Wohin mit empfangenen Karten?
Die Visitenkarte seines Gegenübers sollte man genauso respektvoll behandeln, wie die Person selbst. Nach dem man die Karte entgegengenommen hat, sollte man diese genau studieren. Der Herr, der sich gerade bei Ihnen mit "Klaus Meier" vorgestellt hat, könnte schließlich "Dr. Klaus Meier" heißen. Denn die Inhaber akademischer Titel nennen ihren Titel bei der Vorstellung nicht mit. Gleiches gilt bei Adelstiteln.
Ein direktes Wegstecken der Karte ist unhöflich und könnte als "du interessierst mich nicht und bist für mich unbedeutend" interpretiert werden. Die erhaltenen Karten legt man vor sich auf den Tisch, so dass man diese gut im Blickfeld hat (was auch gleichzeitig dabei hilft den Namen des Gesprächspartners vor Augen zu haben), aber bitte die Karte später nicht versehentlich liegen lassen, was äußerst unhöflich wäre. Visitenkarten nach dem Meeting sorgfältig zusammen mit den Unterlagen mitnehmen.
- Meetings sind wie Eisberge
Auch wenn es um ein Sachthema (= Spitze des Eisbergs) geht, entscheidet die emotionale Kommunktion über Erfolg und Misserfolg einer Sitzung. Und letztere ist leider nicht sichtbar, ebenso wie der größte Teil des Eisbergs. - 1. Lichten Sie Ihre Agenda ...
... sonst sehen Sie den Wald vor lauter Bäumen nicht. Beschränken Sie sich auf das Wesentliche und halten Sie sich an eine Struktur: Begrüßung und Vorstellung; Themenblock; Zusammenfassung; weiteres Vorgehen. - 2. Bringen Sie alle an einen Tisch ...
... sonst fühlen sich einige übergangen. Bei schwierigen Themen bieten sich Vorgespräche an. - 3. Videokonferenzen ...
... sparen Zeit und Geld. Sie eignen sich für Routine-Meetings. Bei Kick-offs oder Krisengesprächen ist der persönliche Kontakt dagegen ein Muss. - 4. Der Zeitpunkt eines Meetings ...
... ist schon die halbe Miete. Wer ausschweifende Sitzungen vermeiden will, setzt sie vor der Mittagspause oder dann an, wenn der Berufsverkehr schon einsetzt. - 5. Die Einladung ...
...ist die erste Möglichkeit mit den Teilnehmern in Kontakt zu treten. Dabei zeigen schon kleine Gesten grosse Wirkung: kann ein Parkplatz angeboten werden, gibt es gerade örtliche Besonderheiten bei der Anreise zu beachten. - 6. Begrüßen Sie die Teilnehmer ...
... nicht erst im Sitzungsraum, sondern schon am Empfang. - 7. Eine kleine Aufmerksamkeit aus der Teeküche ...
... erfreut besonders die weiter angereisten Teilnehmer der Besprechung. - 8. Flipchart statt Powerpoint
Eine gemeinsam entwickelte Skizze am Flipchart fördert das offene Gesprächsklima und bringt oft mehr als eine vorgefertigte Präsentation, weil sich die Teilnehmer aktiv einbringen können. - 9. Erfahrene Moderatoren ...
... fassen die Ergebnisse am Ende des Besprechungspunktes zusammen und haken noch einmal nach, ob es Einwände gibt. - 10. Nach dem Meeting ist vor dem Meeting
Zu Ergebnissen kommen, ist die eine Sache. Die andere ist aber, die Ergebnisse auch umzusetzen beziehungsweise die Ziele zu verfolgen, und zwar möglichst zeitnah zur Besprechung.
Keine Notizen auf Visitenkarten
Bitte nie auf fremden Karten Notizen machen, solange der Herausgeber noch bei Ihnen ist. Es ist durchaus sinnvoll sich später zu notieren, wo man diese Person getroffen hat oder welches Thema besprochen wurde. Auf die eigene Visitenkarte können Sie persönliche Informationen jederzeit im Beisein des Kartenempfängers handschriftlich nachtragen. Solche Informationen sollten jedoch besonders wertvoll sein und die Karte "aufwerten" hierzu zählen etwa die persönliche Mobilfunknummer oder auch private Anschrift.
Private Visitenkarten
Für den privaten Rahmen sollte man private Visitenkarten haben. Wenn man die geschäftliche Karte nutzt, kann der Gesprächspartner leicht den Eindruck gewinnen, dass man mit der Geschäftskarte Eindruck schinden möchte. Nutzen Sie Visitenkarten schon bei der Anmeldung an der Rezeption. Überreichen Sie dem Empfangsmitarbeiter bei Ihrer Ankunft Ihre Visitenkarte und stellen Sie sich vor. Die Anmeldung bei Ihrem Geschäftspartner wird dadurch reibungslos ablaufen und Sie werden mit dem korrekten Namen und Unternehmen vom Rezeptionsmitarbeiter bei Ihrem Kontakt angekündigt. Die Visitenkarte sollten Sie nach der Anmeldung zurückbekommen.