So retten Sie ein Projekt frühzeitig
Damit es gar nicht erst so weit kommt, gibt die selbständige Projektberaterin Andrea Ramscheidt Tipps. Ganz wichtig: "Für die Klärung der Ziele muss man sich am Anfang viel Zeit nehmen. Menschen neigen dazu, schnell etwas zu beginnen", sagt sie. Dass man am Ziel vorbeischießt, merke man erst nach einer Weile.
Am Beginn eines Projekts sollte eine Stakeholder-Analyse stehen mit anschließender Inhalts- und Ablaufplanung. "Sagen Sie nicht Termin, Budget und Teilziele zu, bevor Sie einen ganz genauen Überblick haben", rät Ramscheidt. "Die Zeit muss man sich als Projektleiter nehmen, alles valide zu prüfen." Sie ist überzeugt: Hat man alles genau abgewogen und hält die Berechnungen für realistisch, muss man später nicht "nein" sagen.
Foto: imagINC - Fotolia.com
Bewährt habe sich auch, so Ramscheidt, sich früh an einen externen Sparringspartner zu wenden oder - noch besser - an einen Kollegen, der die Firma kennt, aber nicht im Projekt mitarbeitet. "Das gibt eine zusätzliche Sichtweise und ist für jedes Projekt wertvoll." Eventuelle Probleme können besprochen werden, bevor sie akut werden.
Kommunikation ist alles
Ein Projektleiter sollte darauf achten, wie und ob die Kommunikation im Team funktioniert. "Tauschen sich die Beteiligten nur während der Meetings aus oder reden sie auch mal beim Mittagessen über mögliche Probleme?", fragt Ramscheidt. Es sei Aufgabe des Projektleiters, eine offene Kommunikation zu etablieren.
Hat der Führungsverantwortliche trotz allem ein Zeit- oder Budgetproblem, sagt die Projektberaterin ganz klar: "Ein Budget explodiert nicht so einfach." Das sei häufig die Folge mangelnder Planverfolgung. Ein möglicher Grund: Wechselnde Verantwortungen und wechselnde Projektmitarbeiter sind oft die Ursache, wenn das Vorhaben scheitert.
- So kommen Sie groß raus ... oder?
Sie möchten, dass Ihre Projekte zäh verlaufen, weil Sie sich damit in der Firma profilieren können? Dann folgen Sie den Ratschlägen von Jürgen Rohr. - Tipp 1
Setzen Sie die Verantwortlichen unter Termindruck. Mit engen Terminen stellen Sie sicher, dass möglichst wenige Betroffene ins Boot geholt werden. Damit vermeiden Sie die sowieso unnötigen Diskussionen um Meinungs- sowie Wahrnehmungsunterschiede. - Tipp 2
Starten Sie mit einer problem-orientierten Ist-Analyse. Fragen Sie immer zuerst danach, was nicht gut läuft. Damit fokussieren Sie die Aufmerksamkeit aller Beteiligten auf die Schwächen der Organisation. Sie stellen sicher, dass niemand auf die Idee kommt, sich auf den Erfolgen der Vergangenheit auszuruhen. - Tipp 3
Geben Sie möglichst kein zusammenfassendes Feedback. Halten Sie die Betroffenen im Unklaren. Das fördert zwar die Gerüchteküche, hält aber den Änderungsaufwand für die Konzeptionierer gering. Sie erhalten schon mit dem ersten Wurf ein Konzept aus einem Guss - ohne lästige und zeitaufwändige Anpassung an unterschiedliche Wahrnehmungen der Beteiligten. - Tipp 4
Lassen Sie das Konzept ohne Beteiligung der Betroffenen ausarbeiten. Hier können Sie Aufwand und Budget einsparen. Jeder Betroffene wird mit seinen individuellen Ansichten sowieso nur das Konzept verwässern. Außerdem: Wenn ein Außenstehender den Sollzustand konzipiert, kommt endlich frischer Wind in die Organisation. - Tipp 5
