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Home-Office war in den letzten Monaten bereits für Millionen Menschen das "New Normal" und dürfte es auch in den anstehenden Wintermonaten wieder werden. Der Bundestag hat dazu am vergangenen Donnerstag ein entsprechendes Gesetz zur Infektionsbekämpfung erlassen. Mit der Billigung dieser Regelungen durch den Bundesrat am Freitag wird damit erneut für Bürobeschäftigte die Tätigkeit aus dem Home-Office angeordnet
Die ab sofort geltende gesetzliche Regelung
Der Gesetzgeber hat mit den Änderungen im Infektionsschutzgesetz zur 3G-Pflicht am Arbeitsplatz und im öffentlichen Personennah- und Fernverkehr das Tätigwerden aus dem Home-Office heraus für Bürobeschäftigte eingeführt. Die Regelungen gelten unmittelbar am Tag nach der Verkündung des Gesetzes ohne Übergangsfristen. Mit Blick auf das Homeoffice ist in Paragraf 28b Abs. 4 Infektionsschutzgesetz nachstehende Regelung eingeführt worden, die zunächst bis Mitte März 2022 gilt:
"Der Arbeitgeber hat den Beschäftigten im Fall von Büroarbeit oder vergleichbaren Tätigkeiten anzubieten, diese Tätigkeiten in deren Wohnung auszuführen, wenn keine zwingenden betriebsbedingten Gründe entgegenstehen. Die Beschäftigten haben dieses Angebot anzunehmen, soweit ihrerseits keine Gründe entgegenstehen."
Was zwingende betriebsbedingte Gründe sind, ist der Gesetzesbegründung zu entnehmen. Darunter fallen etwa Tätigkeiten wie Bearbeitung der Eingangspost, Reparatur- und Wartungsaufgaben, Wahrnehmung Schalter- oder Rezeptionsdiensten oder auch in Form einer Notbesetzung vor Ort. Technische oder organisatorische Gründe wie die Nichtverfügbarkeit benötigter IT-Ausstattung oder notwendige Veränderung der Arbeitsorganisation stellen allenfalls befristet als dem Home-Office entgegenstehender Grund geltend gemacht werden. Denn schließlich hatten Unternehmen bereits in der Vergangenheit genug Zeit, entsprechende Umstellungen vorzunehmen.
Zwar haben auch Mitarbeiter das Angebot auf Home-Office anzunehmen. Sie dürfen allerdings weiterhin ins Büro kommen, wenn ihnen eine Tätigkeit von zuhause aus "irgendwelchen" Gründen nicht möglich ist. Diese Hinderungsgründe müssen nicht - wie für das Unternehmen - das Gewicht von "zwingenden" Gründen haben. Vielmehr genügt jeder berechtigte Einwand. Der Mitarbeiter wird daher schlicht mitteilen können, nicht von zuhause aus arbeiten zu können. Das kann aus Platzgründen, fehlender Internetverbindung oder auch deswegen sein, weil vielleicht der Partner oder die Partnerin bereits von dort aus arbeitet.
Gleiche Regelung bereits während dritter Welle
Wem diese gesetzlichen Vorgaben bekannt vorkommen, der irrt nicht: Eine wörtlich identische Regelung gab es bereits während der dritten Welle der Corona-Pandemie, die ebenfalls zeitlich befristet war. Die damalige Regelung lief Ende Juni 2021 aufgrund der Besserung des Infektionsgeschehens aus. Unternehmen, die ihre Beschäftigten nur widerwillig hatten ins Home-Office gehen lassen, forderten ihre Mitarbeiter seinerzeit auf, ins Büro zurückzukehren. In vielen Betrieben hatte das Arbeiten im Home-Office aber den Praxistest bestanden, so dass vielerorts die Arbeit von zuhause aus auch nach Auslaufen der gesetzlichen Pflicht fortgesetzt wurde.
Eine gesetzliche Regelung, die auch außerhalb Pandemie-Zeiten gilt und die regelt, ob und unter welchen Bedingungen von zuhause aus gearbeitet werden darf, gibt es aber weiterhin nicht. Zwar hatte das Bundesarbeitsministerium dazu mehrere Anläufe gemacht und entsprechende Gesetzesentwürfe präsentiert. Diese konnten sich aber in der Abstimmung zwischen der damaligen Regierungskoalition nicht durchsetzen und wurden daher schnell wieder begraben. Damit fehlen klare gesetzliche Regelungen für die Ausgestaltung der Arbeit von zuhause.
