Durch den Angriff der Coronaviren mussten viele Organisationen innerhalb von Tagen die Weichen für die Zukunft ihrer Arbeitsplätze neu stellen. Future Workplace war plötzlich kein Schlagwort mehr, das nur für Webkonzerne in hippen Großstädten galt und erst mal in aller Ruhe durchanalysiert werden konnte. So stieg der Stellenwert moderner Arbeitsplätze und Mobilitätskonzepte im Frühjahr 2020 auf der Agenda vieler Unternehmen steil nach oben - lediglich der Dauerbrenner IT-Sicherheit mit all seinen Facetten rangierte höher. Dies ist ein Ergebnis einer aktuellen COMPUTERWOCHE-Studie zum Thema "Smart Workplace 2020", deren Daten in der Hochphase der Pandemie erhoben wurden.

"Wir haben alle erlebt, dass ITK einfach funktionieren musste", sagt Helmut Freytag, Head of Partner Sales vom Cloud-Telefonie-Anbieter Placetel. Er erinnert sich noch gut an die heiße Phase. Inzwischen seien die Unternehmen wieder zu einem strukturierten Betrieb übergegangen und hätten damit begonnen, die Erkenntnisse der Pandemie zu verarbeiten, so Freytag: "Es ist aber spürbar, dass sich die Arbeitswelt nachhaltig verändern wird." Der Plan: Nach dem Enablement und der Konsolidierung werden in der dritten Phase neue Arbeitsmodelle, neue IT-Infrastrukturen, ein globales HR-Sourcing und der Future Workplace entwickelt mit dem Ziel, für jeden Mitarbeiter einen möglichst optimalen, individuellen Arbeitsplatz einzurichten, der Effizienz und Produktivität bestmöglich unterstützt.

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Was sind die Ziele des Future Workplace?

"Unternehmen machen sich derzeit deutlich mehr Gedanken, wie sie das neue Feld im Einklang mit den Anforderungen der Mitarbeiter bestellen können", bestätigt auch Jan-Michael Sunkel, Leiter Product Management B2B bei Telefónica Deutschland. "Der smarte Workplace bietet vielerlei Vorteile - jedes Unternehmen muss aber für sich wissen, was es genau erreichen will, sei es flexibleres Arbeiten, bessere Work-Life-Balance oder Globales Sourcing von Talenten", so Sunkel weiter.

Das Dilemma: Es gibt keine einheitliche Meinung, was der Smart Workplace mit seinen Ausprägungen wie Remote Work und flexiblen Arbeitszeiten eigentlich ist: Home oder Office, Fluch oder Segen, Eigenverantwortung oder Führung? Neulich begann das "CIO Magazin" einen LinkedIn-Post mit dem Satz: "Das Coronavirus verdammt viele Deutsche zum Arbeiten von zu Hause aus." Die Formulierung lässt tief blicken - im Gegensatz dazu haben sich viele andere Arbeitnehmer sicher über den Umzug ins heimische Arbeitszimmer gefreut. Auch Unternehmen gehen beileibe nicht einheitlich vor: Während die einen weiter voll auf Remote Work setzen, rufen die anderen ihre Mitarbeiter in die Offices zurück. Dass jeder Chef und Mitarbeiter eine persönliche Meinung zum Thema hat, macht es nicht leichter.

Die Pandemie gibt die Richtung vor

Derzeit läuft die Findungsphase, in der Organisationen ihren individuellen Weg in die Zukunft suchen - immer unter dem Damoklesschwert der Pandemie und der Frage, ob es zu weiteren Lockdowns kommt. Wie in der Cloud gilt auch am Arbeitsplatz das Hybridmodell aus Heimarbeit und Büropräsenz als der neue Normalfall. "Dafür reicht aber der Ansatz 'One size fits most' definitiv nicht mehr aus", sagt Julia Haas, Regional Sales Manager von Dell Technologies. Die "neue Normalität" habe auch die Arbeitsweise sehr vieler Menschen verändert. Das Unternehmen hat in der Zeit seit der Pandemie verschiedene Arbeitsweisen und -typen identifiziert, unter anderem Wissensarbeiter, telefonbasierte Mitarbeiter, Menschen mit eingeschränkter Konnektivität sowie Lehrkräfte und Kreative, die eine hohe Performance benötigen. "Basierend auf dem jeweiligen technologischen Fußabdruck sollten die optimalen Systeme und Anwendungen ausgewählt werden", empfiehlt Haas.

Für Gregor Knipper, Managing Director von Jabra Business Solutions in der Region EMEA, gibt es ebenfalls kein Entweder-oder: "Organisationen brauchen für Smart Work eine Balance zwischen den Tools und Techniken sowie der Rolle und ihren Aufgaben." Erst wenn der individuelle Standpunkt gefunden sei, würden sich Firmen viel mehr Gestaltungsoptionen eröffnen. "Und nur wenn die Mitarbeiter in diesen Entscheidungsprozess eingebunden werden, lassen sich optimale Lösungen finden." Schließlich wolle nicht mehr jeder ständig ins Büro fahren, andere wiederum könnten nicht aus dem Homeoffice arbeiten, die einen brauchen Notebooks, die anderen zwei große Bildschirme, Mobiltelefone oder Headsets - "hier ist viel Flexibilität gefragt", so Knipper.