Vermitteln Sie das Konzept frontal mit mindestens 100 PowerPoint Slides. Hier gilt: Je mehr Input, desto weniger lästige Rückfragen. Halten Sie das Präsentationstempo hoch. Planen Sie ja keine Zeit für die Diskussion ein. Das Konzept steht. Basta! - Tipp 6
Planen Sie keine Zeit für die Überarbeitung des Konzepts ein. Das wäre ja noch schöner: Sie planen knapp bei Budget und Terminen und wollen sich den Erfolg nicht durch unplanbare Überarbeitungsaufwände vermiesen lassen. Denn jede Überarbeitungsschleife würde den schönen Entwurf zerstören. - Tipp 7
Schränken Sie die Zugriffsrechte auf neue Tools möglichst stark ein. Ganz wichtig: Wenn Sie im Rahmen der Organisationsentwicklung neue Werkzeuge (zum Beispiel ein IT-System) einführen, achten Sie darauf, dass niemand außer den Konzeptionierern in der Lage ist, die Werkzeuge anzupassen. - Tipp 8
Lassen Sie die Betroffenen beim Umsetzen des Konzepts alleine. In diesem Punkt gilt das Motto: Die Leute werden sich schon umgewöhnen. Durch die Unterstützung während der Umsetzungsphase könnte wiederum das sorgfältig ausgearbeitete Konzept verwässert werden. Das ist unbedingt zu vermeiden. - Tipp 9
Vermeiden Sie persönlichen Kontakt zwischen den Beteiligten. Stellen Sie sich vor, was Sie hier an Reisekosten einsparen können. Diskussionen können auch per E-Mail geführt werden. Das spart richtig Geld. - Tipp 10
Betrachten Sie jegliches Feedback als persönliche Kritik. Wenn jemand mit einem Feedback zu Ihnen kommt, will er damit eigentlich sagen, dass Sie Ihre Arbeit nicht richtig gemacht haben. Das wirkt sich schlecht auf Ihr Selbstwertgefühl aus.
Nicht jedes Projekt kann gerettet werden. Je eher man sich das eingesteht, desto besser: "Ein Projektleiter muss sich die Frage stellen, ob das Vorhaben noch Sinn macht oder ob es man es in Teilen oder ganz aufgeben sollte", sagt Ramscheidt. "Er sollte aber auf jeden Fall Ruhe bewahren." Hat sich der Projektleiter eingestanden, dass das Projekt im Argen ist, muss er sich vor Augen führen: "Wie ist die Situation jetzt und welche Handlungsalternativen habe ich? Kann ich vielleicht noch Teilziele erreichen oder etwa eine Software nur mit einem Teil der geplanten Funktionen live gehen lassen?", sagt Ramscheidt. So hat sich die Investition wenigstens ein wenig gelohnt.
Eines muss klar sein: "Schuldzuweisungen führen zu keinen Lösungen." Vielmehr sollte sich der Projektleiter darauf konzentrieren, welcher Mitarbeiter im Team welche Ressourcen braucht, um seinen Teil noch zu schaffen. Wenn es doch nicht zu retten ist, rät Ramscheidt: "Rechtzeitig den Mut aufbringen zuzugeben, dass es gescheitert ist: Das ist eine der Aufgaben des Projektleiters."
- Spielregeln für das Projekt-Team
Diese Spielregeln sorgen für eine offene Kommunikation und bieten auch im Konfliktfall eine Orientierung. - Tipp 2
Eine offene Kommunikation einhalten. - Tipp 3
Eine konstruktive Zusammenarbeit umsetzen. - Tipp 4
Zu Problemen grundsätzlich Lösungsvorschläge anbieten. - Tipp 6
Keine Arbeitspakete ohne Termin und Verantwortlichen definieren. - Tipp 7
Delegieren von Arbeitspaketen vermeiden. - Tipp 8
Lieber miteinander reden anstatt E-Mail-Ping-Pong zu spielen. - Tipp 9
Keine politischen Spielchen treiben. - Tipp 11
Dynamik entwickeln und auf das gesamte Projektteam sowie alle Anwender übertragen.