SharePoint 2010 und Excel - Workflows überwachen und Berichte erstellen

Sie können den Status von verschiedenen Workflows direkt im Browser überwachen. Auf diese Weise lässt sich erkennen, welche Workflows aktuell in einer bestimmten Bibliothek oder Liste aktiv sind:

1. Navigieren Sie zu der Liste oder Dokumentbibliothek mit dem Workflow, dessen Status Sie überprüfen wollen.

2. Suchen Sie nach dem Element, für das Sie den Status überprüfen wollen.

3. Die Workflowstatusspalte hat als Bezeichnung den Namen des Workflows. Klicken Sie auf den Link mit dem Status, um mehr Informationen zu erhalten.

Eine weitere Möglichkeit der Überwachung sind Workflowberichte. Sie können sich eine Liste aller verfügbaren Workflows für die Websitesammlung anzeigen, eine Zusammenfassung deren Verwendung, wie oft diese Workflows jeweils zugeordnet wurden und wie viele Instanzen ausgeführt werden:

1. Wechseln Sie zur Website auf oberster Ebene der Websitesammlung.

2. Klicken Sie im Menü Websiteaktionen auf Websiteeinstellungen.

3. Klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen im Bereich Websiteverwaltung auf Workflows.

SharePoint Server 2010 bietet zwei vordefinierte Microsoft Excel-Berichte, die eine Analyse des Workflowverlaufs für jede Workflowinstanz ermöglichen. Der Aktivitätsdauerbericht zeigt, wie lange die Ausführung der einzelnen Aktivitäten in einem Workflow und wie lange die Ausführung aller Aufgaben in dem Workflow dauert. Der Abbruch- und Fehlerbericht zeigt, welche Workflows abgebrochen wurden oder bei welchen Workflows Fehler aufgetreten sind. SharePoint stellt diese Berichte als Excel-Tabellen zur Verfügung:

1. Navigieren Sie zu der Liste oder Dokumentbibliothek, die den Workflow enthält, für den Sie Berichte anzeigen wollen.

2. Zeigen Sie auf ein in den Workflow eingebundene Element, klicken Sie auf den angezeigten Pfeil und dann auf Workflows.

3. Klicken Sie auf der Seite Workflows im Bereich Workflows ausführen auf den Namen des Workflows. Befindet sich in diesem Bereich kein Workflow, ist aktuell auch keiner aktiv.

4. Klicken Sie auf der Seite Workflowstatus im Bereich Workflowverlauf auf Workflowberichte anzeigen.

5. Auf der nächsten Seite können Sie den Bericht erstellen lassen.

Windows Azure Marketplace DataMarket Add-in for Excel

Microsoft bietet über seinen Cloud-Dienst Windows Azure auch einen Datenmarkt an, mit dem Unternehmen öffentlich zugängliche Daten wie Marktwachstum, Beschäftigungsquote, Bruttoinlandsprodukt mit eigenen Unternehmensdaten verknüpfen können. Auf diese Weise lassen sich auch Verkaufszahlen in Relation setzen, oder Daten mit Geoinformationen wie der aktuellen Wetterlage. Über den Microsoft Azure DataMarket (https://datamarket.azure.com/) lassen sich solche Informationen einkaufen und mit einem speziellen Excel-Addin auslesen. DataMarket ist ein offenes Verzeichnis, in dem sich Daten-Anbieter anmelden und Daten-Nutzer diese Daten abrufen können, entweder kostenpflichtig oder kostenlos. Für den Zugriff auf DataMarket stellt Microsoft ein kostenloses Add-In für Excel (http://www.microsoft.com/downloads/en/details.aspx?FamilyID=26efa34d-dee6-4377-a13f-53b2ddb34efb) zur Verfügung.