Die DuMont Mediengruppe gehört mit ihrer mehr als vierhundertjährigen Geschichte zu den traditionsreichsten Unternehmen in Deutschland. Zugleich hat es sich als eines der innovationsfreudigsten in seiner Branche erwiesen - bis heute: Mit seinen drei Geschäftsfeldern (Regionale Medien, Wirtschaftsinformationen und Marketing-Technologien) gilt der Verlag als führend in der effektiven Verteilung von maßgeschneiderten Informationen an relevante Zielgruppen.

Da ist es selbstverständlich, dass das Unternehmen ein großes Interesse daran hat, sein Engagement für technologische Innovation bei der Bereitstellung von Inhalten auch intern widerzuspiegeln. "In unserem Bestreben, Kunden über neue digitale Geschäftsmodelle mit Inhalten zu versorgen, ist es wichtig, auch unseren Mitarbeitern auf demselben Weg relevante Inhalte zur Verfügung zu stellen", erklärt Jörg Bartke, Chief Architect bei DuMont.

Dieser Absicht stand allerdings bis vor kurzem das betagte Intranet des Verlags im Weg, das mit zahlreichen technischen Einschränkungen belegt war. So war der Zugang zum Intranet nur im eigenen Firmennetz über Browser möglich und damit für viele DuMont-Mitarbeiter schwer zugänglich. Auch war es mit seinem Informationsangebot alles andere als komplett - um bestimmte Informationen oder Support zu finden, mussten die Angestellten oftmals mehrere Quellen durchsuchen. Diese Medienbrüche führten dazu, dass einige Mitarbeiter nicht vollständig über interne Entwicklungen informiert werden konnten.

Insbesondere die Sperrigkeit der Altsysteme machte es schwierig, deren Daten und Funktionen mit moderneren Systemen zu kombinieren. So konnten einige vielfach gewünschte Features kaum mit einem akzeptablen Aufwand implementiert werden. Dazu gehörte vor allem die Verfügbarkeit des Intranets in einem Smartphone-gerechten Format, sodass DuMont-Angestellte beispielsweise per Push-Benachrichtigung über wichtige Unternehmensnachrichten informiert. Diese Situation stand der digitalen Transformation des Verlags insgesamt im Weg.

Immer auf dem neuesten Stand

Zu Beginn der Pandemie, als die Mitarbeiter zeitweise von zu Hause aus arbeiten mussten, machten sich die Nachteile des eingeschränkten Fernzugriffs mit Nachdruck bemerkbar. Der Zugang zu internen Kommunikationskanälen war auf das Unternehmensnetzwerk beschränkt. Viele Mitarbeiter hatten kein VPN zur Verfügung und damit auch keinen Zugriff auf die zentrale Informationsplattform des Verlags - also waren sie ausgerechnet während dieser kritischen Zeit nicht so gut informiert wie sonst.

Dieses Problem wurde inzwischen durch den Einsatz der Now Platform von ServiceNow gelöst. Der Verlag konnte das neue zentrale Informationsportal "Insights" bereitstellen, das zugleich eine Anlaufstelle für personalbezogene digitale Dienste ist. Über seine effiziente Benutzeroberfläche bietet das Portal den 2.600 DuMont-Angestellten an 30 Standorten ein modernes digitales Erlebnis. Sie können nun von jedem Gerät aus und rund um die Uhr Informationen finden und interne Dienstleistungen wahrnehmen.

Wie von einem namhaften Verlag wie DuMont nicht anders zu erwarten, sind die Inhalte des Portals meisterhaft strukturiert und bereitgestellt. Die Navigation liefert eine Übersicht über die verschiedenen inhaltlichen Kategorien. Die Volltextsuche deckt die gesamte Inhaltsbasis ab, optional sind die gefundenen Inhalte auch in einer chronologisch geordneten Anzeige darstellbar. Über die Suchfunktion sind auch Links zu Mitarbeiterservices zu finden. "Es ist nicht einfach nur eine Nachrichten-App. Man kann auch Service-Anfragen stellen, einen Vorfall öffnen, Knowledge-Base-Artikel lesen und sehen, welche Geräte man zur Verfügung hat", sagt Jörg Bartke.

Der Anfang einer langen Reise

Die App Engine von ServiceNow ermöglichte zudem die Entwicklung und Bereitstellung einer mobilen App für Insights, die Mitarbeitern kuratierte Unternehmensnachrichten zur Verfügung stellt - mit der Möglichkeit, einzelne Mitarbeitergruppen gezielt anzusprechen. Sie dient auch als Forum, in dem die Zusammenarbeit gedeihen kann. Vor allem diese Features haben sich als wichtig für die Mitarbeiterbindung erwiesen, denn sie fördern ein gemeinsames Verständnis für das, was intern geschieht und was für das Unternehmen wichtig ist.

Das Portal wird zentral verwaltet. Zwei zentrale Skriptbibliotheken hosten die Berechtigungsdaten für die einzelnen Benutzerkonten. Das Portal bietet IT-Support über ein selbstgesteuertes Lösungsmanagement und entlastet die IT-Mitarbeiter bei weniger repetitiven, höherwertigen Aufgaben. Die Erstellung von Unternehmensnachrichten wurde standardisiert und vereinfacht und damit einer größeren Anzahl von Autoren mit weniger technischem Wissen zugänglich gemacht. Auf Virtual Agent basierende Chatbots bieten robuste, immer verfügbare IT-Dienste, um die IT-Mitarbeiter von der Bearbeitung von Tickets zu entlasten.

Diese neue Art der nahtlosen Bereitstellung von Inhalten fängt inzwischen auch die Aufmerksamkeit der Kunden ein. "Das war unser Werbemittel, um zu zeigen, wie wir Informationen und Wissen zu jeden Kunden bringen können", sagt Jörg Bartke. Er selbst sieht Insights als ein erstes Projekt auf dem Weg zur Digitalisierung. "Die Arbeit mit ServiceNow ist eine Reise. Mit unserer Nachrichten-App konnten wir zeigen, wie leistungsfähig wir bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen sein können. Jetzt weiß intern jeder, was wir mit ServiceNow für ihn tun können und wir haben die Aufmerksamkeit unserer Stakeholder. Damit haben wir die Chance, in Zukunft mehr mit ServiceNow aufzubauen."

Portale für die eigene Belegschaft können weitaus mehr leisten, als Informationen für die eigenen Mitarbeiter bereitzuhalten. Wie Bayer seine Global Business Services aufsetzt und was der Konzern damit vorhat, lesen Sie hier.