OCR erfasst die Kundenaufträge
Auch an der Kundenschnittstelle hat die Hager Group die Abläufe effizienter gemacht: Auf Papier in der Auftragsannahme kann der Konzern weitgehend verzichten. Rund 40 Prozent der Aufträge treffen ohnehin per EDI ein, der Rest per Fax. "Kundenaufträge werden vom Faxgerät papierlos per OCR erfasst, so dass die Auftragsdaten elektronisch am SAP-Bildschirm weiterverarbeitet werden können", erklärt Stefan Schorr, Leiter Informatikanwendungen und Projektleiter des Gesamtprojekts. Der Sachbearbeiter kontrolliert die Auftragsinformationen und kann dann ohne Tipparbeit buchen. Während bei Eingangsrechnungen die papierlose Verarbeitung bereits verbreitet ist, haben Holzer zufolge nur wenige Firmen dies auch für Kundenaufträge realisiert.
Verlauf des SAP-Projekts
Im März 2006 begann die konkrete Planung des auf drei Jahre angelegten Projekts. Die weltweite Umstellung auf ein einheitliches SAP-System erfolgte in drei Phasen:
Im ersten Schritt wurde ein globaler Blueprint erstellt, in dem der genaue Ablauf der Harmonisierung und die Kernprozesse beschrieben wurden. Parallel installierte das Projektteam das neue SAP-System auf Basis ERP 2005 mit Unicode.
Im zweiten Schritt entstanden die Prozessschablonen auf Grundlage des erwähnten Blueprints. Das Customizing des Templates enthält die standardisierten Gruppenprozesse und Best-Practices bei firmenspezifischen Prozessen wie Produktion oder Vertrieb.
Die dritte Phase beinhaltete den Rollout in die Gesellschaften und Länder. Hierbei werden immer komplette Mandanten abgelöst.
Die Datenmigration umfasste nicht nur die Stammdaten, sondern auch alle im System befindlichen Belege und Altdaten. Dies machte es möglich, die Altsysteme nach einer Kontrolle durch die lokalen Wirtschaftsprüfer abzuschalten. Während der Migration erfolgte gleichzeitig das Upgrade auf ERP 2005 und Unicode.
Im Mai 2007 migrierte die Hager Group die Systeme in Polen und im Dezember die in Deutschland. Frankreich, China und Italien folgten im August, Oktober beziehungsweise Dezember des Folgejahres.
Im Dezember 2009 soll die weltweite Harmonisierung mit den Ländern Großbritannien, Belgien, den Niederlanden und Spanien vorerst abgeschlossen werden. "Mit den Kernländern Deutschland, Frankreich, Polen und China ist der wichtigste Schritt getan" erläutert Projektleiter Schorr. Weitere Rollouts sind für die Gesellschaften in Griechenland und Portugal 2010 geplant.