Foto: dennizn - shutterstock.com
Microsoft Office 365 ist das Paradebeispiel des Cloud-basierten SaaS-Modells. Es hat sich in den vergangenen Jahren zu einem der beliebtesten Cloud-Services entwickelt. Zwischen 2015 und 2017 ist die Zahl der Abonnenten um 320 Prozent gestiegen. Und auch in den kommenden Jahren wird Office 365 seinen Ruf als bevorzugte Cloud-Anwendung für Unternehmen weiter ausbauen: Bis 2021 werden immer mehr Unternehmen in die Cloud wechseln und Cloud-Daten werden voraussichtlich bis zu 95 Prozent des gesamten Datenverkehrs in Rechenzentren übernehmen.
Aber was bietet Microsoft Office 365 Unternehmen? Neben der Möglichkeit, auf Office-Anwendungen über eine Vielzahl von Plattformen wie Android, MacOS und Windows zuzugreifen, erhalten Benutzer Speicherplatz auf dem Datei-Hosting-Dienst OneDrive, Zugriff auf die E-Mail-, Aufgabenverwaltungs- und Kalenderanwendung Outlook, die Anwendungen Excel, Word und PowerPoint sowie die Kollaborationswerkzeuge Office Online, Skype for Business, SharePoint Online und Microsoft Teams.
Allerdings sind nicht alle Office-365-Abonnements gleich. Abhängig vom gewählten Plan gibt es eine unterschiedliche Auswahl an Apps und Tools. Der Office 365 Enterprise E3-Plan beispielsweise enthält alles, was Office 365 zu bieten hat - inklusive aller verfügbaren Ergänzungen von Compliance- und Sicherheitstools. Im Gegensatz dazu bietet der E1-Plan so gut wie keine fortschrittlichen Sicherheitstools an und auch die Office-Anwendungen sind nur als Browser-Versionen verfügbar.
Unternehmen sollten sich mit den verschiedenen Abonnementmodellen vertraut machen und prüfen, welcher Plan für ihre Zwecke geeignet ist. Dabei müssen sie sich zwingend auch mit dem Thema Cloud-Datenschutz auseinandersetzen. Immerhin haben Datenverstöße einen nie gekannten Höchststand erreicht: Laut Data Breach Quick View Report 2017 von Risk Based Security gab es 2017 etwa 7,8 Milliarden exponierte Datensätze. Das waren 6,3 Milliarden mehr als noch 2016 und entspricht einem Anstieg von 420 Prozent.
Die Folgen solcher Datendiebstähle sind verheerend: Neben den Problemen für die Menschen, die mit den Folgen des Diebstahls ihrer privaten Daten zu kämpfen haben - einschließlich der Komplikationen und Frustrationen im Umgang mit Identitätsdiebstahl -, bedeutet ein Datenverstoß einen großen finanziellen und vor allem auch einen Reputationsschaden des Unternehmens. Das Ponemon Institute schätzt einem Bericht zufolge, dass ein Datenverstoß ein Unternehmen durchschnittlich 3,5 Millionen US-Dollar kostet. Der Bedarf an Datenschutz für Cloud-Anwendungen ist offensichtlich groß.
- Multi-Faktor-Authentifizierung in Office 365
Mit der Mehrwege-Authentifizierung erhöhen Sie die Sicherheit für Benutzer in Office 365. - Android und Office 365 - Korrekten Servernamen eingeben
In Android müssen Sie den Servernamen für Office 365 manuell eintragen. - Android und Office 365 - Korrekten Servernamen eingeben
In der Befehlszeile können Sie die Anbindung an Office 365 schnell und einfach mit Ping testen. - Multi-Gesamtstrukturen zu Office 365 migrieren
Mit dem Hybridkonfigurationsassistenten können Unternehmen mit Exchange 2013 SP1/CU7 auch mehrere Gesamtstrukturen mit einem gemeinsamen Office 365-Mandanten verbinden. - Power BI - Business Intelligence mit Office 365 betreiben
Mit Power BI können Unternehmen auch Business Intelligence in Office 365 nutzen. - Mail Protection Reports for Office 365
Mit dem Zusatztool Mail Protection Reports for Office 365 lassen sich umfangreiche Analysen durchführen. - Office 365 mit der Powershell verwalten
In der PowerShell oder PowerShell ISE lassen sich viele CMDLets für Office 365 nutzen. - Office 365 - Delve/Office Graph - Zentrale Datensammlung für die Cloud
Office Delve/Graph bietet wichtige Informationen für Anwender und erleichtert die Arbeit mit OneDrive for Business deutlich.
