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Jeder (Büro)Mitarbeiter kennt sie: Regelmäßig anfallende Routinetätigkeiten, wie die manuelle Eingabe von Daten, das Kopieren von A nach B oder Verwaltungsaufgaben. Obwohl häufig monoton und nicht unbedingt anspruchsvoll, müssen solche Tätigkeiten korrekt ausgeführt werden und sind entsprechend fehleranfällig. Außerdem fühlen sich die Mitarbeiter dadurch bei der Erfüllung ihrer Kernaufgaben in ihrer Produktivität beeinträchtigt.
Mit der zunehmenden Verbreitung von Automatisierungstechniken wie Robotic Process Automation (RPA) wächst bei den Angestellten die Hoffnung, von dieser Last befreit zu werden. Wie aus der aktuellen Studie "2021 Automation and the Future of Work" vom RPA-Anbieter Kryon hervorgeht, haben 96 Prozent der weltweit 300 befragten Mitarbeiter das Gefühl, dass ihre Produktivität durch Aufgaben, die leicht automatisiert werden könnten, beeinträchtigt wird. Gleichzeitig wünschen sie sich mehr Zeit für die berufliche Entwicklung (62 Prozent), kreatives Denken (52 Prozent) und strategische Überlegungen (48 Prozent).
Als Konsequenz wünschen sich 78 Prozent der Mitarbeiter einen digitalen Assistenten, der ihnen repetitive und alltägliche Aufgaben abnimmt. Mehr als die Hälfte der Befragten (55 Prozent) möchte proaktiv benachrichtigt werden, wenn etwas während ihrer täglichen Arbeit automatisiert werden kann. Und fast ebenso viele Teilnehmer (Mehrfachantworten möglich) wünschen sich einen digitalen Assistenten, der sie durch neue Prozesse und Anwendungen führt. Lediglich 13 Prozent gaben indes an, dass ihr Arbeitsplatz ideal sei und sie nichts ändern wollten.
Viel ungenutztes Potenzial
Der Wunsch nach mehr Automatisierung kommt nicht von ungefähr. Der - nicht repräsentativen - Studie zufolge verbringt die Mehrheit der Mitarbeiter 30 Prozent ihres Arbeitstages mit sich wiederholenden Aufgaben, die Bots übernehmen könnten. Bei 32 Prozent ist es sogar ein halber Tag oder noch mehr. Davon am stärksten betroffen sind Beschäftigte in kleineren Unternehmen mit 38 Prozent, während sich in mittelgroßen und großen Unternehmen nur 25, beziehungsweise sechs Prozent so lange mit vermeidbaren Routinetätigkeiten beschäftigen müssen.
Doch selbst in großen Unternehmen mit mehr als 10.000 Mitarbeitern gibt fast die Hälfte der Befragten an, dass diese dass diese Aufgaben zwischen 30 und 50 Prozent ihrer Zeit in Anspruch nehmen. Nach Branchen unterteilt leiden Mitarbeiter aus dem Versicherungssektor am meisten, gefolgt vom Bankwesen und Einzelhandel & eCommerce.
Die wichtigsten Aufgaben, die die Mitarbeiter gerne automatisieren würden, sind spezifische, sich wiederholende Aufgaben, die für ihren Arbeitsbereich relevant sind (72 Prozent), gefolgt von Problemlösungen (71 Prozent). Und während in der Liste der bereits automatisierten Aufgaben Berichte und Dateneingabe (64 Prozent), Training (41 Prozent) sowie Verwaltungs- und Verfahrensaufgaben (40 Prozent) führen, ist mehr als ein Drittel der Meinung, dass es auch hier Potenzial für mehr gibt. Ganz vorne bei den Aufgaben, die Mitarbeiter lieber selbst erledigen wollen, steht hingegen die Kommunikation mit Kunden und Kollegen (17 Prozent).
Unterstützung statt Konkurrenz
Ein weiteres interessantes Ergebnis der Studie: Im Zuge der fortschreitenden Automatisierung schwindet offenbar auch die Angst der Mitarbeiter, dass Roboter die Arbeitsplätze der Menschen übernehmen. Im Gegenteil: 100 Prozent der Umfrageteilnehmer reagieren positiv auf die Automatisierung am Arbeitsplatz und sehen die größten Vorteile in der Zeitersparnis (46 Prozent), Verbesserung der Effizienz und Produktivität (39 Prozent) und die Verbesserung der Genauigkeit ihrer Arbeit (13 Prozent). Je größer das Unternehmen, desto mehr Vorteile wurden genannt. In fast der Hälfte der Unternehmen mit mehr als 10.000 Mitarbeitern glauben die Mitarbeiter, dass die Automatisierung ihre Work-Life-Balance verbessern wird.
