"Da bohren Sie ein dickes Brett!" und "Exzellente Initiative, halten Sie durch!" - so die Resonanz von ganz oben, als Werner Köckeritz daran ging, die überdimensionierte und heterogene SAP IT-Landschaft des Wissenschaftsverbundes Helmholtz-Gemeinschaft (HGF) zeitgemäß auszurichten. Ein Mammutprojekt, welches sich der CIO des zum Verbund gehörigen Deutschen GeoForschungsZentrums (GFZ) vorgenommen hat.

Die Jury sagt:

Das HGF ist die größte deutsche Wissenschaftsorganisation mit 19 unabhängigen Forschungszentren, etwa 42.000 MitarbeiterInnen und einem jährlichen Forschungsbudget von fünf Milliarden Euro im Wesentlichen aus Steuergeldern. So unabhängig die Zentren, so auch deren IT: Die HGF verfügt in der Summe über eine Vielzahl von SAP-Lizenzen - wie ein Großkonzern der Wirtschaft -, allerdings auf 17 unterschiedliche Verträge verteilt und über erhebliche jährliche Wartungskosten.

Der SAP-Systembetrieb wird sowohl inhouse als auch über fünf unterschiedliche Hosting-Firmen gewährleistet, zwei Dutzend externe Beratungshäuser kümmern sich - neben umfangreichen eigenen Teams - um Konfiguration, Pflege und Weiterentwicklungen der Anwendungen.

Umstieg auf SAP S/4 HANA

Als ein Umstieg auf SAP S/4 HANA für alle Zentren anstand, war Köckeritz ziemlich schnell klar, dass nur eine gemeinsame Initiative aller HGF-Zentren helfen könnte und vor allem wirtschaftlich sinnvoll ist. Sein Ziel: sich IT-seitig verbünden und bei SAP mit einer Stimme antreten - nicht nur um als A-Kunde wahrgenommen und behandelt zu werden -, sondern um umfangreiche Synergien zu heben (IT-Lösungen einmal statt 19-Mal einsetzen) und die Kosten (Steuergelder) zu reduzieren. Zumal viele Zentren nur einen überschaubaren Teil der SAP-Funktionalitäten nutzen, aber 100 Prozent bezahlen.

Es galt zunächst, umfangreiche Lobbyarbeit zu betreiben, aufzuklären und bei allen HGF-Gesellschaften um Beteiligung zu werben. Nicht bei den Fachbereichen, sondern vor allem bei den administrativen Vorständen, die zur Beharrung auf Besitztümern neigen. "Die größte Herausforderung war es, in einer sehr heterogenen Organisation geeignete Verbündete zu finden", so Köckeritz.

Es musste eine Bewusstseinsänderung von innen heraus erfolgen. Der promovierte Diplomkaufmann suchte und fand einen etablierten und weitsichtigen Sponsor auf Vorstandsebene, installierte Arbeitskreise, bezog den Personalrat frühzeitig mit ein, initiierte eine Task-Force und Zentren-übergreifende Workshops für SAP-Key-User und Abteilungsleiter unterschiedlicher administrativer Funktionsbereiche, führte unermüdlich Einzelgespräche mit Stakeholdern sowie Strategiegespräche mit SAP. Und ließ sich vor allem nicht entmutigen.

Gerade die Zentren-übergreifende Mobilisierung der Key-User und Fachabteilungsleiter habe zum direkten Dialog und damit zu völlig neuen Denk- und Sichtweisen geführt. "Die Prozess-Denkweise war für viele völlig neu und führte zu kreativen, zukunftsgerichteten Ideen", so Köckeritz weiter. Auch habe sich die frühe und offene Einbeziehung des Personalrats als sehr hilfreich erwiesen. Frage eines Personalrats nach einem Workshop: "Warum haben wir eigentlich nicht ein gemeinsames SAP-System?"

Das Projekt ist inzwischen auf einem guten Weg, die Weichen für eine zeitgemäße und vor allem zukunftsfähige Wissenschafts-Administration sind gestellt. Was früher einzeln gemacht wurde, wollen die teilnehmenden HGF-Zentren jetzt übergreifend in Angriff nehmen: Rahmenverträge, Nutzung von Best Practices, SAP-Beraterpool, Pilotprojekte, gemeinsames Hosting und technische Infrastrukturen, standardisierte Prozesse und Trainings, perspektivisch Aufbau von Kompetenzzentren.

Weitere Projekte

Die HGF-Vernetzungsinitiative hat Köckeritz klar gemacht: "Wir können die digitale Transformation nur bewältigen, wenn wir unsere Silos einreißen und arbeitsteilig zusammenarbeiten." Und zwar jenseits der Grenzen des eigenen Arbeitgebers. So hat er beim Bundesverband der IT-Anwender VOICE den Arbeitskreis "Public IT" initiiert, um die Kooperation und den offenen Austausch von Best Practices in der IT des gesamten öffentlichen Dienstes zu ermöglichen. Themenschwerpunkte dieser Wissensplattform sind unter anderem: IT- und Digitalisierungsstrategie und deren Umsetzung, Change-Manage-ment im öffentlichen Dienst, Talent-Management, ERP und Cloud-Computing, E-Government und natürlich IT-Security.

Kunst des Dialogs