Home-Office und die rechtliche Grauzone
Die meisten Unternehmen zeigten sich in der Krise auch jenseits gesetzlicher Home-Office-Regelungen großzügig, es galt den laufenden Betrieb aufrechtzuerhalten. Eine Erleichterung bedeutete es zudem, dass der Gesetzgeber nicht gleich einen voll eingerichteten Telearbeitsplatz vorschreibt, sondern seit einigen Jahren auch das einfacher umzusetzende mobile Arbeiten erlaubt. Die Menschen haben sich damit arrangiert, sie arbeiten am Küchentisch, im Garten oder eben im voll eingerichteten Home-Office.
Dabei sind aber die Raum- und Lichtverhältnisse, das Mobiliar und auch die IT-Ausstattung nicht immer optimal. Das ist ein Problem, denn die Gesetzlage in Sachen Arbeitsschutz ist eindeutig - sowohl für Telearbeit als auch für mobiles Arbeiten. Viele Betriebe bewegen sich derzeit in einer rechtlichen Grauzone, auch weil sie kaum die reale Situation bei ihren Mitarbeitern überprüfen können.
- Rechte und Pflichten im Home-Office
Auch im Home-Office gilt das Arbeitsrecht. Welche Rechte und Pflichten Arbeitnehmer und Arbeitgeber haben, erklärt Claudia Knuth, Fachanwältin für Arbeitsrecht im Hamburger Büro der Kanzlei Lutz Abel. - Der Arbeitgeber entscheidet
Der Arbeitnehmer hat keinen Anspruch auf einen mobilen oder häuslichen Arbeitsplatz. Letztlich entscheidet der Arbeitgeber, dem die Gestaltungsfreiheit der betrieblichen Organisation zusteht. - Rechtslage beachten
Wer Ausdrucke, Dateien oder weitergeleitete E-Mails mit nach Hause nimmt, riskiert arbeitsrechtliche Sanktionen, je nach Sensibilität der Informationen sogar bis hin zur Kündigung. Mitarbeiter sollten sich daher vorher mit dem Arbeitgeber genau abstimmen, ob und welche Firmenunterlagen sie mit nach Hause nehmen dürfen. - Voraussetzungen prüfen
Grundsätzlich muss die Tätigkeit des Mitarbeiters dafür überhaupt geeignet sein. Betriebliche Termine, Kundentermine und Besprechungen sollten Vorrang haben. Wenn die Mobilarbeit ohne Störung in die betrieblichen Abläufe eingefügt werden kann, sollte außerdem die gleiche Effizienz der Arbeitsleistung wie bei Präsenzarbeit sichergestellt werden. - Arbeitszeiterfassung klären
Anstatt zum Arbeitsbeginn und -ende ein- und auszustempeln, sollte im Home-Office notiert werden, wie lange der Arbeitnehmer am Tag in der Woche gearbeitet hat. Voraussetzung dafür ist eine vertrauens- und ergebnisorientierte Arbeitskultur, da die Zeiterfassung schwerer kontrolliert werden kann. Das Arbeitszeitgesetz gilt auch außerhalb des Büros: Die Höchstarbeitszeit pro Tag (maximal zehn Stunden), die Ruhezeiten (mindestens elf Stunden) sowie das Sonn- und Feiertagsverbot müssen eingehalten werden. - Datenschutz sicherstellen
Der Arbeitgeber muss die nötigen Schutzvorkehrungen treffen. Zum Beispiel kann über die Nutzung von VPN-Verbindungen ein sicherer Datentransfer garantiert werden. Wichtig ist, dass nur vom Arbeitgeber freigegebene Software und Dateien verwendet werden. Der Mitarbeiter muss sicherstellen, dass außer ihm niemand, auch keine Familienangehörigen, Zugang zu den verwendeten mobilen Endgeräten erhält. Außerdem dürfen Passwörter nicht an Dritte weitergegeben werden oder fahrlässig leicht zugänglich aufbewahrt werden. - Mitspracherechte des Betriebsrats
Der Betriebsrat hat bei der Entscheidung für oder gegen mobiles Arbeiten kein Mitspracherecht. Bei manchen Änderungen allerdings schon, zum Beispiel bei Änderung der Arbeitszeiten, der Nutzung von noch nicht mitbestimmten technischen Einrichtungen, der Verhütung von Arbeitsunfällen oder bei Versetzungen. Durch den neu eingeführten Paragrafen 87, Absatz 1, Nummer 14 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) wurden die Mitbestimmungsrechte ergänzt, sodass der Betriebsrart auch in den Planungsprozess einbezogen werden sollte. - Kostenübernahme
Wenn der Arbeitgeber Home-Office gewährt, muss er auch die erforderlichen Kosten übernehmen. Das schließt die Büroausstattung, die technische Ausstattung und die Telekommunikationskosten mit ein. Entweder wird der Arbeitnehmer mit allem Notwendigen ausgestattet oder er nutzt seine eigenen Endgeräte ("Bring your own Devices"). Für welche Variante oder Mischkonstellation man sich auch entscheidet, eine vertragliche Grundlage ist unverzichtbar.
