In den letzten 20 Jahren haben sich Office-Lösungen als eine zentrale Komponente in der täglichen Arbeit von Millionen von Wissensarbeitern etabliert; also in der Arbeit von Menschen, für deren Arbeitsleistung es notwendig ist, neues Wissen zu erwerben, zu integrieren oder zu entwickeln und die im Rahmen ihrer überwiegend geistigen Tätigkeit permanent kollaborative und problemorientierte Aufgaben erledigen. Spätestens seit Mitte der 90er Jahre dominiert Microsoft diesen Markt. Standen anfangs aus heutiger Sicht eher plumpe Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation im Fokus, setzen heutige Lösungen vielmehr auch Kommunikations- und Kollaborationselemente ein und ermöglichen so ein integriertes und nahtloses Arbeiten.
Wissensarbeiter werden in der Regel nicht für ihre reine Anwesenheit im Unternehmen, ihre physische Arbeit oder ihre manuellen Fähigkeiten bezahlt. Ihr Wert für das Unternehmen entsteht durch die Aufarbeitung von Daten zu Informationen hin zu Wissen. Dieses Wissen muss im Sinne des Unternehmens genutzt und geteilt werden. Hierzu werden technische Lösungen, wie Office-Anwendungen, benötigt, die die Controller, Sachbearbeiter oder Vertriebsbeauftragen unterstützen und entlasten. Für diese Mitarbeiter, die für knapp 40 Prozent der arbeitenden Bevölkerung in Deutschland stehen, hat sich der Einsatz von Office-Systemen von einer unterstützenden Komponente hin zum zentralen Dreh- und Angelpunkt der täglichen Arbeit entwickelt.
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Vor diesem Hintergrund treten die eingesetzten Office-Lösungen auch als Substitut für gering qualifizierte und als Komplement für hoch qualifizierte Tätigkeiten auf. Das bedeutet, dass manuelle Routineaufgaben, wie zum Beispiel die mehrfache händische Eingabe von identischen Daten in unterschiedliche Systeme, die zum Beispiel im Gesundheitswesen und Krankenhäusern stark vertreitet ist, oder die Prüfung von Vorgängen, die auf standardisierten Werten bzw. strukturierten Daten beruhen, durch standardisierte beziehungsweise automatisierte Prozesse abgelöst werden. Im gleichen Atemzug können individuelle und auf Team- oder Wissensarbeit beruhende Aufgaben, wie die organisatorische und personelle Führung, die dynamische und flexible Interaktion und Kommunikation mit Kollegen, Kunden oder Lieferanten, bei gleichzeitigem Zugriff auf die relevanten Daten und die Produktentwicklung, Angebotserstellung und Leistungserstellung schneller und qualitativ hochwertiger umgesetzt werden.
Es zeigt sich jedoch, dass die bestehenden Lösungen und Systeme nicht ausreichend sind. Die beschleunigte Verarbeitung in Richtung Wissensarbeit bedingt neue Ansätze. Ein solcher Ansatz ist in Office Graph und der Applikation Delve zu finden. Dabei ist Office Graph für die Intelligenz und die Applikation Delve für eine übersichtliche Darstellung und bessere Kommunikation zuständig.
Was ist der Office Graph?
Der Office Graph ist eine Symbiose aus von Microsoft zusammengekauften und eigenentwickelten Lösungen. Es handelt sich um eine Lösung, die über alle Office-Programme selbstlernend die wichtigsten Informationen und Dokumente zusammenstellt.
Aus Sicht des Anwenders ist der Office Graph die Grundlage für einen persönlichen Assistenten. Der Graph ist für den einzelnen Anwender eine Mischung aus persönlicher Suche und personalisiertem Angebot. Für die Unternehmens-IT ist es eine Form, den Anwendern Inhalte anzubieten und die Anforderungen der Fachabteilungen durch erweiterte Business-Productivity-Lösungen umzusetzen. Für die Unternehmensleitung und Organisationsentwicklung ist der Office Graph ein Werkzeug, um die Agilität des Unternehmens in bestimmten Bereichen zu verbessern.
Aus technischer Sicht ist der Office Graph ein selbstlernender Algorithmus, der innerhalb von Office 365 Informationen aus diversen Quellen automatisch vernetzt und diese so für den einzelnen Anwender anschaulich und zugänglich macht. Dabei werden nicht nur Dateien als Grundlage genutzt, es werden auch Personen und Aktivitäten betrachtet. So wird die Teilnahme an einem Online-Meeting genauso berücksichtigt, wie die Häufigkeit der Lync-Nutzung oder das persönliche Verhalten bei Eintreffen von E-Mails. Im Prinzip wird die Verhaltensweise des Einzelnen und seines Teams betrachtet. Im Ergebnis stellt Office Graph dem Anwender zum richtigen Zeitpunkt den richtigen Inhalt bereit.
Der Office Graph ist beseelt vom Enterprise Graph von Yammer sowie von FAST Search. Aber auch Grundüberlegen, die für die Konzeption der Suchmaschine Bing verwendet wurden, finden sich hier wieder. Die Technologien von, und die Denkmuster hinter, FAST Search werden genutzt, um Metadaten zur Gewinnung von Informationen zu nutzen.
Ein Graph wird gegenwärtig als eine der besten Möglichkeiten gesehen, Informationen bereitzustellen. Das ist in den Public Social Networks wie Facebook oder Xing so, genauso wie in Enterprise Social Networks wie Yammer. Es gilt das Credo, dass ein Graph und keine klassische Datenbank die richtige Grundlage für Datenstrukturen ist. Dies liegt daran, dass diese Form der Darstellung für den Menschen wesentlich leichter zu erfassen ist. Die multidimensionale Darstellung der Daten als Graph bzw. als Netzwerk wird vom menschlichen Hirn anscheinend besser umgesetzt. Die Darstellungsform ist für viele Anwender selbsterklärend, so dass in der Regel kaum Schulungen notwendig sind.
Als drittes Denkmuster greifen die Entwickler von Office Graph auf das Gegenstand-Beziehung-Modell von Bing zurück. Auch wenn Bing in Deutschland kaum vernünftig funktioniert und deshalb nicht genutzt wird, ist der dahinterliegende Ansatz sehr gefällig: Während Google als Suchmaschine konzipiert wurde, wurde Bing als Entitäten-Maschine entwickelt. Mithilfe der Entitäten und der Beziehungen zwischen ihnen, lassen sich Zusammenhänge darstellen, mit deren Hilfe Hintergrundinformationen ermittelt und dargestellt werden können. Übertragen auf den Office Graph bedeutet dies, dass Beziehungen zwischen Personen, deren Arbeitsweisen, Verhaltensweisen und deren Inhalten in einem Kontext ermittelt werden. Dabei gilt der Grundsatz, dass je größer das Netzwerk und die zu Verfügung stehenden Workloads sind, desto besser und wertvoller der persönliche Assistent - zum Beispiel Delve - für den Wissensarbeiter arbeitet.