Sicherheitsfeatures von Office 365
Neben Tools zur Rechte- oder Identitätsverwaltung wie Azure Active Directory P1 und P2 gibt es auch Basics wie Archivierung, Data Loss Prevention, Exchange Online Protection und eDiscovery /Advanced eDiscovery. Darüber hinaus bietet Office 365 noch einige weitere, nützliche Sicherheitsfeatures an:
Office 365 Threat Intelligence: Wie der Name schon sagt, ist Threat Intelligence ein integriertes Tool für E5, das potenzielle Angriffsziele und verdächtiges Verhalten von Office-365-Benutzern über einen längeren Zeitraum identifiziert. Es schlägt vereinfachte Arbeitsabläufe für den Umgang mit potenziellen Verletzungen und Bedrohungen vor und ist sinnvoll für Unternehmen, die mit privaten und sensiblen Daten arbeiten.
Advanced Threat Protection: Diese Funktion bietet eine Nachrichten-Sandbox oder Filterung, die E-Mail-Anhänge auf ihre Sicherheit überprüft. Advanced Threat Protection überprüft und meldet auch bösartige Links und URLs in Echtzeit und erkennt und schützt vor Tracing und Phishing in Exchange Online. Die Echtzeit-URL-Prüfung blockiert entweder den Zugriff auf schädliche Links oder warnt den Benutzer.
Cloud App Security: Dieses integrierte E5-Tool bietet ein Dashboard, das Administratoren auf verdächtiges Benutzerverhalten aufmerksam macht. Cloud App Security kann auch Anomalien in Office 365 und bei der Nutzung von SaaS-Lösungen von Drittanbietern erkennen und eine detaillierte Beschreibung verdächtiger Ereignisse sowie die Erkennung und den Schutz sensibler Daten liefern.
Customer Lockbox: Dieses Tool steuert, wie ein Microsoft-Supportmitarbeiter während einer Hilfesitzung auf die Daten eines Nutzers zugreift. Die Nutzer können den Zugriff auf ihre sensiblen Daten entweder genehmigen oder ablehnen. Lehnen die Benutzer den Zugriff ab, hat das allerdings einen entscheidenden Nachteil: Microsoft kann in diesem Fall nicht auf die Postfächer zugreifen und somit auch das Problem nicht lösen. Genehmigen die Benutzer den Zugriff, dann kann es sein, dass Supportmitarbeiter persönliche Daten einsehen.
Customer Key for Office 365: Customer Key erlaubt Administratoren, ihren eigenen kryptografischen Schlüssel für die serverseitige Verschlüsselung (in den Rechenzentren von Microsoft) von Diensten wie Exchange Online, OneDrive, SharePoint Online und Skype for Business einzuführen. Das beinhaltet die Konfiguration der erforderlichen Azure-Ressourcen und die Verwaltung eines obligatorischen Microsoft Recovery-Keys. Allerdings haben so Microsoft-Administratoren Zugriff auf die kryptografischen Schlüssel und damit auch potentiell Zugriff auf die persönlichen Daten, welche damit verschlüsselt wurden.
Azure Information Protection P1 und P2: Dieser Cloud-basierte Rechteverwaltungsdienst ermöglicht die Verschlüsselung von Dokumenten und Dateien, die Verfolgung von Dokumenten und Dateien sowie die Klassifizierung sensibler Daten. Benutzer müssen diese Schutzeinstellung manuell hinzufügen, obwohl benutzerdefinierte Vorlagen enthalten sind.
Azure Information Protection P2 kann ohne Benutzereingaben automatisch Klassifizierungen zu Dateien und Dokumenten hinzufügen. Der Nachteil: Auch hier legen Administratoren fest, wie die Dokumente geschützt werden sollen. Sie könnten also jederzeit Zugriff auf die Daten und die kryptografischen Schlüssel erlangen.
Advanced Threat Analytics: Advanced Threat Analytics (ATA) ist eine On-Premises Plattform, die maschinelles Lernen nutzt, um Zugriffsanforderungen, Dokumente, Standorte, Geräte und Benutzer zu sammeln und zu verfolgen, um Verhaltensprofile basierend auf dem Benutzerverhalten zu erstellen. Außerdem erkennt ATA verdächtige Aktivitäten, bösartige Angriffe und bekannte Risiken.