Telearbeit, Home-Office und mobile Arbeit
In der Praxis werden für das "betriebsferne" Arbeiten zudem verschiedene Begrifflichkeiten genutzt. Oftmals wird pauschal von Home-Office gesprochen, wenn man nicht aus dem Betrieb heraus arbeitet. Bei einer rechtlichen Betrachtung muss hierbei jedoch zwischen der Telearbeit und dem mobilen Arbeiten unterschieden werden.
Telearbeit
Telearbeit ist in einer Novelle der Arbeitsstättenverordnung (Paragraf 2, Absatz 7) vom November 2016 klar geregelt worden. Es handelt sich um vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten. Unternehmen und Mitarbeiter müssen dafür eine wöchentliche Arbeitszeit vereinbaren und festlegen, wie lange dieser Arbeitszustand insgesamt dauern soll. Telearbeit muss im Arbeitsvertrag festgeschrieben werden. Für die "Ausstattung des Telearbeitsplatzes mit Mobiliar, Arbeitsmitteln einschließlich der Kommunikationseinrichtungen" hat der Arbeitgeber zu sorgen.
Bevor ein häuslicher Arbeitsplatz im Sinne der Telearbeit eingerichtet wird, muss das Unternehmen eine Gefährdungsbeurteilung erstellen. Das geschieht, indem der Arbeitgeber - mit Zustimmung des Mitarbeiters - dessen Arbeitsplatz daheim inspiziert. Zumindest aber muss er die häuslichen Umstände erfragen. Werden im Zuge dieser Ermittlungen notwendige Schutzmaßnahmen identifiziert, muss der Arbeitgeber sie treffen.
Mobiles Arbeiten
Gesetzlich nicht klar geregelt ist das ebenfalls zulässige "mobile Arbeiten" (Mobile Office, Remote Working), das ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen soll und so den allgemeinen Trend gegen die Präsenzpflicht am Arbeitsplatz widerspiegelt. Diese Art mobil zu arbeiten wurde eingeführt, um den gestiegenen Mobilitätsanforderungen in der Arbeitswelt gerecht zu werden. Wichtig ist allein die Erreichbarkeit der Mitarbeiter. Mobiles Arbeiten unterliegt nicht der Arbeitsstättenverordnung. Wie bei der Telearbeit wird eine Vernetzung mit dem Betrieb vorausgesetzt, doch die Arbeit selbst kann von überall erfolgen. Der Arbeitgeber hat aber auch hier eine Fürsorgepflicht und eine Verantwortung für die Sicherheit und die Gesundheit seiner Beschäftigten. Der Arbeitsschutz findet uneingeschränkt Anwendung.
Beim mobilen Arbeiten liegt allerdings mehr Verantwortung auf Seiten der Beschäftigten. Sie müssen selbst auf die Einhaltung der Arbeits- und Gesundheitsvorschriften achten, da sie die Umstände ihrer Arbeit selbst bestimmen. Das entbindet den Arbeitgeber aber nicht davon, auch hier seinen Schutzpflichten gerecht zu werden und die Beschäftigten über den eigenverantwortlichen Umgang mit Risiken zu informieren und zu befähigen. Um einen ausreichenden Arbeitsschutz zu gewährleisten, empfiehlt der Gesetzgeber für mobiles Arbeiten das Bereitstellen sicherer, ergonomisch gestalteter Arbeitsgeräte, zum Beispiel die Ausstattung von Notebooks mit einem zusätzlichen Bildschirm, eine externe Tastatur und einen höhenverstellbaren Standfuß für den Monitor. Die Mitarbeiter müssen regelmäßig über Gefährdungen und Schutzmaßnahmen aufgeklärt werden.
