Dokument öffnen und vorbereiten
Auf diese Weise müssen Sie das Dokument nicht jedes Mal komplett neu erstellen, wenn Sie es benötigen. Als Ausgangspunkt können Sie außer einer bereits angelegten zum Beispiel auch eine heruntergeladene Datei nutzen.
Ein solches Dokument, etwa eine Rechnung, öffnen Sie nun in Word. Dann entfernen Sie alle variablen Bestandteile. Dazu gehören neben dem Datum etwa die Rechnungsnummer oder der Empfänger samt aller Kontaktdaten wie Telefon, Fax und E-Mail-Adresse. Diese ersetzten Sie jetzt durch Platzhalter, damit Sie wissen, was dort stehen soll.
Übrig bleibt anschließend das Grundgerüst mit allen festen Elementen. Das sind beispielsweise die Angabe, dass es sich um eine Rechnung handelt, Name und Anschrift Ihres Unternehmens, dessen Logo sowie die Zahlungsbedingungen.
Speichern als Vorlage
Damit Word das Ganze als Vorlage behandelt - und Sie nicht versehentlich Ihr Originaldokument überschreiben -, wählen Sie jetzt den Befehl Speichern unter. Wenn das dazugehörige Icon in der Schnellstartleiste abgelegt ist, klicken Sie darauf. Es stellt stilisiert eine Diskette mit einem Stift dar. Sie können aber auch einfach die F12-Taste drücken. Dadurch gelangen Sie schneller zum Ziel, als wenn Sie erst über den Datei-Tab zur Backstage-Ansicht wechseln und dort auf Speichern unter klicken.
In der Dialogbox, die angezeigt wird, vergeben Sie nun im Feld Dateiname einen Namen für Ihre Vorlage. Dann öffnen Sie das Dropdown-Menü neben dem Dateityp und wählen aus der Liste den Eintrag Word-Vorlage (*.dotx). Für den Fall, dass Makros enthalten sind, selektieren Sie stattdessen Word-Vorlage mit Makros (*.dotm).
Word wechselt daraufhin automatisch zu dem Ordner, den Sie für benutzerdefinierte Office-Vorlagen festgelegt haben. Passt alles, klicken Sie abschließend auf den Speichern-Button.
Wenn Sie später über Datei / Neu oder direkt im Startbildschirm von Word ein neues Dokument anlegen, können Sie im persönlichen Bereich Ihre Vorlage auswählen.
Produkte: Der Trick funktioniert mit allen aktuellen Versionen von Microsoft Word für Windows. In anderen Umgebungen kann die Vorgehensweise abweichen.