Kosten sparen, Mitarbeiter entlasten, die Kundenansprache verbessern: Diese drei Punkte stehen bei Unternehmen, egal welcher Größe oder Branche, auf der Liste der wichtigsten To-Dos für die kommenden Jahre ganz oben. In einer aktuellen Umfrage haben die Management-Berater von Horváth und Partners in diesem Zusammenhang herausgefunden, dass Cloud-Lösungen und Virtual Services sich in den meisten Unternehmen bereits durchgesetzt haben, um Geschäftsabläufe zu verschlanken und die Produktivität zu steigern. In den kommenden Jahren würden die Entscheidungsträger nun vermehrt auf Big-Data-Lösungen sowie Robotic Process Automation (RPA) setzen. Die zukünftige Bedeutung von Robotics schätzen laut Erhebung zwei Drittel der Teilnehmer als hoch und sogar sehr hoch ein. Doch wie gelingt es, RPA von der netten Idee zur realen Prozessexzellenz zu überführen?

RPA ist die nächste Evolutionsstufe im Bereich der Prozessoptimierung. Durch eine schnelle Automatisierung repetitiver und regelbasierter IT-Prozesse erhoffen sich viele Unternehmen erhöhte Produktivität, höhere Datensicherheit und hierdurch größere Kundenzufriedenheit. Diese Vorteile versuchen viele Unternehmen für sich zu nutzen und gehen in der Folge fälschlicherweise davon aus, virtuelle Mitarbeiter unmittelbar in Eigenregie im Unternehmen integrieren zu können. Eine falsche Prozessauswahl einhergehend mit unzureichendem Prozessverständnis und einer fehlenden Business Case-Validierung führen jedoch oftmals zum Scheitern einer RPA-Implementierung. Um einen nachhaltigen RPA-Erfolg zu erzielen, benötigen Firmenlenker stattdessen fundiertes Know-how und eine durchdachte Strategie.

Schluss mit gängigen RPA-Irrtümern!

Die Herausforderung besteht darin, dass sich in den vergangenen Jahren vielerorts die Idee durchgesetzt hat, dass RPA problemlos von jedem in Gang gebracht werden kann. Verständlicherweise sehen Firmen in einer ersten Begegnung mit der Thematik zuallererst die Vorteile, die sie alle für sich nutzen möchten. Beispiele sind große Kostenersparnisse nebst Effizienzsteigerungen bei minimalinvasiver und schneller Implementierung.

Doch so manches RPA-Projekt bringt aufgrund falscher Annahmen, Planung und Herangehensweise nicht die erhofften Ergebnisse: Zentrale Gründe sind unter anderem die Unterschätzung der Komplexität der zu automatisierenden Abläufe sowie eine fehlende Mitarbeiterkommunikation. Zumeist scheitern RPA-Vorhaben aufgrund eines fehlenden oder unzureichenden Verständnisses der Komplexität der Prozesse. Steht in der öffentlichen Diskussion die Technologie im Vordergrund, findet ein essenzieller Schlüsselfaktor, die Methodik in Form einer ganzheitlichen Herangehensweise nur geringe Beachtung.

Expertise und Recherche essentiell

Wer sich erstmals mit dem Thema Software-Roboter und Prozessautomatisierung beschäftigt, steht bei seiner Recherche zumeist vor einem Berg an Informationen. Wie lässt sich ein RPA-Anliegen am besten in die Tat umsetzen? Welche Schritte gibt es zu beachten? Ein zentraler Hinweis zu Beginn: RPA sollte nicht primär als neue Technologie angesehen und angegangen werden. Nur wer RPA methodisch und umfassend verfolgt, bereits zu Beginn fundiert plant und Informationen sowie Expertenrat einholt, kann die Magie der Robotic Process Automation auf die eigenen Geschäftsabläufe übertragen.

RPA-Projekte richtig planen und starten

So gestaltet sich ein idealtypisches RPA-Projekt:

1. Am Anfang steht die Identifikation geeigneter Prozesse

IT und Management sowie Mitarbeiter, die so früh wie möglich mit ins Boot geholt werden sollten, identifizieren im Unternehmen Prozesse, die potenziell für eine Automatisierung in Frage kommen. Process Mining-Tools können hier brauchbare Unterstützung für eine strukturierte Herangehensweise liefern. Erfahrene Anbieter und RPA-Experten begleiten diesen vorgelagerten Schritt bei Bedarf. In Kreativ-Workshops lässt sich die Suche nach automatisierbaren Prozessen fokussiert begleiten und steuern.

Gerade zu Beginn von Automatisierungsvorhaben ist es wichtig, unterschiedliche Interessen innerhalb des Unternehmens in Einklang zu bringen. Beispielhaft zu nennen sind hier die nicht immer kompatiblen Zielsetzungen von Finanzabteilung und IT. Im Idealfall kann der RPA-Anbieter hier auch eine Vermittlerrolle einnehmen und die Konsensfindung durch eine Moderation mit unterstützen.

2. Voranalyse und Machbarkeitsprüfung

Ist die Zielvorgabe einvernehmlich definiert, erfolgt die Voranalyse. Im Zuge dieses Schrittes wird die Machbarkeit geprüft: Welche Prozesse kommen in Frage? Welche Systeme sind vorhanden? Darüber hinaus werden Referenzzeiten für die jeweiligen Prozesse erhoben.

3. Detaillierte Prozessanalyse

Aufbauend auf den Erkenntnissen aus Schritt 1 werden in der Analysephase die konkreten Prozesse genauer untersucht und definiert. Anhand von detaillierten Klick-Anleitungen und der Prozessvolumina wird das Automatisierungspotenzial berechnet und als Business Case formuliert.

4. Genaue Prozessbeschreibung

Hat der Business Case grünes Licht bekommen, erfolgt eine detaillierte Beschreibung des Prozesses. Es wird exakt definiert, welche Tätigkeiten der Roboter zu welchem Zeitpunkt durchführt und an welchen Punkten ausgesteuert wird. In dieser Phase ist eine transparente, auf gegenseitigem Vertrauen basierende Zusammenarbeit essenziell. Nur so gelingt es, den Prozess schon in diesem frühen Stadium möglichst umfassend zu beschreiben.

5. Entwicklung des individuellen Software-Roboters

Im Folgenden wird der firmen- und prozessspezifische Software-Roboter, das RPA-Herz, entwickelt und programmiert. Das Anwenderunternehmen erhält in dieser Zeit bestenfalls fortlaufende und verständliche Projektupdates und steht weiterhin für inhaltliche Fragen und Input zur Verfügung. Die Entwicklung endet mit ausführlichen Tests und detaillierten Testprotokollen.

6. Roboterabnahme

Anhand des Testprotokolls oder eines Live-Monitorings wird der Roboter abgenommen und gegebenenfalls modifiziert. Läuft alles einwandfrei und erweist sich die Lösung im finalen Test als passgenau, ist er zum Roll-out bereit.

7. Go-Live

Der fertige Roboter wird einem oder mehreren Clients zugewiesen und geht in Betrieb. Das Anwenderunternehmen übernimmt Bedienung und Monitoring des automatisierten Prozesses, bestenfalls mithilfe einer intuitiven und übersichtlichen Cockpit-Steuerung. Bei der Anbieterauswahl sollte darauf geachtet werden, dass der jeweilige RPA-Begleiter auch nach Übergabe des Roboters weiterhin für Beratung, notwendige Anpassungen und Optimierungen zur Verfügung steht.