Dokumentenmappen nutzen
Dokumentenmappen sind eine neue Funktion seit SharePoint Server 2010 und stellen eine Sammlung von Inhaltstypen dar. Eine Mappe ist mit mehreren Dokumenten verknüpft. Über eine Dokumentenmappe lassen sich zusammenhängende Dokumente zusammenfassen, zum Beispiel für Angebote oder Projektdokumente.
Alle Versionen einer Mappe lassen sich zusammen verwalten. Anwender können Dokumentenmappen auch als ZIP-Datei vom Server herunterladen. Dokumentenmappen lassen sich wie normale Dokumente in Workflows einbinden. Auch die Metadaten bilden in den Dokumenten der Dokumentenmappe eine gemeinsame Basis.
Sie müssen den Inhaltstyp Dokumentenmappe zu einer Bibliothek hinzufügen, damit Benutzer neue Dokumentmappen erstellen können. Die Erstellung steht über Neues Dokument zur Verfügung. Damit Sie Dokumentenmappen nutzen können, müssen Sie dieses Feature zunächst für eine Website-Sammlung aktivieren. Dazu öffnen Sie die Dokumentenbibliothek, wechseln zur Registerkarte Bibliothek und klicken auf Bibliothekeinstellungen. Klicken Sie als Nächstes auf Erweiterte Einstellungen.
- SharePoint 2013
Dokumentenmappen fügen Sie als Inhaltstyp einer Bibliothek hinzu. - SharePoint 2013
Neue Dokumentenmappen erstellen Sie in Office 365 über die Registerkarten Dateien.
Im neuen Fenster müssen Sie zunächst bei der Option Verwaltung von Inhaltstypen zulassen die Auswahl auf Ja setzen. Klicken Sie anschließend auf OK. Wechseln Sie als Nächstes wieder auf das Hauptfenster der Bibliothekeinstellungen. Im unteren Bereich sehen Sie die Inhaltstypen, die in der Bibliothek zur Verfügung stehen. In der Standardeinstellung dürfen Sie nur Dokumente erstellen. Da Dokumentenmappen ein eigener Inhaltstyp ist, müssen Sie diesen erst hinzufügen. Klicken Sie dazu auf den Link Aus vorhandenen Websiteinhaltstypen hinzufügen.
Im neuen Fenster können Sie jetzt neue Inhaltstypen der Bibliothek hinzufügen. Um Dokumentenmappen zu erstellen, wählen Sie im linken Fenster den Eintrag Dokumentenmappe aus und klicken auf Hinzufügen. Anschließend bestätigen Sie die Konfiguration mit OK.
Anschließend sehen Sie den neuen Inhaltstyp. Wichtig ist, dass die Option Auf neuer Schaltfläche sichtbar aktiviert ist. Erst dann können Anwender über die Dokumentenbibliothek neue Dokumentenmappen erstellen. Klicken jetzt Anwender in der Bibliothek auf der Registerkarte Datei im Menüband auf Neues Dokument, steht auch die Auswahl Dokumentenmappe zur Verfügung.