zu empfehlen ist, dass der Steuerberater sich vorab mit dem Prüfer austauscht. Danach bringt der Steuerpflichtige die Unterlagen zum Finanzamt und kann erste Fragen beantworten. Der Selbständige hinterlässt einen guten Eindruck - besser, als wenn er sich hinter dem Steuerberater versteckt.

3. Prüfung und Bekanntgabe der Prüfungsfeststellungen

Normalerweise dauert eine Betriebsprüfung mit Unterbrechungen ein bis zwei Wochen. Der Prüfer sollte sich in dieser Zeit direkt an den Steuerberater wenden können. Das Finanzamt darf den Prüfzeitraum von drei auf weitere Jahre erweitern. Grund könnte eine Unterstellung von Gewerblichkeit sein, damit der Freiberufler Gewerbesteuer nachzahlen muss, oder auch festgestellte Abweichungen von der Ordnungsmäßigkeit.

Fragen des Prüfers sind eindeutig zu beantworten und - wenn nötig - mit Beweisen zu belegen. Durch die erfolgreiche Abarbeitung der Prüfungsfeststellungen wird eine drohende Steuernachforderung begrenzt, und vielleicht gelingt eine Prüfung ohne eine Änderung bisheriger Steuerbescheide.

4. Schlussbesprechung und Klärung offener Punkte

In der abschließenden Besprechung, an der auch der Steuerberater und ein Rechtsanwalt teilnehmen können, sind die offenen Punkte zu bereinigen - etwa wenn das Finanzamt Gewerblichkeit unterstellt.

5. Betriebsprüfungsbericht und geänderte Bescheide

Nach der Schlussbesprechung gibt es eventuell geänderte Bescheide, gegen die dann Einspruch eingelegt werden kann. Bei Ablehnung bleibt nur noch die Klage vor einem Finanzgericht und anschließend vor dem Bundesfinanzhof in München. Ziel muss sein, sich mit dem Finanzamt direkt zu einigen, sonst drohen Wartezeiten bis zur Gerichtsentscheidung von zwei bis vier Jahren, und das bei ungewissem Ausgang.

6. Umgang mit dem Prüfer

Der Freiberufler muss sich im Klaren sein, dass Prüfer umfangreiche Kontrollmöglichkeiten haben, etwa durch ausgefeilte Software.

Fazit: Wer seine Steuern korrekt erklärt und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung einhält, den wird eine Betriebsprüfung nicht erschrecken. Vielmehr ergibt sich durch diese die Chance, steuerlich unsichere Sachverhalte wie die Anerkennung der Freiberuflichkeit verbindlich zu klären.