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Erst Wildwuchs, dann Konsolidierung

Laut Helmut Freytag von Placetel hängt zudem viel davon ab, wie Mitarbeiter an die neue Arbeit herangeführt und trainiert werden. "Die Nutzerakzeptanz eines Collaboration Tools ist essenziell, idealerweise wird die gesamte Kommunikation in einem Client gebündelt." Schließlich hätten Statistiken gezeigt, dass sich die Kommunikation in Summe ausgeweitet hat: "Nicht nur Video ist in der Covid-19-Phase sprunghaft angestiegen, die Leute telefonieren auch deutlich mehr als früher." Dass es in der Findungsphase zu einer Konsolidierung der Kanäle kommen wird, hält Freytag für wahrscheinlich: "Ich gehe davon aus, dass Video und Messaging weiter zunehmen, während die E-Mail zurückgeht." Mit 5G, Sprachassistenten und KI seien dann der Fantasie des Remote Workplace keine Grenzen gesetzt: "Dann kann man nicht nur im Auto telefonieren, wenn es fährt, sondern stabil arbeiten."

In der Tat passe nicht jedes Tool zu jeder Aufgabe, bestätigt auch Telefónica-Manager Sunkel. "Durch eine Einführung allein habe ich nichts gewonnen, im Gegenteil." Die Nutzung und die Kultur müssen sich noch in vielen Unternehmen im Laufe der Zeit entwickeln. Dass es ein "alles wie früher" nicht mehr geben wird, trifft auf breite Zustimmung. "Wer sich schnell an ein ,neues Normal' anpassen kann und den Wildwuchs an Tools sinnvoll konsolidiert, geht gestärkt aus der Situation hervor", erwartet Sunkel. "Und wer zwanghaft zum ,alten Normal' zurück will, wird große Probleme bekommen." Kein Wunder, dass der Telefoniekonzern inzwischen bei internen Meetings auf "Digital by Default" setzt.

Wie das "neue Normal" aussehen wird, bestimmen jedoch nicht zuletzt der weitere Verlauf von Covid-19, die Branche, die Kultur sowie die Struktur des einzelnen Unternehmens - daher navigieren viele Organisationen gerade im Nebel. Darüber hinaus sind viele Firmen selbstkritisch: Sie berichten in der Smart-Workplace-Studie von Lücken beim IT-Check der vorhandenen Büroarbeitsplätze und beim Abgleich mit den Anforderungen an den Future Workplace.

Ob Hightech-Lieferant oder "normales" Unternehmen - in der Pandemie saßen jedenfalls alle im gleichen Boot. "Unser Einstieg fiel uns als Telekommunikationsunternehmen vielleicht leichter", sagt Telefónica-Manager Sunkel, "aber auch für Technologieunternehmen wird sich vieles in der täglichen Arbeit verändern." Als Beispiel nennt er den Ersatz von Post-its und Whiteboards in Meetings durch elektronische Lösungen. Jabra-Geschäftsführer Knipper spricht vom Anflug einer "Sinnkrise im Vertrieb", weil klassische Kundenbesuche nicht mehr stattfinden konnten. Inzwischen habe sich jedoch gezeigt, dass sich viele Fragen auch über einen Videocall regeln lassen: "Man kann Reisezeit und -kosten sparen oder bei Bedarf noch schnell einen technischen Experten dazuschalten - das hatte für uns einen positiven Lerneffekt."

New Work verspricht viele Vorteile

Darüber hinaus locken viele weitere Vorteile der Einführung neuer Arbeitsplatz- und Mobilitätskonzepte. Laut Cowo-Studie zum "Smart Workplace 2020" sind dies neben dem "War for Talents" eine verbesserte Kommunikation, Zusammenarbeit, Kundenzufriedenheit und Unternehmenskultur, daneben sollen Flexibilität, Agilität und Produktivität durch New Work profitieren. "Work everywhere at any time - viele Mitarbeiter erwarten das heute einfach", sagt Dell-Managerin Haas. "Unternehmen müssen lernen, den Fokus auf die Ergebnisse zu legen und nicht auf Zeit und Raum."

Dadurch werde man auch neue Geschäftsfelder und Business Cases entdecken - wie etwa den Service, Hardware ins Homeoffice zu liefern und dort auch technische Probleme zu lösen. "Ich bin sicher, dass sich in den kommenden Monaten in den Unternehmen noch extrem viel bewegen wird."

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Studiensteckbrief

Herausgeber: COMPUTERWOCHE, CIO, TecChannel und ChannelPartner

Platin-Partner: Dell Technologies

Gold-Partner: Jabra; Telefónica

Silber-Partner: Placetel - Cisco Systems GmbH

Grundgesamtheit: Oberste (IT-)Verantwortliche von Unternehmen in der D-A-CH-Region: strategische (IT-)Entscheider im C-Level-Bereich und in den Fachbereichen (LoBs), IT-Entscheider und IT-Spezialisten aus dem IT-Bereich

Teilnehmergenerierung: Stichprobenziehung in der IT-Entscheider-Datenbank von IDG Business Media; persönliche E-Mail-Einladungen zur Umfrage

Gesamtstichprobe: 583 abgeschlossene und qualifizierte Interviews; Stichprobe 1 - Unternehmenssicht: 306; Stichprobe 2 - Arbeitnehmersicht: 277

Untersuchungszeitraum: 22. bis 29. Juni 2020

Methode: Online-Umfrage (CAWI)

Fragebogenentwicklung: IDG Research Services in Abstimmung mit den Studienpartnern

Durchführung: IDG Research Services