Auch wenn sowohl Telearbeit als auch mobiles Arbeiten bezwecken sollen, die Arbeitszeiten zu flexibilisieren, gilt doch in beiden Fällen das Arbeitszeitgesetz sowie die Verpflichtung, Mehrarbeitszeiten über der täglichen Grenze von acht Arbeitsstunden zu erfassen. Das können die Arbeitnehmer selbst tun, da es sonst kaum praktikabel wäre. Auch die Ruhezeiten entsprechen denen eines Mitarbeiters, der im Büro arbeitet. Wichtig ist, dass auch bei Telearbeit und mobilem Arbeiten nachts oder zwischen zwei Schichten eine Ruhephase von mindestens elf Stunden einzuhalten ist, sofern es keine Ausnahmeregelungen gibt.
Um die Einhaltung dieser Ruhezeiten zu gewährleisten und den Arbeitnehmerschutz sicherzustellen, hat der Europäische Gerichtshof in einem Urteil aus Mai 2019 zudem die Mitgliedsstaaten und damit auch Deutschland verpflichtet, entsprechende gesetzliche Vorkehrungen zu treffen, um eine lückenlose Erfassung der Arbeitszeit zu ermöglichen. Die Umsetzung dieses Urteils steht bislang noch aus. Sie dürfte die neue Regierung in den kommenden Jahren ebenfalls beschäftigen.
Gesetzliche Unfallversicherung als Unsicherheitsfaktor
Ein vieldiskutiertes Thema im Zusammenhang mit dem Arbeiten außerhalb der Büroräume ist die gesetzliche Unfallversicherung. Der Schutz, der sich auf Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten bezieht, besteht grundsätzlich auch bei Telearbeit und mobilem Arbeiten, sofern die Beschäftigten als Arbeitnehmer und nicht als freie Mitarbeiter tätig werden. Tatsächlich kommt es aber immer wieder zu Abgrenzungsfragen. Entscheidend ist, ob ein "innerer Zusammenhang" zwischen dem Geschehen, dass zu einem Unfall geführt hat, und der betrieblichen Tätigkeit besteht.
Ein häufig zitiertes Beispiel aus dem Jahr 2016 betrifft eine Frau aus Mainz, die ausgerutscht war und sich verletzt hatte, als sie ihr Büro im Dachgeschoss verließ, um sich in der Küche im Erdgeschoss ein Glas Wasser zu holen. In der ersten Instanz urteilten die Richter, es handele sich nicht um einen Arbeitsunfall. Bei der Heimarbeit gebe es keinen Grund, Wege zur Nahrungsaufnahme unter Versicherungsschutz zu stellen. In zweiter Instanz kam dann aber das rheinland-pfälzische Landessozialgericht zu dem Schluss, es sei durchaus ein Arbeitsunfall, weil die Betroffene ihr Büro nur über die Treppe erreichen konnte und die Nahrungsaufnahme "dem Erhalt ihrer Arbeitskraft" gedient habe. Zudem dürften Heimarbeitnehmer nicht schlechter gestellt werden als ihre Kolleginnen und Kollegen in den Unternehmensräumen.
Schließlich entschied das Bundessozialgericht in Kassel in höchster Instanz dann doch gegen die Arbeitnehmerin: Der Gang über die häusliche Treppe sei kein "Betriebsweg" gewesen, Küche und der Weg dorthin zählten zum persönlichen Lebensbereich, nicht zum Arbeitsplatz. Von den Trägern der gesetzlichen Unfallversicherung könne nicht erwartet werden, dass sie Vorsorgemaßnahmen in den Privatwohnungen der Beschäftigten träfen. Deshalb müssten die Versicherungen keine Kosten für Unfälle im Privatbereich übernehmen. Wäre die betroffene Person also zu ihrem Drucker gegangen, um eine Patrone auszutauschen, wäre der Arbeitsunfall wohl als solcher gewertet worden.
