Welche rechtlichen Rahmenbedingungen sind zu beachten?
Die in dem dargestellten Zusammenhang zu prüfenden Normen sind im Wesentlichen die §§ 4, 7 UWG (UWG steht für "Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb"; insofern sei auch auf unseren Beitrag unter verwiesen) sowie die einschlägigen Normen aus dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), insbesondere § 4 Abs. 1 BDSG.
E-Mail Versand: Einwilligung erforderlich
Gemäß § 4 Abs. 1 BDSG muss für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten immer eine gesetzliche Gestattung oder eine durch den Betroffenen erteilte Einwilligung vorliegen. E-Mail Adressen sind, da sie Bezug zu einer bestimmten oder bestimmbaren Person aufweisen (§ 3 Abs. 1 BDSG) als personenbezogene Daten nach dem BDSG zu verstehen. Daher muss darauf geachtet werden, dass E-Mail Newsletter nur an solche Empfänger versendet werden, die zuvor ihre Einwilligung hierzu erteilt haben. Eine bestehende Geschäftsbeziehung allein oder ein vermutetes Interesse des (gewerblichen) Empfängers am Erhalt des Newsletters genügt nicht.
Weitere Verarbeitung in der Software: von der Einwilligung gedeckt?
Zudem muss beachtet werden, dass aufgrund der strengen Zweckbindung der Einwilligung nach dem deutschen Recht jeder einzelne Schritt der Datenverarbeitung von der Einwilligungserklärung gedeckt sein muss. Selbst im Fall der Absicherung des reinen Newsletter-Versandes durch eine datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung kann daher die Verwendung der E-Mail-Adresse in Bezug auf andere mögliche Marketingfunktionen einer E-Mail-Marketing-Software unzulässig sein.
Von enormer Wichtigkeit: die Protokollierung elektronischer Einwilligungserklärungen
Enorme Wichtigkeit hat auch das Erfordernis der Protokollierung elektronisch erteilter Einwilligungserklärungen (§ 28 Abs. 3a BDSG). Danach müssen derartige Einwilligungen protokolliert und in einer Weise gespeichert werden, dass der Betroffene deren Inhalt jederzeit abrufen und die Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen kann. Dies kann durch ein automatisches Verarbeitungsverfahren in der E-Mail-Marketing-Software organisiert werden, was sich aus datenschutzrechtlicher Sicht als Vorteil erweist. Denn eine nicht nachweisbare Einwilligung des Betroffenen wird vom Gesetz letztlich als nicht vorhandene Einwilligung eingestuft. Damit drohen die in § 43 BDSG angedrohten ordnungsrechtlichen Konsequenzen beim Newsletter-Versand ohne zugehörige (protokollierte) Einwilligung.