Den Agent Provocateur gab Axel Oppermann, IT-Analyst bei Avispador. Die meisten Unternehmen seien zu träge, um bei der Einrichtung digitaler Arbeitsplätze wirklich voranzukommen. Erst jedes fünfte Unternehmen in Deutschland habe das Thema Umfragen zufolge systematisch aufgegriffen. Die meisten verstrickten sich in kleineren Konzepten, anstatt einen Befreiungsschlag zu wagen. Dabei sei vielen Geschäftsführungen bewusst, dass die Zeit des Ausprobierens zu Ende gehe und weiteres Zögern Wildwuchs und Schatten-IT fördere.

Unternehmen müssen laut Oppermann schnellstens Sorge tragen, dass ihre Mitarbeiter über verschiedenste Kanäle und Medien hinweg digital zusammenarbeiten können. "Wenn ich nie anfange, werde ich auch nie ein zufriedenstellendes Ergebnis erreichen." Wer sich dieser Herausforderung nicht stelle, riskiere die Wettbewerbsfähigkeit seines Unternehmens, warnte Oppermann. Eine Fülle an Funktionen bleibe den Mitarbeitern dann verwehrt - von Benachrichtigungsdiensten über Archivierung bis hin zu intelligenter Kalenderführung. Unternehmen müssten jetzt anfangen, denn es sei nicht einfach und brauche Zeit, konventionelle Geschäftsprozesse, Kulturen und Hierarchien mit einem digitalen Arbeitsplatzkonzept zu vereinbaren. Hier müssten Organisationen eine Lernkurve durchlaufen, und sie bräuchten dafür ein Change Management.

Sind die Unternehmen zu träge?

Annette Rust, Digital Strategist bei der Accenture-Tochter Avanade Deutschland GmbH, gab Oppermann Recht. "Es geht um die Wettbewerbsfähigkeit - weit mehr als um andere Themen", mahnte die Managerin des Beratungshauses, das auf die Microsoft-Produktwelt spezialisiert ist. Der Digital Workplace sei Dreh- und Angelpunkt jeder Digitalisierungsstrategie. Rust mahnte an, dass sich die IT-Abteilungen in den Unternehmen mit den Rollen der Beschäftigten in den Fachbereichen beschäftigen und deren Business-Arbeitsplätze optimal und nach den neuesten Erkenntnissen in Sachen Kommunikation und Collaboration einrichten müssten.

Als Beispiel nannte sie die Rolle des "Underwriters" in einer Versicherung, dessen Aufgabe es ist, Risiken möglichst exakt einzuschätzen. Diese Position benötige heute mehr als je zuvor eine Vielfalt interner und externer Datenquellen im Zugriff. Neu daran ist, dass es diese Informationsquellen in Hülle und Fülle gibt: intern beispielsweise durch Analytics- und Recherchetools, extern durch Web-basierte Dienste, die etwa Wetter-, Verkehrs-, Umwelt- oder statistischen Daten zur Verfügung stellen.

Kontroverse zum Thema "Rollen"

Rust nannte das "fortlaufende Change-Management" als entscheidenden Erfolgsfaktor für das Gelingen eines Digital-Workplace-Konzepts. Bevor man über Tools spreche, gelte es erst einmal, die Prozesse intelligent einzurichten. Unified-Communications-Lösungen seien wichtig, aber vorher müsse die Definition rollenbasierter Arbeitsplätze im Mittelpunkt stehen. Unternehmen sollten ihre Digitalstrategie langfristig auslegen, "das große Bild muss stimmen", sagte die Avanade-Managerin. Sind die Anforderungen an die Arbeitsplätze einmal erfasst, gelte es, ein intuitives User Interface zu schaffen, das den Anwender individuell bedient und ihm Zugang zu den benötigten Informationen bietet. Dabei müsse man natürlich aufpassen, dass die Releasefähigkeit der eingesetzten Software gewahrt bleibe.

Nicht alle Diskutanten wollten der Avanade-Managerin in ihren Vorstellungen bezüglich Langfristigkeit der Projekte und individuellem Zuschnitt der User Interfaces folgen. Analyst Oppermann sagte, Unternehmen hätten nicht mehr die Zeit, um bei IT-Projekten in Zyklen von drei Jahren zu rechnen - diese Zahl hatte Rust ins Spiel gebracht -, da die komplette digitale Umgestaltung der Arbeitswelt Zeit brauche und viel Geld koste. Oppermann sprach von "brutalen", "gravierenden" Veränderungen durch die Digitalisierung, bei denen Unternehmen keine Zeit verlieren dürften. Wichtig sei es, dass sich die Mitarbeiter künftig selbst bedienen und ihre Services bequem aus Marktplätzen heraus zusammenstellen könnten.

"Ich glaube nicht, dass ‚Rollen‘ die Zukunft sind", sagte der Analyst. "Wir brauchen Werkzeugkästen für Anwender, die gemeinsam mit ihren Teams bestimmte Ziele erreichen wollen." Digitalisierung heiße auch, dass man das Gros der Mitarbeiter in die Lage versetzen müsse, selbst zu wählen, was sie an digitalen Arbeitsmitteln nutzen wollten.

