Ein neues IT-Projekt aufzuziehen, ist immer eine Herausforderung. Umso mehr, wenn das inmitten einer Pandemie stattfinden soll, die nicht nur geschäftliche Unsicherheiten mit sich bringt, sondern auch wirtschaftliche Instabilität und eine verteilte, verunsicherte Belegschaft.

Trotzdem ist es auch in schwierigen Zeiten möglich, ein Team von Weltklasseformat auf die Beine zu stellen, das Projektziele, -budget und -zeitplan erfüllt oder sogar übererfüllt. Der Schlüssel zum Projektmanagement-Dreamteam liegt dabei in Hartnäckigkeit, starkem Management und messerscharfer Zielfokussierung. Wir geben Ihnen sieben Tipps an die Hand, um Ihr nächstes IT-Projekt mit nachhaltigem Erfolg auszustatten.

1. Richtig planen

Bevor Sie ein neues Projektmanagement-Team auf die Beine stellen, muss der Projektverantwortliche zunächst einmal einen Existenzgrund dafür etablieren. Dieser basiert auf dem angedachten Zeitrahmen, den Zielen und dem Wert des Projekts. Folgende Eckpunkte sollten für die Planung von IT-Projekten abgesteckt werden, um die Zielerreichung zu gewährleisten und die Bedürfnisse der einzelnen Teammitglieder zu berücksichtigen:

• der Umfang des Projekts (Scope),

• die internen und externen Stakeholder,

• die erforderlichen Skillsets sowie

• der zu erwartende Workload.

Die Planung des IT-Projekts muss in jedem Fall abgeschlossen sein, bevor Sie die nächsten Schritte angehen. Anderenfalls besteht die Gefahr, dass das Projekt schon vom Start weg in die falsche Richtung läuft: Alle Beteiligten müssen sich über den Zweck des Projekts und die erwarteten Ergebnisse im Klaren sein, um an einem Strang ziehen zu können.

2. Mitglieder verpflichten

Sind die Mission und die Ziele einmal klar kommuniziert und verstanden, ist es an der Zeit ein Team zusammenzustellen, dass das Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss bringt. Die wesentliche Herausforderung dabei für Führungskräfte: Teammitglieder auszuwählen, die die richtige Kombination aus Produkt-Knowhow, technischen Skills und kollaborativen Fähigkeiten mitbringen.

"Halten Sie zuerst nach Kandidaten Ausschau, die in allen drei Bereichen stark sind und füllen Sie die restlichen Plätze im Team dann mit Mitarbeitern, die in ein oder zwei Bereichen stark sind - im besten Fall so, dass sie sich gegenseitig ergänzen", empfiehlt Chris Van Hoack, Director Programm- und Projektmanagement beim Beratungsunternehmen ISG, bevor er hinzufügt: "Dabei sollten Sie den technisch starken, aber introvertierten Kandidaten nicht direkt abschreiben - er kann sich als starker Teamplayer erweisen."

In Sachen Skills kann Ihr Team gar nicht breit genug aufgestellt sein - Sie sollten dennoch vor allem auf Kandidaten Wert legen, die Software- oder IT-System-Expertise in Bereichen vorweisen können, die für das Projekt erfolgskritisch sind. Daneben sollten Sie auch solche Mitarbeiter ins Auge fassen, die sich bereits in der Vergangenheit als effiziente und kommunikative Teamarbeiter bewährt haben.

Nicole Athanassiadis, Vice President IT Business Technology bei Mitel, ist davon überzeugt, dass zudem ein Business Analyst Teil eines jeden Projektteams sein sollte: Er könne mit dem Projektverantwortlichen direkt zusammenarbeiten, um die für das Projekt relevanten Geschäftsprozesse zu identifizieren und um mit den Projekt-Stakeholdern zu interagieren. "Der Business Analyst kann aus der IT-Abteilung, einer Fachabteilung oder auch von einem Drittanbieter, der bei der Implementierung unterstützt, kommen", weiß die Expertin.

3. Tasks zuweisen

Es gibt verschiedene Wege, um Teammitgliedern Aufgaben zuzuweisen. Welcher Weg den geeignetsten darstellt, hängt von der Komplexität und Größe des Projekts ab, sowie davon, ob Dritte in Form von Anbietern oder Partnern an Bord sind. Die gängigsten Projektmanagement-Methoden sind das Wasserfall-Modell und Agile.

