Verschmelzung von Unified Communications und Social Media
Doch Enterprise-Social-Software ist nur ein Baustein in einer Collaboration-Strategie. Anwender wünschen sich die Einbeziehung konventioneller Kommunikationsmedien wie Sprache, Video und Messaging in ihre Social-Media-Strategie. Das ist nachvollziehbar, beklagen sich doch laut einer Untersuchung von Frost & Sullivan rund 51 Prozent der IT-Leiter über den hohen Aufwand, den das Management von Collaboration-Umgebungen mit Produkten unterschiedlicher Anbieter verursacht.
An die 44 Prozent der Befragten wünschen sich daher hochintegrierte Lösungen, die sich allerdings durchaus aus Produkten diverser Hersteller zusammensetzen können. Offenkundig sehen das einige Anbieter von UCC- und Enterprise-Social-Software-Paketen als Chance. Das gilt vor allem für die nach Angaben der Synergy Research Group führenden Akteure im Bereich Enterprise Collaboration: Microsoft (Lync, Yammer, Sharepoint) und Cisco Systems (WebEx, Jabber). Beide sind derzeit bestrebt, ihre Produktfamilien in den Bereichen UC und Enterprise-Social-Software zu Paketen zusammenzufassen.
Und beide kommen aus unterschiedlichen Richtungen: Cisco ist mit rund 70 Prozent Umsatzanteil der weltweit größte Anbieter von Netzhardware, während Microsoft mit Lync nach Angaben von Brent Kelly, Leiter der Beratungsgesellschaft Kelcor, an die 65 Prozent des Marktes für Instant-Messaging-Software kontrolliert.
- Mit Teamwork Wissen sammeln und sparen
Mit Social-Business-Software und der Integration von Anwendungen können Unternehmen ihre Effizienz und Gewinne steigern. Allerdings nur dann, wenn "Social Collaboration" von den Mitarbeitern akzeptiert wird. Tipps zur Planung und Softwareauswahl finden Sie hier. - Akzeptanz für Teamarbeit schaffen
Bei zahlreichen Unternehmen und ihren Mitarbeitern konnte das Prinzip der Enterprise 2.0 aufgrund der schnelleren und geradlinigeren Kommunikation sowie einer größeren, geteilten Wissensbasis schon hohe Akzeptanz erlangen. Überzeugt hat ferner die kostensensible Kopplung verschiedener Funktionen, die früher in separaten Lösungen parallel gepflegt werden mussten. - Modulare Softwarelösungen sind von Vorteil
Ist dieser Punkt geklärt, empfiehlt es sich, Anbieter zu vergleichen und eine Social-Softwarelösung auszuwählen, die modular zusammengestellt werden kann. Auf diese Weise ist die Lösung nicht nur maßgeschneidert, sondern zudem jederzeit um zusätzliche Module erweiterbar. - Anwendungsgebiete für den Mittelstand
Eine "Rundum-Sorglos-Lösung", die wirklich jeden Unternehmensbereich abdeckt, ergibt für kleine und mittelständische Betriebe sicherlich erst ab einer gewissen Größe Sinn. So wäre es beispielsweise bei wenigen Mitarbeitern, die alle an demselben Standort arbeiten, eine Lösung überdimensioniert, die Buchhaltung oder Urlaubsverwaltung über eine Enterprise-2.0-Lösung zu betreiben. Hingegen kann es bereits in kleinen Teams sehr sinnvoll sein, Wissen zu sammeln und zu speichern, eine Datenbank zu pflegen und Dokumente zu verwalten. - Positive Gruppenbildung für mehr Kommunikation und Wissen
So greifen in einer Intranet-Enterprise 2.0-Lösung beispielsweise Kommunikationsbausteine ineinander, die ansonsten parallel gepflegt werden müssten. Der Austausch kann über Chats oder Messaging-Funktionen ebenso erfolgen wie über persönliche Nachrichten innerhalb des Systems, die der E-Mail ähnlich sind. - Activity Streams halten auf dem Laufenden
Social-Software-Angebote haben ihren Ursprung oft in Funktionalitäten, die sich an Social-Media-Netzen orientieren. So kann ein mittelständisches Unternehmen seine Mitarbeiter mit sogenannten Activity Streams auf dem Laufenden halten: Direkt auf der Portalstartseite eines Mitarbeiters blendet der Activity-Stream neue Postings oder Aktionen der Organisationsmitglieder ein, auch Aktivitäten in Gruppen werden angezeigt. - Wissens-Pool hilft Zeit und Geld sparen