Intune: Dieser Cloud-basierte Mobile-Device-Management-Service gibt Unternehmen mehr Kontrolle über mobile Geräte und Anwendungen für Mitarbeiter, um Unternehmensanwendungen und Daten auf jedem Gerät zu schützen. Es ermöglicht Administratoren die Kontrolle darüber, wie Mitarbeiter auf Unternehmensinformationen zugreifen und diese austauschen, und stellt sicher, dass Geräte und Anwendungen kompatibel sind.
- Datenverlust
Wenn ein Datenverlust auftritt, drohen Geldbußen, Gerichtsprozesse und harte Strafen. Die Aufarbeitung des Ganzen und die Information der betroffenen Kunden verursachen erheblich Kosten. Indirekte Folgen wie Image- und Auftragsverluste sind noch gar nicht eingerechnet, die ein Unternehmen für Jahre beschäftigen können. - Gestohlene Benutzerdaten
Datenverluste und andere Angriffe folgen häufig aus einem zu lockeren Authentifizierungsprozess, aus zu schwachen Passwörtern und einem schlechten Schlüsselmanagement. Unternehmen kämpfen mit dem Thema Identitätsmanagement, wenn es um die Zuordnung von Zugriffsrechten auf Benutzerrollen geht. Wenn Mitarbeiter die Stelle wechseln oder das Unternehmen ganz verlassen, werden ihre Zugriffsrechte häufig zu spät oder gar nicht angepasst. - Geknackte Interfaces und APIs
Sicherheit und Verfügbarkeit von Cloud-Diensten - von der Authentifizierung über die Zugangskontrolle bis hin zu Verschlüsselung und Aktivitäten-Monitoring - hängen von der API-Sicherheit ab. Das Risiko steigt mit der Zahl von Drittanbietern, die auf der Grundlage der APIs neue Benutzeroberflächen entwickeln, weil diesen Unternehmen Zugriff auf Dienste und interne Daten gewährt werden muss. - Ausgenutzte Schwachstellen
Durch die verschiedenen Formen der Cloud-Nutzung auf Mietbasis werden Schwachstellen zu einem immer größeren Problem. Mehrere Unternehmen teilen sich denselben Arbeitsspeicher, Datenbanken und andere Ressourcen - was wiederum ganz neue Angriffsvektoren ermöglicht. - Account Hijacking
Phishing, Betrug und Software Exploits sind immer noch erfolgreich - Cloud-Services ergänzen diese Maschen um eine weitere Bedrohung, weil Angreifer nun Aktivitäten belauschen, Transaktionen manipulieren und Daten verändern können. - Insider mit bösen Absichten
Die Gefahr von innen hat viele Gesichter: ein aktueller oder ehemaliger Angestellter, ein Systemadministrator, ein Vertrags- oder Geschäftspartner. Es geht um die gesamte Palette - von Datendiebstahl bis hin zu Rache. Im Cloud-Umfeld kann ein fest entschlossener Insider die gesamte Infrastruktur zerstören und Daten manipulieren. - Der APT-Parasit
APTs (Advanced Persistent Threats) bewegen sich in der Regel seitlich durch ein Netzwerk und mischen sich unter den normalen Datenverkehr - entsprechend schwer sind sie zu entdecken. Die großen Cloud-Provider setzen fortschrittliche Sicherheitstechniken ein, um zu verhindern, dass ihre IT-Infrastruktur durch APTs beeinträchtigt wird. Dennoch sind ihre Kunden gut beraten, sich selbst ebenso sorgfältig auf mögliche Folgeschäden für ihre Cloud-Konten vorzubereiten wie sie das bei On-Premise-Systemen tun würden. - Dauerhafter Datenabfluss
Je reifer die Cloud wird, desto seltener kommt es zwar vor, dass Fehler seitens der Provider zu Datenverlusten führen. Hacker mit bösen Absichten sind aber bekannt dafür, dass sie Cloud-Daten dauerhaft löschen, um Unternehmen zu schaden. - Fehlende Sorgfalt
Gerade dort, wo ein Unternehmen in die Cloud migrieren oder mit einem anderen Unternehmen über die Cloud zusammenarbeiten möchte, ist gebührende Sorgfalt angebracht. Beispielsweise werden Unternehmen, die es versäumen, einen Vertrag eingehend zu prüfen, niemals wissen, wie zuverlässig und seriös der Vertragspartner im Falle eines Sicherheitsvorfalls vorgeht. - Missbrauch von Cloud-Diensten
