Die Grundidee des Mobile Enterprise ist relativ simpel: Mitarbeiter sollen mobil arbeiten können, also unabhängig von ihrem Standort produktiv sein. Die Umsetzung dieser einfachen Anforderung in die Praxis stellt jedoch eine längere Übung dar, die nicht in wenigen Wochen vonstatten geht und im ersten Schritt nichts mit End-User-Geräten zu tun hat. Der Weg zum Mobile Enterprise umfasst vielmehr einen ganzheitlichen Prozess, der alle zwölf bis 24 Monate neu gestartet werden sollte, um sowohl die Änderungen im Unternehmen als auch im Technologiemarkt abzubilden.
Der Mobile-Enterprise-Kreislauf
Sinnvollerweise beginnen Mobile- Enterprise-Überlegungen mit einer Analyse und Mobilisierung der Geschäftsprozesse. Hierbei geht es darum, Geschäftsprozesse so zu optimieren, dass sie auch mobil ablaufen können. Eng damit verknüpft sind Gespräche mit Mitarbeitern, um deren tatsächliche Arbeitsweisen zu verstehen.
Nicht selten stellen Unternehmen dabei fest, dass zwischen dem definierten Geschäftsprozess und der Art und Weise, wie gearbeitet wird, deutliche Unterschiede zutage treten. Eine entsprechende Anpassung der Prozessdefinitionen ist häufig sinnvoll. Das wirkt sich natürlich darauf aus, welche Geräte Mitarbeitern sinnvollerweise als Arbeitsmittel zur Verfügung gestellt werden. Auf Basis der Geschäftsprozessmobilisierung und der Mitarbeiterbefragung sollte die Client-Strategie festgelegt werden.
- Praktische Apps fürs mobile Büro
Sie sind viel unterwegs? Mit Smartphone und Tablet-PC haben Sie Ihr Büro immer dabei. In der Galerie stellen wir Ihnen einige praktische Apps vor. - Google Docs
Mit Hilfe von Google Docs, können Sie auf Ihrem Android-Smartphone oder -Tablet Dokumente erstellen oder bearbeiten - auch im Offline-Modus. <br><br> Preis: kostenlos - Polaris Office + PDF Editor
Mit der Polaris Office Suit will Hersteller Infraware eine Produktivitäts-Komplettlösung für jede Gelegenheit anbieten. Unterstützt werden sämtliche MS-Office-Formate und auch .pdf-Dateien. Die Suite ist zwar kostenlos, einige Zusatzfunktionen lassen sich jedoch nur nutzen, wenn zurvor ein Abo abgeschlossen wird (ab 3,99 Dollar pro Monat). <br><br> Preis: kostenlos - Microsoft Word
Microsoft bietet seine Textverarbeitung auch für Android an. Für die Nutzung ist nur ein kostenloses Microsoft-Konto notwendig; dann lassen sich Dokumente lesen und bearbeiten. Mehr Features gibt es mit einem Office-365-Abonnement. <br><br> Preis: kostenlos - Microsoft Excel
Die Tabellenkalkulation gibt es ebenfalls für Android-Geräte. Zum Speichern lassen sich OneDrive, Dropbox, OneDrive for Business oder SharePoint einbinden. <br><br> Preis: kostenlos - Microsoft PowerPoint
Die kostenlose PowerPoint-App bietet die Kern-Benutzeroberfläche zum Anzeigen, Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten auf Tablets. Microsofts PowerPoint öffnet PPT und PPTX, speichern lässt sich unter anderem auf OneDrive und Dropbox. <br><br> Preis: kostenlos - Timesheet
„Timesheet“ erfasst auf eine einfache Art und Weise alle Arten von Arbeitszeiten. So können Projekten Arbeitszeiten und Kommentare zugeordnet werden. Ein übersichtliche und grafische Darstellung hilft bei der Analyse der erfassten „Projektzeit“. Zusätzlich lassen sich alle Daten in Microsoft Excel (xls, csv) exportieren. <br><br> Preis: kostenlos - OneNote
„OneNote“ von Microsoft ist ein Notizbuch auf digitaler Basis. Es ermöglicht alle beruflichen oder Privaten Informationen, sprich Notizen, zu erfassen und zentral in der Cloud zu speichern. Diese lassen sich dann automatisch mit entsprechenden Geräten synchronisieren. Ein hilfreiches Tool für berufliche oder private Projekte. <br><br> Preis: kostenlos - Bluetooth File Transfer
„Bluetooth File Transfer“ ist ein Dateimanager. Mit dessen Hilfe können Sie Daten per Bluetooth versenden. Zudem lassen sich Infos zu Drahtlos-Kopfhörern und weiteren Geräten abrufen. <br><br> Preis: kostenlos - Business Calendar Free
Mit dem "Business Calendar Free" können Sie bequem zwischen privaten und geschäftlichen Terminen trennen. Mit der scroll- und zoombaren Mehrtagesansicht für bis zu 14 Tage können Sie ihre Termine beliebig verschieben und kontrollieren. Sich wiederholende Termine lassen sich besonders flexibel bedienen. <br><br> Preis: kostenlos - Handy Scanner Pro: PDF Creator
