Während wir noch vor wenigen Jahren über das Für und Wider von Home-Office diskutiert haben, lässt sich heute resümieren: Die Arbeit aus der Ferne ist in den meisten Branchen nicht mehr wegzudenken. Hybride Modelle, in denen Mitarbeiter regelmäßig zwischen der Arbeit im Büro und dem Home- respektive Mobile-Office wechseln, sind dabei sicherlich die Regel - doch es gibt auch Unternehmen, die gleich ganz auf feste Räumlichkeiten verzichten und einen "Remote-first"-Ansatz verfolgen.

Wie aber lässt sich dafür Sorge tragen, dass die Unternehmenskultur auch die räumliche Trennung überlebt? Mit dieser Frage beschäftigte sich die Expertenrunde beim COMPUTERWOCHE-Roundtable zum Thema "Hybrid Work & Collaboration".

Soziale Elemente müssen neu erlernt werden

In einem sind sich die Experten einig: Hybrid Work ist gekommen, um zu bleiben. Arbeitnehmer bestehen zunehmend auf die Flexibilität, die ihnen die freie Wahl des Arbeitsplatzes bietet. Das zeigt Wirkung: Knapp 74 Prozent der Unternehmen bieten mittlerweile Remote-Arbeitsplätze an, wie die COMPUTERWOCHE-Studie "Hybrid Work 2022" zeigt. Besonders Unternehmen in Branchen, in denen es an Fachkräften mangelt, spüren diese Entwicklung besonders drastisch. "Von unseren letzten 15 Neuanstellungen haben beinahe alle ihren letzten Arbeitgeber aufgrund mangelnder Flexibilität verlassen", beschreibt Ivan Cossu, Mitgründer und CEO von deskbird, die Situation auf dem Arbeitsmarkt.

Viele Unternehmen haben diese Entwicklung bereits für sich angenommen und die strukturellen Voraussetzungen für die langfristige Arbeit in Hybrid-Work-Modellen geschaffen. Die zahlreichen Wachstumsschmerzen hinsichtlich der Organisation und der Steuerung der Teams, die man in den vergangenen Jahren beobachten konnte, haben die meisten Unternehmen weitestgehend hinter sich gelassen. Das bestätigt auch Mark Oliver Schuller, Vice President von CGI, sieht jedoch eine andere Herausforderung auf Unternehmen zukommen: "Die wichtigere Frage ist oftmals, wie sich Kultur vermitteln lässt, wenn das gemeinsame Mittagsessen oder die Gespräche in der Kaffeeküche fehlen."

Zustimmung erhält er von Frank Roidl, Account Director / Senior Service & Contract Manager bei Getronics: "In dieser Form der Zusammenarbeit müssen soziale Elemente erst neu erlernt werden." Dies gelte vor allem dann, wenn Mitarbeiter teilweise vor Ort arbeiten und zum Teil von woanders. Viel des "Flurfunks", der Kollegen im Büro verbinde, gehe für Teammitglieder im Home-Office verloren. Diese kurzen Interaktionen wirkten sich jedoch erheblich auf die Kultur von Unternehmen aus.

Kommunikation nicht nur geschäftlich denken

Wer von Kultur spricht, meint in der Regel das Zwischenmenschliche, den Austausch. Ein wichtiges Element ist und bleibt also das Meeting - schließlich geht es dabei per Definition um die Interaktion miteinander. Hier gilt es, möglichst alle Beteiligten unabhängig vom Arbeitsort vollumfänglich zu integrieren. Besonders Meeting-Leiter stehen dabei in der Verantwortung und sollten aktiv auf Teilnehmende zugehen. "Im besten Fall werden die Remote-Teilnehmer sofort eingeweiht, wenn etwas im Büro passiert oder wenn Kollegen vor Ort über etwas lachen", empfiehlt Tobias Häckermann, Mitgründer und CEO von Sherpany. Auch die bewusste Integration von persönlichen Elementen in Meetings, in denen Teilnehmer beispielsweise gefragt werden, wie es ihnen geht, können Brücken zwischen Büro und Home-Office schlagen.