Es kommt vor, dass Cloud-Services missbraucht werden, um damit kriminelle Aktivitäten zu unterstützenen. Um einen DDoS-Angriff (Distributed Denial of Service) zu starten oder eine Verschlüsselung zu knacken, braucht es eine leistungsstarke Hardwareumgebung - und Cloud-Ressourcen erfüllen dieses Kriterium. - DoS-Attacken
DoS-Attacken (Denial of Service) verbrauchen eine große Menge Rechnleistung - die Rechnung zahlt der Kunde. Auch wenn die breitbandigen DDoS-Angriffe weit verbreitet und gefürchtet sind - ebenso gewappnet sollten Unternehmen für assyametrische DoS-Attacken auf Anwendungsebene sein, die Sicherheitslücken in Webservern und Datenbanken betreffen. - Geteite Technik, doppelte Gefahr
Verschiedene Cloud Provider teilen sich Infrastruktur, Plattformen und Anwendungen - liegt irgendwo hier eine Verwundbarkeit vor, sind gleich alle betroffen. Wenn beispielsweise eine zentrale Komponente wie ein Hypervisor oder eine Anwendung erfolgreich angegriffen wurde, ist gleich die komplette Cloud-Umgebung unsicher.
Microsoft Cloud App Security (MCAS): Diese Funktion ermöglicht die unternehmensweite Steuerung und Überwachung aller Apps auf einem Mitarbeitergerät. Beispielsweise wird angezeigt, welche Art von nicht autorisierten Diensten von Drittanbietern ein Mitarbeiter nutzt. Darüber hinaus bietet es einen verbesserten Schutz vor Bedrohungen und Datenverlust durch Cross-SaaS. Zusätzlich beinhaltet Office 365 in den meisten Fällen Auditing und Protokollierung, die bestimmte durchsuchbare Benutzer- und Verwaltungsaktionen (und die Zeiten solcher Aktionen) wie Anmeldeanforderungen, Löschungen und mehr meldet, um verdächtige Aktivitäten zu untersuchen.
Die Authentifizierung umfasst die Art und Weise, wie sich ein Benutzer sicher bei einem Dienst anmeldet. Dies kann die Eingabe des gleichen Passworts vor Ort wie in der Cloud oder eine Art Multi-Faktor-Authentifizierung beinhalten, bei der ein Service Benutzer auf einen Code auf einem mobilen Gerät oder einer Website verweist, um die Identität dieses Benutzers zu überprüfen.
Eine weitere nützliche, integrierte Office-365-Funktion ist Secure Score, die die Office-365-Bereitstellung eines Unternehmens auf mögliche Risiken und Schwachstellen hin bewertet und Vorschläge für verbesserte Cloud-Sicherheitskontrollen enthält. Es scannt die verwendeten Dienste wie beispielsweise Exchange, OneDrive oder SharePoint, vergleicht ihre numerische Punktzahl mit der Baseline von Microsoft und anderen Office-365-Abonnenten und informiert das Unternehmen über bewährte Verhaltensweisen und Praktiken im Bereich der Sicherheit.
Verschlüsselung: Office 365 ermöglicht die Verschlüsselung von E-Mail-Nachrichten und Office-Dokumenten, die auf einem Computer, einem mobilen Gerät oder in der Cloud gespeichert sind: Dateien werden durch Verschlüsselungsalgorithmen wie Transport Layer Security/Secure Sockets Layer (TLS/SSL) und Advanced Encryption Standard (AES) geschützt.
Durch die Verschlüsselung werden Daten zu unentschlüsselbarem Text, der nur von autorisierten Benutzern gelesen werden kann, die den kryptografischen Schlüssel besitzen. Transportverschlüsselung schützt die Daten jedoch nur auf dem Weg zwischen Nutzer und Cloud. Dort werden die Daten dann wieder vollständig entschlüsselt. Externe Verschlüsselung stellt sicher, dass Daten nicht nur "in Transit", sondern auch "at Use" und "at Rest" zu jedem Zeitpunkt verschlüsselt sind.