Software-Roboter-gesteuerte Prozessautomatisierung ist in Deutschland schwer im Kommen, denn mit RPA können Unternehmen Ressourcen, Zeit und Geld weitaus sinnvoller einsetzen und ihren Mitarbeitern mehr Raum für kreative und strategische Aufgaben freischaufeln. Was so vielversprechend klingt, muss sich jedoch einer entscheidenden Frage stellen: Warum sind mehrere Pilotprojekte in deutschen Unternehmen sang- und klanglos gescheitert?

Intelligente Prozessautomatisierung (RPA) bringt für Unternehmen, die auf den Digitalisierungszug aufspringen möchten, essenzielle Vorteile mit sich: massive Kostenersparnisse sowie deutliche Effizienzsteigerung bei minimalinvasiver und zügiger Installation. Dennoch trüben erste gescheiterte Pilotprojekte das Bild der anfänglichen RPA-Euphorie.

Die Gründe hierfür sind wenig überraschend und zeigen, dass Prozessautomatisierung weder eine Allzweckwaffe für ganzheitliche Workflow-Optimierung noch ein leichtes Unterfangen ist. Denn wie Studien offenlegen, wurde die Komplexität der zu automatisierenden Abläufe häufig unterschätzt. Mehr noch: Oft standen unzureichende IT-Kenntnisse sowie fehlende Mitarbeiterkommunikation den ersten RPA-Implementierungsprojekten dabei im Weg, ihr volles Potenzial zu entfalten.

Eine ganzheitliche Methodik ist das A und O für den RPA-Erfolg

Unternehmen, die den Weg in Richtung Automatisierung von Anfang an erfolgreich gehen möchten, sollten sich schon beim Proof of Concept (POC) für die richtige Prozessauswahl entscheiden. Wichtig ist hierbei, fachkundige Projektbefürworter einzubeziehen, die für die strategische Ausrichtung und Umsetzung des RPA-Projektes zuständig sind. Bevor die RPA-Reise überhaupt losgeht, muss jeder Prozess genauestens analysiert und beschrieben werden, denn eine gut durchdachte Methodik ist der Schlüssel zum Erfolg. Optimal ist ein Fünf-Phasen-Modell, das die Durchführung der geplanten Maßnahmen Schritt für Schritt vorbereitet und für eine reibungslose Umsetzung sorgt.

Zunächst müssen die Unternehmen geeignete Geschäftsprozesse identifizieren, bevor sie absehen können, mit welchen Zeit- und Kosteneinsparungen nach der RPA-Implementierung zu rechnen ist. Zentrale Frage dabei: Welche repetitiven Aufgaben sind für die Mitarbeiter bislang am zeitaufwendigsten? Dicht darauf folgt die Analyse der im Prozess enthaltenen Tätigkeiten, um ein fundiertes Verständnis für die einzelnen Prozessschritte zu entwickeln und dies genauestens zu dokumentieren.

Zusammen mit der betreffenden Abteilung wird anschließend ein Business Case - inklusive wichtiger Details wie monatliches Volumen, Bearbeitungszeit und Komplexität des Prozesses - erstellt. Dieses Dokument bildet die Basis für die nachfolgende Entwicklung individueller Software-Roboter, ihre Integration in die bestehende Systemlandschaft sowie ihre konstante Prüfung und Optimierung bis hin zur finalen Testphase nach vier bis acht Wochen. Erst wenn Unternehmen diese fünf Phasen durchlaufen haben, ist ein nachhaltiger RPA-Erfolg garantiert und die Software-Roboter können ihre Arbeit im Betrieb aufnehmen

Two-Vendor-Strategie für einen natürlichen Wettbewerb

Nach Einarbeitung in die RPA-Thematik und Identifikation von Automatisierungspotenzialen empfiehlt sich die Wahl einer sogenannten "Two-Vendor-Strategie". Mit dieser Herangehensweise begeben sich Unternehmen nicht in Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter und können weiterhin Ausfallrisiken bei Ressourcenengpässen minimieren.

Im Optimalfall wählen Unternehmen einen Anbieter für die Umsetzung einfacher Vorgänge, während der zweite Anbieter für komplexere Prozesse zuständig ist. Der daraus entstehende natürliche Wettbewerb liefert Unternehmen letztendlich auch bessere Preiskonditionen und Ergebnisse. Ein vorgelagertes Analyseverfahren ermittelt das Potenzial der verschiedenen Anbieter für einfache oder komplexe Arbeitsabläufe.

Fazit

Nur mithilfe des notwendigen Technologie- und Prozessverständnisses kann RPA langfristig zu Erfolgen führen. Anstatt der Illusion zu verfallen, Prozessautomatisierung sei ein Allheilmittel für jedermann, sollten Unternehmen sich für eine detaillierte Prozessanalyse entscheiden. Denn wer diese elementare Phase von Anfang an überspringt, verringert die Chancen einer erfolgreichen RPA-Implementierung enorm.

Planen Unternehmen hingegen für dieses Projekt genügend Zeit ein und sorgen darüber hinaus für ein kontinuierliches Monitoring sowie die Anpassung der Software-Roboter bei Veränderung der Systemlandschaft, dann verheißt die RPA-Initiative maximalen Erfolg. (mb)