Neue Anwendungen konnten die E-Mail nicht vom Thron stürzen
Seit ungefähr 10 Jahren versuchen die Social Networks in vielfältiger Art eine neue Form der Kommunikation zu etablieren. Innerhalb und außerhalb der Unternehmen, im privaten wie im geschäftlichen Bereich sowie in der Cloud oder OnPremise wurde eine Vielzahl von Angeboten entwickelt. Allerdings haben es diese Plattformen in vergleichsweise wenigen Unternehmen geschafft, ein tägliches und vor allem unverzichtbares Werkzeug zu werden.
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Noch immer wird lieber schnell eine E-Mail geschrieben anstatt sich zu überlegen, ob die E-Mail überhaupt der richtige Weg ist:
• Ist die Nachricht tatsächlich nur für den ausgewählten Adressatenbereich gedacht?
• Muss die Nachricht archiviert werden?
• Ist die Information nur für Kollegen aus dem eigenen Unternehmen interessant oder sind auch externe involviert?
• Muss der Dateianhang tatsächlich verschickt werden?
• Wird eine Antwort erwartet?
• Wie oft wurde diese Mail mit diesem Inhalt (z.B. einer Anfrage) schon verschickt?
Die List obiger Fragen ließe sich noch lange fortsetzen. Gleichzeitig zeigt sie, warum Unternehmen sich die Arbeit machen sollten, um gemeinsam Spielregeln zu definieren, wann welches Werkzeug zum Einsatz kommt. Das wird nicht immer zu 100 Prozent passen, aber es hilft jedem Mitarbeiter die tägliche Arbeitsbelastung für sich und die Kollegen zu reduzieren. Jede Störung reißt einen Mitarbeiter für drei bis zehn Minuten und manchmal auch mehr aus der aktuellen Arbeit heraus.
Vor- und Nachteile der E-Mail
Die E-Mail ist zu einem unersetzlichen Werkzeug am Arbeitsplatz geworden. Die Auswahl der folgenden Punkte ist nicht vollständig und wurde vor allem aus kommunikativer beziehungsweise aus Anwendersicht gewählt. Die Liste beschreibt, wo die E-Mail auch in Zukunft ihren sinnvollen Einsatz finden kann und wo man sich besser über Alternativen Gedanken machen sollte:
Vorteile:
Etabliert, ausgereift und vertraut
Schnell in der Erstellung und im Transport
Kann Unternehmensgrenzen überwinden (im Gegensatz zu Social Networks)
Einfach zu verstehen
Unterliegen der persönlichen Kontrolle (etwa Ablage)
Geeignet für vertraulichen Informationsaustausch
Nachteile
Fördert das Silo-Denken
Ermöglicht Datengräber
Sehr große Datenredundanz (mehrfach Ablage und Dateianhänge)
Es ist kein Kollaborationswerkzeug (auch wenn es dafür genutzt wird)
Kein Werkzeug für gemeinschaftliches Wissensmanagement
Herausforderungen für die Zukunft
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Aus technischer Sicht gibt es noch mehr Gründe, die für den langfristigen Einsatz der E-Mail sprechen. Im Gegensatz zu fast allen anderen Plattformen basiert die E-Mail-Technologie auf offenen und Hersteller-unabhängigen Standards. In den vergangenen Jahren gab es eine große Anzahl am unterschiedlichen Client- und Server-Anwendungen. Heute sind nur noch wenige Anbieter auf dem Markt. Für Unternehmen bedeutete das oft, dass sie ihre Anwender auf eine neue Infrastruktur bringen mussten. Mitunter ist das ein aufwendiger Prozess, aber meist machbar. Mit den Social Network-Plattformen ist das kaum machbar und wenn, dann nur mit großen Verlusten an Daten und Strukturen.
Ein weiterer Pluspunkt ist das E-Mail Backend, auch wenn es kein attraktives Thema für das Management ist. Die E-Mail muss funktionieren, so wie sie es schon immer tut. Aber in Zeiten von OnPremise und Cloud, neuen Anforderungen an Sicherheit und Zuverlässigkeit sowie der Entwicklung neuer Einsatzszenarien (etwa die Verbindung mit Social Networks, Einbindung in die IoT-Welt) gibt es immer wieder neue Aufgabenstellungen, die die IT lösen muss. Dafür wird ein stabiles Backend benötigt.
