In vielen Unternehmen gelten E-Mails als wahre "Produktivitätsfalle". Das Problem sind dem Beratungsunternehmen Softrust zufolge nicht die E-Mail-Systeme an sich, sondern der Umgang der Mitarbeiter mit dem Kommunikationsmittel. Eine E-Mail ist schnell geschrieben und noch schneller verschickt. Ob der Empfänger mit der Mitteilung überhaupt etwas anfangen kann, überlegen sich viele vorher nicht.

Die Kommunikationstrainerin Martina Dressel sieht denn auch eine der Hauptursachen für die misslungene elektronische Verständigung in einer Art "Egoismus auf Absenderseite". Das Motiv hinter vielen E-Mails sei nichts weiter als das Bestreben eines Mitarbeiters, in einer Angelegenheit auf der sicheren Seite zu stehen. "Das geht nach dem Motto: Ich habe Euch ja informiert", erklärt Dressel. Als Leiterin der Webgold-Akademie hält sie seit vielen Jahren Kommunikationsseminare in Unternehmen.

Viele Absender versetzten sich zu wenig in die Lage des Empfängers. Genau das müsse der Schreiber aber tun. "Wenn bei einem Thema Rückfragen vorprogrammiert sind, sollte ich mir überlegen, ob ein persönliches Gespräch nicht besser wäre", sagt Dressel. Ansonsten entstünden schnell die gefürchteten "Ping-Pong-Mails", deren Betreffzeilen von einer ganzen Schlange an "Re: Re: Re:" angeführt würden.

Auch der Informatik-Professor Jürgen Plate von der Münchner Fachhochschule plädiert dafür, sich in den "virtuellen Gegenüber" hineinzuversetzen. Dass eine E-Mail etwas salopper formuliert sei als ein Brief, sei üblich. Wer hier allerdings über die Stränge schlage, solle sich überlegen, welchen Eindruck er damit beim Empfänger hinterlasse.