Wikis, Blogs und Foren, die ihren Ursprung ebenfalls im sozialen Netz haben, können sich auf dieselbe Weise positiv auf die Kommunikation in mittelständischen Firmen auswirken. Klassische Anwendungsbeispiele sind hier Nachfragen zu einem Projektstatus, die für jeden Beteiligten einsehbar sind, Fragen zu Problemen oder Vorgängen, die über diese Wege direkt geklärt werden können, oder der Austausch zu fachspezifischen Themen. - Kundendaten verwalten und Projekte abwickeln
In einer Social-Software-Lösung können Kundenkommunikation, interner Austausch, organisatorische Aufgaben und vieles mehr gleichzeitig abgewickelt werden. So verfügen einige Anbieter über ein integriertes CRM-System, in dem alle Kontakte angelegt und verwaltet werden. Damit werden erforderliche Ansprechpartner über eine Suchfunktion inklusive aller Kontaktdaten schnell gefunden. - Dokumenten-Management integrieren
Auch in der Koordination von Projekten kann Social-Business-Software den Mittelstand unterstützen, und zwar auch über die bereits erwähnten Gruppen hinaus. Zum Beispiel führt ein in die Social-Software integriertes Dokumenten-Management-System dazu, dass Dateien und Dokumente sicher ausgetauscht und versionsgetreu oder parallel bearbeitet werden können. - Buchhaltung, Reisekosten, Urlaubs- und Projektplanung inklusive
Mittelständler, die ihre Buchhaltung intern abwickeln, können die Fibu bei einigen Anbietern direkt mit der Social-Business-Software verknüpfen - wovon auch Mitarbeiter über die Finanzabteilung hinaus profitieren. Dazu legen einige Lösungen zum Beispiel Personalakten je Mitarbeiter an, die jeweils die vertraglich geregelten Arbeitszeiten sowie Urlaubstage dokumentieren.
Kampf der Titanen: Cisco versus Microsoft
Microsoft hat zwar nicht wie Cisco eine IP-Telefonanlage und entsprechende Endgeräte im Angebot, dafür aber eine Schnittstelle („Lync Enterprise Voice“), die grundlegende IP-PBX-Funktionen bereitstellt. Hinzu kommen Faktoren wie die Stärke von Microsoft bei (Cloud-gestützten) Anwendungspaketen sowie bei Collaboration-Anwendungen, etwa in Form von Sharepoint. Zudem kann Microsoft mit Skype eine verbreitete Audio- und Videokonferenzplattform ins Feld führen. Cisco wiederum verfügt nicht nur über Switches und TK-Anlagen. Mit Jabber steht eine Desktop-Videokonferenzsoftware zu Verfügung, die sich in den Cisco-Kosmos von IP-Telefonie, Instant- Messaging-Produkten und Präsenzlösungen einfügt.
Die Strategie beider Kontrahenten ist darauf ausgelegt, Anwender zum Einsatz einer „One- Vendor“-Lösung zu drängen, also der exklusiven Nutzung ihrer eigenen Produkte. Brent Kelly geht davon aus, dass die Auseinandersetzung Cisco gegen Microsoft den Markt noch eine Weile prägen wird. Auch er plädiert für eine „Entweder- oder“-Lösung: Ein Miteinander von Produkten beider Anbieter bedeute für IT-Abteilungen einen erhöhten Aufwand und möglicherweise Interoperabilitätsprobleme zwischen den Produkten.
Die Zeichen stehen auf Integration
Allerdings wäre es zu kurz gegriffen, im Bereich Collaboration und Unified Communications nur Cisco und Microsoft als wichtige Konkurrenten einzuschätzen. Mit IBM, Avaya, dem Videoconferencing- Spezialisten Polycom und Unify (ehemals Siemens Enterprise Communications) mit seiner Openscape- Produktlinie sind etliche etablierte Anbieter im Bereich Collaboration aktiv. Hinzu kommen Unternehmen, die ihre Stärken im eigentlichen Unified-Communications- Bereich haben, also der Einbindung von IP-gestützten TK- und Videokonferenzsystemen. Gartner und Forrester Research führen in dieser Kategorie vor allem Mitel inklusive seiner Neuerwerbung Aastra, Alcatel-Lucent und den japanischen IT- und Telekommunikationskonzern NEC auf.