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Viele Veröffentlichungen beschäftigen sich mit den Grundlagen von Robotic Process Automation (der sogenannten "RPA-Technologie") und erläutern deren Funktionsweise und Nutzenpotenziale. Einige wenige beschäftigen sich mit den Risiken, die der Einsatz von RPA mit sich bringen kann, wie beispielsweise eine Vernachlässigung dringend erforderlicher (Prozess-) Anpassungen in den Kernanwendungen. Aber nahezu nirgendwo lassen sich konkrete Hinweise und Empfehlungen zur Schaffung adäquater Rahmenbedingungen für eine nachhaltige Nutzung der Technologie im Linienbetrieb finden.
RPA-Governance - unternehmensweite Rahmenbedingungen für RPA
Solche Rahmenbedingungen können gesamtheitlich als RPA-Governance bezeichnet werden. Diese definiert unter anderem die strategischen Leitlinien für den Einsatz von RPA, schafft Vorgaben für Fachkonzeptionen und Organisationsanweisungen und sichert ein nachhaltiges RPA-Wissensmanagement. Einer der relevantesten Bestandteile der RPA-Governance ist außerdem die Schaffung einer Organisationseinheit, die sich um Betrieb und Weiterentwicklung der RPA-Technologie im eigenen Unternehmen kümmert: Die RPA-Unit.
Beschäftigt sich ein Unternehmen erstmals mit der Nutzung von RPA, erfolgen erste Implementierungen im Regelfall in (Pilot-) Projekten. Wie die Erfahrung aus vielen Praxisfällen zeigt, gehen Verantwortung für Betrieb und Umsetzung zusätzlicher Automatisierungen im Anschluss nicht immer in die Linie über - oft bleiben die RPA-Projekte in ihrer Projektstruktur über Jahre bestehen.
Etablierung der RPA-Unit als Kernaufgabe der RPA-Governance
Dieser Übergang in die Linie sollte jedoch schon in einem frühen Stadium der RPA-Nutzung angestrebt werden. Idealerweise gleich nach Abschluss eines (positiv verlaufenen) Pilotprojekts und der Entscheidung, RPA langfristig und umfassend im Unternehmen nutzen zu wollen. Denn dieser Übergang…
schafft klare Verantwortlichkeiten;
sichert Ressourcen, die insbesondere für den RPA-Betrieb (also den Produktionsbetrieb) notwendig sind;
transferiert das erforderliche Know-how ins Unternehmen;
vereinheitlicht Vorgehensweisen und Standards;
schafft Akzeptanz, insbesondere in den Fachbereichen, die häufig Nutzer der Technologie sind.
Spätestens im Zeitpunkt der Verantwortungsabgabe durch das Projektteam muss die RPA-Unit als aufnehmende Instanz bestehen, während andere Governance-Bestandteile auch durchaus erst im Anschluss geschaffen werden können. Das Aufsetzen der RPA-Unit zählt deshalb zu den Kernaufgaben der RPA-Governance.
Aufgaben der RPA-Unit: Potenzialhebung und Betriebssicherung
Die Aufgabenbereiche der RPA-Unit lassen sich in zwei Schwerpunkte unterteilen.
Die Hebung neuer Automatisierungspotenziale.
Die Sicherstellung des täglichen RPA-Betriebs.
Der erste Aufgabenbereich beinhaltet unter anderem folgende Themen:
Laufende Prozess-/ Potenzialidentifikation
Prozessaufnahme
Prozessanpassung
RPA-Prozessentwicklung
Testing und Freigaben
Der zweite Aufgabenbereich umfasst beispielsweise:
Sicherstellung des produktiven RPA-Betriebs
Annahme und Umsetzung von Anpassungsbedarfen der RPA-nutzenden Bereiche
RPA-Controlling
Fehler-Handling
Release-Management
Usw.
In einem nächsten Schritt lassen sich diese Aufgaben einzelnen Mitgliedern der RPA-Unit oder aber anderen direkt/ indirekt beteiligten Bereichen zuordnen.