PDF-Dokumente kommentieren & editieren
Only Office öffnet Dokumente im PDF-Format in einem eigenen Anzeigeprogramm, aus dem sie sich als DOCX-Datei für Weiterbearbeitung speichern lassen. Bei einfachen Briefen, längeren Dokumenten und anderen Texten gelingt das ohne Hindernisse. Umfangreiche Layouts von Magazinen oder Flyern bereiten dagegen Probleme - das ist bei Only Office nicht anders als bei anderen Konvertierungstools.
Infoboxen oder kleine Tabellen werden häufig nicht richtig erkannt, das macht die Bearbeitung nicht immer einfach. Erwarten Sie an diesem Punkt nicht zu viel, ein professionelles Bearbeitungswerkzeug wie Adobe Acrobat Pro oder eine Software für Desktop-Publishing ersetzt Only Office somit nicht.
Positiv fallen die weiteren Funktionen auf: Der integrierte PDF-Viewer erlaubt Markierungen und das Einfügen von Kommentaren. Diese lassen sich auch mit anderen Programmen lesen und bearbeiten. Nach dem Hinzufügen von Kommentaren speichert man eine Kopie des aktuellen PDF-Dokuments, die man per Mail verschickt oder für die weitere Zusammenarbeit zentral abspeichert.
Im Zusammenhang mit PDF ist ferner die Funktion "Formularvorlage" zum Gestalten von Dokumenten zum Ausfüllen wichtig: Neben Textfeldern, Checkboxen oder Menüs gibt es hier Elemente für Postleitzahl, Datum, E-Mail oder Telefon. Damit legen Sie sich nach kurzer Einarbeitung schnell Formulare an. Die Optionen erlauben die Eingrenzung für die späteren Eingaben, beispielsweise für die Anzahl der Zeichen oder deren Typ.
Über Filter und Ähnliches blockt man bestimmte Eingaben. Ein Beispiel hier ist die korrekte Eingabe von Mailadressen. Mit Tabellen, der Ausrichtungsfunktion und Farboptionen lassen sie die Formularlayouts optimieren.
Über "Speichern unter" erstellen Sie so schnell ein PDF mit Feldern zum Ausfüllen. Das können Anträge, Rechnungen oder Umfragen sein. Diese lassen sich auf dem Rechner ausfüllen und per Mail verschicken. Eine weitere Möglichkeit ist das Teilen der Formulare im Internet. Dafür stehen die Cloudspeicher von Only Office und anderer Dienste zur Verfügung (mehr dazu im Kasten). Der Nutzer komplettiert die Vorlage im Webbrowser und lädt das fertige Dokument anschließend als PDF auf die Festplatte.
Onlinekonverter und Profitools
Auf der Webseite von Only Office gibt es weitere interessante Dienste und Funktionen. Dazu gehören die Vorlagen für verschiedene Zwecke. Diese lassen sich online vervollständigen oder für die Nutzung in den Office-Anwendungen runterladen. Eine Auswahl finden Sie auf der Webseite im Menüpunkt "Produkte". Im Fenster rechts starten Sie verschiedene Onlinekonverter für Dokumente und andere Dateien.
Zu den unterstützten Formaten gehören Texte, Tabellenblätter, Präsentationen und PDFs. Die Nutzung ist kostenlos. Öffnen Sie den gewünschten Bereich und ziehen Sie ein Dokument zum Konvertieren in das Browserfenster. Bestätigen Sie die Captcha-Abfrage und wählen rechts das Zielformat. Über die Schaltfläche "Konvertieren" starten Sie den Prozess, anschließend laden Sie sich das umgewandelte Dokument auf den Rechner.
Für den Einsatz im geschäftlichen Bereich bietet Only Office verschiedene kostenpflichtige Pakete an. Workspace beispielsweise wird auf einem eigenen Server oder einem Cloudangebot gehostet. Die Pakete stehen für Windows- und Linux-Server zur Verfügung, außerdem für die Nutzung in Docker, AWS von Amazon und OVH Cloud.
Neben der Dokumentverwaltung und den Anwendungen unterstützt Workspace die Projektplanung, E-Mail, CRM-Anwendungen und einen Kalender für die Terminverwaltung.
Durch das Open-Source-Modell steht die Workspace-Software bei Github kostenlos zum Download bereit. Die Pakete lassen sich in Firmen installieren und nutzen, beim Einsatz der Gratisversion muss man sich um Support und Updates selbst kümmern. Der Zugriff über mobile Geräte auf den Server ist bei der Github-Version nicht möglich.
Only Office mobile und in der Cloud nutzen  Unterwegs lässt sich die Office-Suite mit den Apps für Smartphones und Tablets nutzen. Only Office finden Sie in den App Stores für Android, iOS, Galaxy- und Huawei-Geräte. Damit sind der Zugriff, die Freigabe und die Bearbeitung von Dokumenten auch abseits von Büro und Zuhause möglich. Die Synchronisation erfolgt über die Cloud Ihrer Wahl. Komfortabel funktioniert alles mit dem Speicher von Only Office. Den gibt es als „Startup“-Cloud mit zwei GByte Internetspeicher gratis. Für die Verwaltung lassen sich drei Administratorkonten einrichten und beliebig viele Nutzer definieren. Die Only-Office-Cloud ist übersichtlich gestaltet, das Management der Dokumente unkompliziert. Für Projekte gibt es „Rooms“ mit individueller Nutzerverwaltung. Über die Startup-Cloud hat man außerdem Zugriff auf die Office-Tools als Webversion. Besitzer von Chromebooks können ebenfalls mit Only Office arbeiten. Schnelle Änderungen an den Dokumenten kann man auf jedem Rechner mit Internetanbindung vornehmen. Die Onlineversion von Only Office können Sie auch in Kombination mit weiteren Internetservices nutzen. Dazu bietet die Webseite von Only Office kostenlose „Konnektor“-Lösungen. Diese stellen Verbindungen zu anderen Diensten her und tauschen Daten komfortabel aus, unter anderem mit weiteren Cloudspeichern und der Blogsoftware WordPress. |
(PC-Welt)