Dabei stellt sich die Frage, wie sich die sozialen Signale, die Teams vor Ort wie selbstverständlich untereinander austauschen, für die Abstimmung aus der Ferne übersetzen lassen. Dazu müssen sie zunächst verstehen, welche solcher Signale es überhaupt gebe, meint Thomas Muschalla, Vice President Sales von NFON. Sehr viel Kommunikation fände unbewusst statt. "Wenn ich die Remote-Kollegen ins Boot holen will, muss ich mir solche Botschaften erst einmal bewusst machen," sagt Muschalla. Dann könne man Wege finden, alle Teammitglieder unabhängig vom Arbeitsort kommunikativ einzubinden.

Doch wie lassen sich ein kurzes "High-Five" für einen erfolgreichen Vertriebsabschluss oder der Smalltalk an der Kaffeemaschine in Hybrid-Teams abbilden? Hier kann Technologie unterstützen: "Unternehmen können beispielsweise Bots in ihren Chat-Lösungen einrichten, die automatisch bei bestimmten Erfolgserlebnissen Nachrichten an das gesamte Team versenden", schlägt Jens Wöhrle, Mitgründer von Onyo vor. Er rät auch dazu, die Kommunikation mit Remote-Kollegen nicht nur im geschäftlichen Sinne zu denken. Man könne schließlich Mitarbeiter im Home-Office auch abseits von Meetings einmal per Kopfhörer zuschalten, damit private Gespräche wie auch vor Ort möglich werden.

Wer also eine einheitliche Unternehmenskultur auch in räumlich getrennten Teams erhalten wolle, sollte darauf achten, alle Beteiligten gleichermaßen zu integrieren. Das bedeutet zuweilen auch, eine gewisse Überkommunikation in Kauf zu nehmen: "In Chat-Verläufen allein gehen Informationen schnell verloren. Deshalb müssen wir alles über sehr viele verschiedene Kanäle kommunizieren, um jeden zu erreichen", erklärt Peer Stemmler, Prokurist und Head of CEE von Zoom. Das sollten sich Unternehmen klar machen.

Tool-Stacks möglichst schmal halten

Überhaupt geht es bei der Debatte um die Unternehmenskultur im Hybrid-Work-Zeitalter darum, sich der Probleme bewusst zu werden und diese ebenso bewusst anzugehen. Das betrifft auch die Wahl der Tools und der technischen Ausstattung. Dabei können Nutzer-Personas helfen zu verstehen, welche Services aus dem Portfolio an IT-Services für welche Anwendergruppe wirklich relevant sind. "Das Ziel sollte sein, so wenige Lösungen wie möglich richtig und effizient zu integrieren", erklärt dazu Philipp Eickhoff, Head of DWP PPSO von Atos.

Es gilt also, wie so oft: weniger ist mehr - schon alleine, um die Beschäftigten nicht mit einem Potpourri aus Tools zu überfordern. Umso wichtiger, dass Führungskräfte Klarheit schaffen und ihre Teams dort abholen, wo sie stehen. "Die Einführung neuer Tools ist kein Selbstläufer", gibt Roman Lauffenburger, Senior Business Consultant Modern Work von UMB, zu bedenken. Auch ältere Mitarbeitende, für die hybrides Arbeiten noch besonders neu sei, müssten sich in der IT-Landschaft zurechtfinden. Zu viele verschiedene Tools seien da kontraproduktiv.

Neue Chancen in der neuen Realität

Im Kontext von Hybrid Work steht und fällt die Unternehmenskultur somit mit der erfolgreichen Integration der Beschäftigten. Die räumliche Trennung der Teams erscheint manchen vielleicht zunächst wie eine große Hürde, die es zu überwinden gilt. Doch es gibt auch andere Erfahrungen: "Über unsere virtuellen Kaffee-Sessions habe ich im letzten Jahr mit fast 50 verschiedenen Leuten aus unserem Unternehmen geplaudert", berichtet deskbird-Mann Ivan Cossu. "Ich kann mich nicht erinnern, mich jemals im Büro mit so viel verschiedenen Menschen ausgetauscht zu haben." Und so bietet die neue Realität vielleicht auch Chancen, welche es in dieser Form zuvor nicht gab.

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