Auch die Fabrik wird zum digitalen Arbeitsplatz

Den Begriff des digitalen Arbeitplatzes auf rollenbasierte User Interfaces oder UCC-Tools zu beschränken, hält auch Tolga Erdogan, Director Solutions & Consulting bei Dimension Data, für zu kurz gegriffen. Nachdem das Thema Unified Communications weitgehend abgeschlossen sei, gehe es für Unternehmen nun darum, "digitale Arbeitswelten" zu gestalten, in denen sich diese Menschen entfalten und höchstmögliche Produktivität erreichen könnten. Als Beispiel nannte Erdogan das intelligente Gebäude, das sich - ausgestattet mit Sensorik und Beacons - schon beim Zutritt der Mitarbeiter auf deren Aufgaben und Anforderungen einstelle. Die Arbeitsumgebung passt sich den Bedürfnissen der Beschäftigten an - so die Vision Erdogans.

In Zeiten von Internet of Things und Industrie 4.0 betreffe der Digital Workplace auch die sogenannten Blue-Colour-Jobs, erinnerte der Dimension-Data-Manager. Positionen in Fabriken und Lagern etwa könnten mit Hilfe von Virtual Reality und Augmented Reality digitalisiert werden, Aufgaben ließen sich so vereinfachen und Prozesse besser abbilden.

Alte Zöpfe abschneiden

Einigkeit bestand in der Runde darin, dass der Digital Workplace ein Einschnitt sei und alte Zöpfe abgeschnitten werden müssten. Bevor es losgehe, müssten die Geschäftsprozesse in Ordnung gebracht werden. "Man sollte nicht einen schlechten Prozess in guten neuen Tools abbilden", warnte Analyst Oppermann." Zu oft werde an nicht mehr zeitgemäßen, individualisierten Lösungen festgehalten, weil Arbeitsplätze dran hingen und Mitarbeiter sich retten wollten. Auf dem falschen Weg seien auch Firmen mit riesigen Intranet-Projekten: Dort werde oft so viel investiert, dass die Unternehmen um jeden Preis daran festhielten, obwohl die abgebildeten Prozesse mitunter inflexibel und von der Realität eingeholt seien. Neue digitale Abläufe könnten unter solchen Umständen nur zeitverzögert oder gar nicht berücksichtigt werden.

Doch es gibt auch das andere Extrem: Unternehmen investieren bereitwillig in Cloud-Lösungen, weil sie sich dem Druck der Fachbereiche beugen, und die IT verliert die Fäden aus den Händen. "Es fehlt dann oft an Konzepten für Datenkontrolle, Security oder Compliance", beobachtet Marc Hoffer, Vertriebschef bei der Avepoint Deutschland GmbH in München, die sich mit der Einführung von Microsoft Office und Sharepoint beschäftigt. Würden Systeme an die Business-Seite verkauft, bekomme man häufig Probleme im Backend. Vorhandene Prozesse und Systeme, die sich nicht immer einfach ausmustern oder abschalten ließen, vertrügen sich nicht mit der neuen Welt.

Datev verlässt sich auf die Intelligenz der Kunden

Gelassen angesichts der teils kontroversen Diskussionen zeigte sich Matthias Sommermann, bei der Datev für Cloud-Lösungen verantwortlich. Er gab zu bedenken, dass gerade Mittelständler ihre Kaufentscheidungen nüchtern kalkulierten und sich nicht drängen ließen. Gegen Buzzwords seien sie relativ immun. "Die Betriebe schauen sich ihre Prozesse an und überlegen, wie sie ihre Arbeitsplätze effizienter gestalten können", so der Datev-Mann.

"Wenn Sie sehen, dass es sich rechnet, investieren sie auch." Und investiert werde derzeit vor allem, um den "gigantischen Verwaltungsaufwand" in den Griff zu bekommen, den kleine und mittlere Betriebe heute auf Druck der Behörden leisten müssten. Deshalb seien inzwischen mehr als 25.000 Unternehmen in eine digitale Zusammenarbeit mit ihren Steuerberatern eingestiegen - in der Datev-Cloud natürlich.

Bei schlechtem Wetter - kein Biergarten-Umsatz

Wie so etwas funktioniert zeigte der ebenfalls anwesende Steuerberater Stefan Fichtl, Geschäftsführer der SFS Steuerberatungsgesellschaft mbH in Dachau. Fichtl hat seine 2005 gegründete Gesellschaft von Beginn an digital ausgerichtet, um, wie er sagt, "in einem gesättigten Markt wettbewerbsfähig sein zu können". Für den Beleg-, Daten- und Dokumentenaustausch sowie für weitere Aufgaben verwendet er Cloud-basierte Datev-Produkte. Alle 27 Angestellten haben zudem Surface-Tablets von Microsoft - die schon nach zwei Jahren ausgetauscht werden.

Fichtl betonte, dass die Arbeitsweise der Steuerberater zunehmend datenbasiert verlaufe. Als Beispiel nannte er Kollegen, die Wetterdaten abfragten, um herauszufinden, ob die Umsatzangaben eines Biergarten-Betreibers zu einem bestimmten Zeitpunkt realistisch seien. "Wir müssen das können, die Betriebsprüfer können es schließlich auch", so der Steuerberater. Fichtl machte unmissverständlich klar, dass in seinem Unternehmen nur Mitarbeiter eine Chance haben, die den Weg in die digitale Zukunft entschlossen mitgehen.