Schritt vier: Feinspezifikation und Vertragsverhandlung

Am Ende der CRM-Auswahl steht die Verhandlung der Verträge mit ein bis maximal drei Anbietern. Bei komplexeren Projekten werden nun die Anforderungen anhand des Lastenhefts im Rahmen mehrtägiger Workshops im Detail festgelegt und damit eine verbindliche Kalkulationsgrundlage für die Anbieter geschaffen. Auf dieser Grundlage kann das Projektteam die Kosten für die unternehmensspezifischen Anpassungen der Software ermitteln. Parallel dazu sollte man in dieser Phase das Vertragswerk juristisch prüfen und gegebenenfalls auch die Ausgestaltung der Projektfinanzierung mit Banken oder Leasinggesellschaft besprechen.

Der durchschnittliche Zeitbedarf für ein Auswahlverfahren liegt bei mittelständischen Unternehmen bei drei Monaten, gerechnet ab Vorliegen des Lastenhefts. Allerdings kommt es durchaus vor, dass die Entscheidungsfindung mehr als sechs Monate in Anspruch nimmt. Dies ist angesichts der weit reichenden Konsequenzen durchaus vertretbar und in jedem Fall der vielfach angewendeten Methode "Augen zu und durch" vorzuziehen.