Ein wachsendes Sortiment erhöht den manuellen Pflegeaufwand im Stammdaten-Management. Mit der Datenmenge steigen die Anforderungen an eine automatische Verarbeitung im Produkt-Content-Management und somit auch die Voraussetzungen an das Warenwirtschaftssystem.
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Bevor die Voraussetzungen näher betrachtet werden, sollten noch zwei Fragen beantwortet werden:
Was ist ein elektronischer Stammdaten-Pool?
Ein elektronischer Stammdaten-Pool ist eine strukturiert aufgebaute elektronische Datei, die einen Teil oder das gesamte Sortiment eines Herstellers in einer Datei mit allen Informationen speichert. Neben Produktbezeichnung und Beschreibungen, beinhaltet es aber auch Preisinformationen und weitere Eigenschaftsbezeichnungen des Produktes. Diese Pool-Dateien werden zum Transfer von Artikel- und Produktstämmen verwendet. Auf dem ERP-Markt haben sich, je nach Branche, verschiedene Standardformate etabliert, diese werden später im Beitrag noch genannt.
Was versteht man unter Produktdaten?
Die Summe aller Informationen zu einem Produkt nennt man Produktdaten. Die Menge pro Produkt steigt kontinuierlich. Die Daten umfassen mittlerweile
detaillierte Attributs-Beschreibungen,
hochauflösenden Produktbilder,
Datenblätter,
allgemeine Produkttexte und
3D-Ansichten für Virtual Reality.
Digitalisierungs-Trend: Auch 3D-Ansichten für Virtual Reality gehören immer öfter zu den Produktinformationen. Sie werden für Online-Shops oder Mobile-Shopping via App benötigt. Mit dieser neuen Art der Produktdarstellung verändert sich die Customer Experience und das Shopping-Erlebnis massiv.
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Bei der Fülle an Informationen gilt es, das gesamte Stammdaten-Spektrum aktuell zu halten, um einzelne Produkte bei Kundenanfragen sofort parat zu haben. Deshalb sollte die Ablage der Artikeldaten in der Warenwirtschaft erfolgen. Die Software sollte entsprechende Voraussetzungen erfüllen.
Datenimport-Funktion und Unterstützung von Standard-Formaten
Die Fähigkeit zur Weiterverarbeitung von elektronischen Stammdaten-Pools in der Warenwirtschaft ist entscheidend für die Digitalisierung von Prozessen. Ein softwareseitig stabiler Aktualisierungsprozess gewährleistet eine entsprechende Artikeldaten-Qualität. Für einen reibungslosen Ablauf bei der Verarbeitung sind automatisierbare Import-Funktionen besonders wichtig.
Im Idealfall unterstützt das Import-Modul der Warenwirtschaft bereits gängige Formate. Auf dem Markt sind vor allem folgende Formate bekannt oder etabliert:
Standardisierte Formate sind für Stammdaten-Verarbeitungen prädestiniert, da sie auf einem gemeinsamen Datenstrukturstandard basieren. Die Individualentwicklung für eigene Datenformate entfällt zugunsten einer von der Software gelieferten Standardschnittstelle. Zukunftssichere Unternehmenssoftware sollte also nicht nur einen problemlosen Standard-Format-Import gewährleisten, sondern auch eine Möglichkeit bieten, diesen Vorgang für bestimmte Produkt- / Waren- / Artikelgruppen oder einzelne Artikel durchzuführen.
Um eine kostenoptimierte Verarbeitung von Daten zu gewährleisten, müssen wiederkehrende, gleichförmige Verarbeitungsprozesse automatisch ablaufen. Ein Hintergrundprozess auf dem ERP-Server muss die Daten ohne Anwenderinteraktion empfangen können. So ist der Prozess nicht an Mitarbeiter gebunden und läuft auch in Abwesenheit, Krankheit und Urlaub. Die Automatisierung gewährleistet eine zuverlässige Verarbeitung und die Aktualität der Daten. Im Idealfall stellt die Warenwirtschaft einen zeit- oder ereignisgesteuerten Dienst bereit, der die Aufgabe erledigt.
Automatisierte Datenverarbeitungsprozesse sind für die Optimierung der Stammdaten-Verarbeitung essentiell. Zukunftssichere Software muss nicht nur entsprechende Dienste zu Verfügung stellen, die eine autonome Verarbeitung der Daten ermöglicht, sondern auch eine Ablaufprotokollierung bereitstellen. In Fehlerfällen muss ein Warnsystem aktiviert werden, das die ERP-Administratoren auf Fehlerzustände hinweist.
Produkt-Daten-Management mit vorgelagerten Datentöpfe und PIM-Funktionen
Elektronische Stammdatenpools eignen sich hervorragend zur Sortimentsergänzung. So können weitere Produkte von Herstellern angeboten werden, auch wenn der Vertriebs-Fokus auf anderen Kernprodukten liegen. Wichtig ist dabei, die Datenbank und den Artikelstamm schlank zu halten. Nie verkaufte Produkte machen jede Warenwirtschaft langsam. Eine große Artikelauswahl bei der Belegerfassung macht den Prozess kompliziert und verwirrt die Sachbearbeiter.
Um die Datenmenge zu verwalten braucht es daher vorgelagerte Datentöpfe für eine ressourcenschonende Datenverarbeitung. Diese Datenspeicher können aufgrund seiner logischen Eigenständigkeit leichter geleert und erneut befüllt werden. Es belastet somit nicht den Speicher des Artikelstamms.
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Die Datenmenge im Artikelstamm selbst darf auch dann nicht unterschätzt werden. Die Zeiten, aus der der Artikelstamm aus einer Artikelnummer und Artikelbezeichnung bestanden, sind vorbei. Heute ist die Artikelverwaltung ein eigenes Modul mit einer Vielzahl von Funktionen, die unter dem Begriff Produkt-Information-Management (kurz: PIM) zusammengefasst werden.
Mit Hilfe eines PIM kann der Vertriebsbetreuer die Stammartikel und neue Produkte aus dem Artikelkatalog mit einer merkmalsgesteuerten Suche durchsuchen. Interessiert sich ein Kunde für ein Produkt, das noch nicht im System vorhanden ist, kann dieses einfach in den Artikelstamm übernommen werden.
PIM-Systeme sind das Nachschlagewerk für alle Produktinformationen. Zukunftssichere Software muss nicht nur der Fülle der Datenmenge gerecht werden, sondern auch die verschiedenen Arten von Informationen aufnehmen können. In Zeiten von Virtual Reality (VR) werden auch PIM-Systeme diese VR-Daten aufnehmen und speichern müssen. Käufer der nächsten Generation werden sich mit Produktbildern und Texten nicht mehr zufrieden stellen, sondern wollen mit VR-Technologie das Produkt aus allen Perspektiven betrachten. Gerade im technischen Handel und Handwerk ermöglicht dies neue Dimensionen. Monteure und Techniker können im virtuellen Raum, das Produkt bereits einsetzen und in Simulationen testen.