Datenschutz-Komplexitäten im Home-Office
Während die Datenschutzgrundverordnung und das Bundesdatenschutzgesetz immer gelten, also auch unabhängig vom Ort der Tätigkeit, ergeben sich für Telearbeit und Mobiles Arbeiten doch Besonderheiten, denn der Arbeitgeber hat nur eingeschränkte Kontroll- und Einflussmöglichkeiten. Ungeachtet dessen bleibt der Arbeitgeber Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts. Er muss daher weiterhin sicherstellen, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten gesetzeskonform erfolgt.
Gleichzeitig steigen die Sicherheitsrisiken, wenn etwa Datenträger im öffentlichen Raum entwendet werden oder Dritte Bildschirminhalte einsehen. Auch können sich Risiken hinsichtlich der Datensicherung ergeben, wenn diese nicht durch zentrale betriebliche Systeme erfolgt, sondern in der Verantwortung der Beschäftigten liegt.
Die Arbeitgeber müssen abwägen, welche Aufgaben sie remote und unter möglicherweise schlechteren Sicherheitsbedingungen erledigen lassen wollen. Mitunter müssen sie sogar angepasste technische und organisatorische Maßnahmen treffen, die auch arbeitsvertraglich festzuschreiben sind. Arbeitnehmer indes haften für Schäden, die sie durch die Verletzung ihrer arbeitsvertraglichen Pflichten herbeiführen. Wer vorsätzlich oder grob fahrlässig handelt, muss die Schäden in vollem Umfang tragen, wobei in letzterem Fall je nach Situation Haftungserleichterungen möglich sind. Bei normaler oder leichter Fahrlässigkeit reduziert sich die Haftung der Mitarbeiter.
Wichtig ist, dass mit Telearbeit und mobilem Arbeiten das Risiko steigt, einen Schaden durch Dritte zu erleiden. Die Diskussionen setzen immer dann ein, wenn es sich bei diesen Dritten um Familienmitglieder oder Mitbewohner handelt. Hier könnte eine Haftungsbegrenzung nach den Prinzipien des "Vertrags mit Schutzwirkung zugunsten Dritter" (VSD) greifen. Ob das auch bei externen Besuchern gilt, ist allerdings fraglich. In manchen Fällen kann es sich für Arbeitnehmer lohnen, eine individuelle haftungsrechtliche Vereinbarung im Vorfeld zu treffen.
Anspruch auf Aufwendungsersatz
Arbeitnehmer haben auch Anspruch auf Aufwendungsersatz, wenn ihnen für die Tätigkeit von zuhause aus Kosten entstehen. Selbstverständlich muss kein Beschäftigter den eigenen Drucker benutzen oder das Papier selbst bezahlen. Dies hat das Bundesarbeitsgericht auch jüngst anhand eines Falles für Fahrradlieferanten festgestellt und Unternehmen verpflichtet, diesen die notwendigen Arbeitsmittel wie Fahrrad und internetfähiges Mobiltelefon zur Verfügung zu stellen.
Auch von zuhause aus tätige Beschäftigte können damit verlangen, dass der Arbeitgeber ihnen die notwendigen Arbeitsmittel stellt. Komplexer wird es bei Fragen, wie eine Nutzung des privaten W-Lans oder der eigenen Wohnung zu dienstlichen Zwecken zu kompensieren ist. Hier bieten sich im Zweifel Vereinbarungen mit einer pauschalen Abgeltungsregelung an, bei der ein monatlicher Betrag gezahlt wird. In bestimmten Grenzen können diese Beträge auch steuerlich begünstigt erstattet werden und sind nicht mit Sozialversicherungsabgaben zu belasten.
Gibt es einen Betriebsrat, kann sich der oder die Beschäftigte natürlich auch an diesen wenden. Ohnehin steht Betriebsräten bei der Ausgestaltung mobiler Arbeit ein entsprechendes Mitbestimmungsrecht zu. Dieses hat der Gesetzgeber erst vor wenigen Monaten im Rahmen der Einführung des Betriebsrätemodernisierungsgesetzes betont und insoweit ein neues Beteiligungsrecht für Betriebsräte bei mobiler Arbeit in das Betriebsverfassungsgesetz eingeführt.