Unabhängig davon, welches Modell zur Anwendung kommt: Die Projekt-Tasks sollten stets transparent und auch sichtbar gehalten werden. Zu diesem Zweck empfiehlt sich eines der zahlreichen Projektmanagement-Toolsets, die Sichtbarkeit und klare Verantwortlichkeiten auf elektronischem Wege "festzurren". Gute Tools können alle Tasks quer über das Projektportfolio darstellen, geben Aufschluss über Arbeitszeiten und auch erreichte oder anstehende Meilensteine.

Darüber hinaus ist an dieser Stelle entscheidend, dass sich jedes einzelne Teammitglied seiner Aufgaben und seiner Rolle bewusst ist - insbesondere, wenn es sich um größere Teams handelt, in denen es zu überlappenden Verantwortlichkeiten kommen kann.

4. Kollaboration forcieren

Erfolgreiche Zusammenarbeit braucht in erster Linie offene, transparente Kommunikation. In regelmäßig stattfindenden Team Meetings sollte der Fokus auf den anstehenden Aufgaben liegen - und eventuellen Hürden, die dem Projekterfolg im Weg stehen. Das funktioniert am besten im Rahmen von Face-to-Face-Interaktionen - wenn nicht gerade eine weltumspannende Pandemie tobt. Dann sind Videokonferenzlösungen die beste Alternative, um die Kommunikation in verteilten Teams zu gewährleisten.

Wichtig bei der Planung von Meetings und Videokonferenzen ist vor allem, die Bedürfnisse und Zeitplanung der einzelnen Teilnehmer zu respektieren. Zeitliche Konflikte lassen sich beispielsweise meist schnell im Rahmen einer Kompromissfindung lösen, ein bisschen Flexibilität vorausgesetzt.

5. Motivation fördern

Motivation ist eines der stärksten Projektmanagement-Tools - wenn es richtig eingesetzt wird. Dabei liegt es in der Verantwortung des Teamchefs, kleine, vermeintlich unbedeutende Tasks in einen größeren Zusammenhang zu stellen, wie Tammy Alairys von EY America erklärt: "Wenn das Ziel noch in weiter Ferne ist, sollte eine Führungskraft in der Lage sein, Interims-Meilensteine und kleinere Teamerfolge herauszustellen, um den Beteiligten Wertschätzung zu vermitteln und sie so zu motivieren am Ball zu bleiben."

Als Verantwortlicher ein Projekt aufzusetzen, sich zurücklehnen und nur noch auf wöchentliche Status-Updates zu warten, wird Ihr Projekt keinesfalls zum Erfolg führen. Oder wie es Miles Ward, CTO beim Service Provider SADA ausdrückt: "Führungskräfte führen nicht per Fingerzeig und dadurch, sich zurückzuziehen".

6. Meinungen managen

Es ist eine absolute Seltenheit, wenn es im Rahmen eines IT-Projekts nicht irgendwann zu internen Unstimmigkeiten kommt. Das muss allerdings nicht zwingend etwas Schlechtes sein - im Gegenteil: Konstruktives Feedback kann oft dazu beitragen, aufkommende Problemstellungen aufzulösen. Der Trick liegt dabei darin, Diskussionen stets auf relevanter und fachlicher Ebene zu halten.

Führungskräfte sollten im Fall von teaminternen Differenzen Ursachenforschung betreiben: Liegt der Grund für die Unstimmigkeiten im Projekt selbst oder in persönlichen Meinungsverschiedenheiten? Ist ersteres der Fall, sollten Sie überlegen, ob Sie die Projektziele klar genug kommuniziert haben. Liegen persönliche Differenzen vor, empfiehlt es sich, die HR-Abteilung zur Unterstützung hinzuzuziehen.

7. Teamerfolg belohnen

Ein kostengünstiger, hocheffizienter Weg, um Projekterfolg zu feiern: Belohnen Sie Ihr Projektteam! Das funktioniert sowohl mit greifbaren als auch mit weniger greifbaren Belohnungen, die den Teammitgliedern dabei helfen, "herunterzufahren" und in ihre gewohnten Job-Rollen zurückzukehren. Monetäre Belohnungen kommen selbstverständlich immer gut an, sollten jedoch auch zeitnah durch die Personalabteilung veranlasst werden: Wer nach einem Erfolgsprojekt sechs Monate auf seinen Bonus warten muss, erfährt keine besonders positive Bestätigung.

Darüber hinaus kann auch ein bisschen interne oder öffentliche Publicity nicht schaden: Werden Sie zum Promoter der Teamleistung und teilen Sie Ihr Erfolgsprojekt - per Intranet, Pressemitteilung oder beispielsweise einer Bewerbung beim Digital Leader Award.

Dieser Beitrag basiert auf einem Artikel unserer US-Schwesterpublikation CIO.com.