- E-Mail-Compliance I
Wenn es und Themen wie Compliance und Archivierung geht, bevorzugen viele Firmen nach wie vor den Mail-Server „on-premise“, der wie hier die MailStore-Lösung die entsprechenden Möglichkeiten direkt parat hat. - E-Mail-Compliance II
. Wie lange muss welche Nachricht aufbewahrt werden? Das kann der Administrator bei vielen E-Mail-Servern direkt einstellen und verwalten. - E-Mail-Compliance.III
Oder doch lieber die Lösung aus der Cloud? Große Provider wie die Telekom bieten hier komplette Lösungen „as a Service“ an, die dem Anwender aufwändige Verwaltungsarbeiten abnehmen. - E-Mail-Compliance IV
Auch Lösungsanbieter Retarus kann mit einer verwaltenden Lösung aufwarten, die Archivierung und Compliance-Richtlinien direkt aus der Cloud zur Verfügung stellen kann. - E-Mail-Compliance V
Ein weiterer wichtiger Bestandteil, wenn es um Revisionssicherheit und Compliance geht: Ein Audit-Protokoll, das genau aufzeichnet welche Benutzer welche Aktivitäten ausgeführt haben. Auch hier kann der Administrator bei der MailStore die entsprechenden Einstellungen gemäß den Firmenrichtlinien vornehmen. - E-Mail-Compliance VI
Tim Berger, General Manager Business & Co-Founder bei der MailStore Software GmbH: „Die E-Mail-Archivierung fällt ebenfalls unter den Begriff Compliance. Betriebliche und rechtliche Vorschriften zur Mindestaufbewahrungspflicht für archivierungspflichtige E-Mails machen eine Aufbewahrungsrichtlinie nötig.“ (Bild: MailStore) - E-Mail-Compliance VII
Das Enterprise E-Mail-Archive, wie es von der Firma Retarus angeboten wird: Administratoren sollen in der Oberfläche schnell und zuverlässig alle Nachrichten wiederfinden, die hier unveränderlich gesichert werden (Quelle: Retarus) - E-Mail-Compliance VIII
Eine weitere Sicherheitsmaßnahme: Zugang nur nach dem Vier-Augen-Prinzip möglich. Zugang wird nur dann gewährt, wenn sich zwei berechtigte Personen gleichzeitig authentifizieren (Quelle: Retarus).
Allerdings müssen sich die Unternehmen auch einigen Herausforderungen stellen, wenn sie vermeiden wollen, dass der Informationsaustausch per E-Mail immer mehr Aufwand erfordert:
E-Mail ist nur noch ein Werkzeug für den Austausch von Informationen unter vielen!
Sortieren sie ihre Palette an Softwareangeboten für ihr Mitarbeiter regelmäßig, ergänzen sie diese um fehlende Kommunikations- und Informationsaustausch-Werkzeuge (sonst machen es ihre Anwender alleine außerhalb ihres Unternehmens) und definieren und nutzen sie die Stärken der E-Mail.
Keine Schulungen mehr, sondern individuelle Anwendungskonzepte
Anwender müssen in der Regel nicht mehr geschult werden. Stattdessen muss der richtige Einsatz der vielfältigen Werkzeuge immer wieder gemeinsam neu entwickelt werden. Ein Werkzeug ist nur so gut, wie es eingesetzt wird. E-Mail erschlägt die Anwender deswegen, weil sie für "alles" verwendet wird.
Die E-Mail bleibt ein wichtiger Teil der Zukunft, aber nur wenn der Einsatz neu definiert wird
Die E-Mail ist da, sie wird bleiben und sie wird auch in modernen und agilen Unternehmen eine wichtige Rolle spielen. Aber es muss eine für die E-Mail passende Rolle sein. Ansonsten bleibt sie für viele Mitarbeiter eine Belastung und wird um 18 Uhr abgeschaltet.