- Matthias Noch, Atos
"Vor allem im öffentlichen Sektor half eine schnelle Einführung von RPA dabei, Aufgaben im Kontext der Corona-Krise besser zu bewältigen, ohne die IT fundamental zu verändern. Das ist vor allem bei jahrelang gewachsenen Legacy-Systemen ein wichtiger Faktor. Attended RPA ist ein guter Einstieg. Spätestens wenn dann das Thema Lizenzen zur Sprache kommt, folgt der Shift zu Unattended RPA." - Ricardo Ullbrich, Blue Prism
"Speziell die Skalierung von bestehenden Automatisierungen stellt Unternehmen immer noch vor Herausforderungen. Um den Administrationsaufwand so gering möglich zu halten, bietet es sich an, wieder verwendbare Bausteine zu verwenden. So kann die Effizienz maximal gesteigert werden." - Roman Schäfer, Blue Reply
"Aus einer Data-Management-Perspektive ist RPA ein interessantes Werkzeug, weil es einen Paradigmenwechsel ermöglicht: Gerade entstehen immer mehr Projekte, in denen mittels RPA verschlankte ETL-Prozesse realisiert werden. Data Management rückt so näher an die Fachabteilungen heran, wovon das gesamte Unternehmen profitieren kann. Generell entfaltet RPA besonders in Kombination mit anderen Technologien seine Vorteile." - Johannes Weis, Celonis
"RPA ist kein Allheilmittel und dient aktuell in vielen Unternehmen eher als Überbrückung. Die Automatisierung nicht optimaler Prozesse ist nicht zielführend. Der Ansatz unseres Execution Management Systems ist die Optimierung der Prozesse und die anschließende Automatisierung in derselben Plattform." - Kerim Cekel, CGI
"Die Entscheidung pro oder contra RPA darf nicht technologiegetrieben sein, sondern muss prozessgetrieben erfolgen. Die schrittweise Einführung lässt sich gut realisieren. Die Einfachheit von RPA führt zu einem schnellen Verständnis und dadurch zu einer Akzeptanz bei allen involvierten Parteien. Dadurch lässt sich für Unternehmen ein nachhaltiger Erfolg erzielen und die Vorteile von LEAN und Kundenzentrierung zügig wahrnehmen. Dadurch ist RPA relativ leicht zu erklären und kann so langfristig im Unternehmen Fuß fassen." - Jan Wunschick, Lufthansa Industry Solutions
"Corona hat dazu geführt, dass viele analoge Prozesse überhaupt erst digitalisiert wurden. Dadurch wurden überhaupt erst die Voraussetzungen geschaffen, um Automatisierung zu realisieren. Ich beobachte immer wieder organisatorische Konstellationen, in denen ein Center of Excellence nicht funktionieren würde – zum Beispiel, wenn es zu spezifisch für einen Bereich wie RPA definiert wurde: Wenn Sie selbst ein Hammer sind, dann wird jedes Problem zum Nagel. Sinnvoller wäre es, ein COE für das gesamte Thema Automatisierung aufzubauen statt für das „Nischenthema“ RPA." - Stephan Leininger, Microsoft
"Bei der Automatisierung von Prozessen dominieren vor allem Low- bzw. No-Code-Anwendungen. Außerdem ist Schnelligkeit oft wichtiger als Komplexität. Durch den einfachen Aufbau lassen sich die Fachbereiche von Anfang an eng in die Prozesse einbinden. RPA ist alles andere als ein Allheilmittel: Es gibt einige isolierte Bereiche, in denen der Einsatz sinnvoll ist und auf die sich Unternehmen fokussieren sollten." - Gerrit de Veer, Signavio
"Ist Automatisierung zu oft ein Selbstzweck oder sorgt man dadurch wirklich für spürbare Verbesserungen? Diese Frage muss man bei der Einführung von RPA immer stellen. Am Ende zählt nur der Prozess. Der Kunde interessiert sich nur dafür, ob ein Problem gelöst wurde und nicht, wie viele Agents dabei beteiligt waren." - Julian Beckers, Weissenberg Group
"Mit Blick auf den Reifegrad muss man konstatieren, dass es abseits der Dax-30-Unternehmen noch deutlichen Nachholbedarf gibt. Das liegt auch daran, dass „der Mittelstand“ mit all seinen Besonderheiten ein typisch deutsches Phänomen ist, das in den Sales Workshops der großen US-Anbieter nicht auftaucht. Hieraus erwächst der Auftrag, sich als Hersteller besser mit den Spezifika dieser Unternehmensklasse auseinanderzusetzen. Bots werden von vielen leider zu oft als Mittel gesehen, um kurzfristig ihre IT-Karriere zu pushen. Wer an langfristigen Verbesserungen interessiert ist, wählt andere Ansätze." - Annette Maier, UiPath
"Mehr als die Hälfte der Unternehmen in Deutschland stuft RPA bereits als Schlüsseltechnologie ein . Vor allem ihre Mitarbeiter erkennen inzwischen die Vorteile und Möglichkeiten, die diese Technologie mit sich bringt; sie sehen in ihr nicht länger eine Gefahr für ihren Arbeitsplatz. RPA beziehungsweise Automatisierung ist einer der Treiber der Digitalen Transformation und bringt diese erst richtig in Fahrt. Denn Software-Roboter helfen Unternehmen dabei sich schneller und intelligenter anzupassen, ihre Produktivität zu steigern und kreativer zu arbeiten. Zwar wird diese Technologie einige Berufsbilder langfristig verändern, allerdings stehen dem bereits jetzt viele spannende Zukunftsberufe gegenüber – vom RPA-Entwickler über alle möglichen CoE-Rollen bis hin zum Chief Automation Officer."