“Handy Scanner Pro: PDF Creator” scannt Ihre Bilder und Texte, um sie in das PDF-Dokument zu konvertieren. Wer möchte kann die gescannten Dokumente bearbeiten und in der Dropbox speichern. <br><br> Preis: 2,99 Euro - Cheap Calls
Mit „Cheap Calls“ telefonieren Sie zu günstigen Tarifen im Inland- als auch in ausländische Mobil- und Festnetze. Wer möchte kann die Funktion mit einem Flat- oder Inklusiv-Minuten-Tarif kombinieren. Um zu telefonieren, müssen die Anrufe über die Startseite der App getätigt werden. <br><br> Preis: kostenlos - PhatPad
Mit „PhatPad“ verwalten Sie Skizzen und Notizen. Letztere können Sie als Sprachnotizen oder als Text anlegen, indem Sie den Text handschriftlich oder mit Tastatur schreiben. Falls Sie die Notiz handschriftlich verfassen, passt die Applikation diese automatisch an. <br><br> Preis: 3,99 Euro - Skype
„Skype“ ist die mobile Version für das Smartphone und das Tablet des gleichnamigen Messengers, mit dem Sie Sofortnachrichten, Telefonanrufe und Videotelefonate führen können. Zwischen Skype-Nutzern ist dies kostenlos. <br><br> Preis: kostenlos - OfficeSuite Pro 8 + (PDF & HD)
Mit "Office Suite Pro 8" erhalten Sie ein komplettes Office-Paket für ihr Tablet oder Smartphone. Sie können Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien erstellen, bearbeiten, weiterleiten und ausdrucken. Auch E-Mail-Anhänge wie z.B. PDF-Dateien können Sie hiermit öffnen und in ihren Cloud-Speicherplätzen wie Dropbox oder Google Drive verwalten. <br><br> Preis: 16,99 Euro - Olive Office Premium
Für diejenigen, die ein kostenloses Office-Paket bevorzugen, eignet sich die App "Olive Office Premium". Mit der App lassen sich Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien sowie PDF-Dokumente betrachten und bearbeiten. Zudem unterstützt Olive Office das Rich-Text-Format sowie die Integration von Tabellen, Bildern und Diagrammen. <br><br> Preis: kostenlos - PrinterShare Drucken
Mit "PrinterShare Drucken" können Sie direkt vom Android-Gerät aus Bilder, Dokumente, SMS, Kontakte, Fotos oder Webseiten ausdrucken. Sollten Sie jedoch unbegrenzt drucken wollen ist der Kauf des Premium-Schlüssels von PrinterShare erforderlich. Damit können Sie dann obendrein über Bluetooth- oder WLAN ohne PC drucken. <br><br> Preis: kostenlos; PrinterShare Premium Key: 5,49 Euro - OpenDocument Reader
Mit der App "OpenDocument Reader" werden Dateien des Open-Source-Programms OpenOffice vollständig unterstützt. Die Funktion Dokumente zu editieren steht leider noch nicht zur Verfügung. <br><br> Preis: kostenlos - QuickSpell
Mit der Rechtschreibkorrektur-App "QuickSpell werden falsch geschriebene Wörter farbig markiert und können aus einer Liste durch das richtige Wort korrigiert werden. Dies funktioniert in allen Apps, die Rechtschreibkorrektur unterstützen, wie Adressbuch, Kalender, E-Mail, Facebook u.a. <br><br> Preis: 7,53 Euro - Rechnung & Angebot Invoice2go
Mit "Rechnungen mit Invoice2go Plus" erstellen Sie kurzerhand geschäftliche Dokumente, Gutschriften, Rechnungen, Angebote und Bestellungen, die Sie per E-Mail im PDF-Format versenden können. Die PayPal-Funktion ermöglicht, dass Rechnungen sofort bezahlt werden können. Die App lässt sich über kostenpflichtige In-App-Käufe erweitern. <br><br> Preis: kostenlos - Workday
Mit der App “Workday“ können Ausgabenberichte angesehen, bestätigt und abgelegt werden. Außerdem ist es möglich, von unterwegs Zeitpläne und Urlaubsanträge zu erstellen und zu bearbeiten. Auch Formulare für das Einstellen von Personal, Kündigungen, Bestellungen, Forderungen und ähnliche Aufgaben können einfach editiert werden. Allerdings funktioniert die Workday App ausschließlich in Kombination mit der Workday-Software im Unternehmen. <br><br> Preis: kostenlos - Datei Manager HD
Die App "Datei Manager HD" ist eine speziell für Android-Tablets angepasster Dateimanager. Die Standardaufgaben wie ausschneiden, einfügen und kopieren können problemlos gemeistert werden. Ebenso können Archive ge- und entpackt werden. Dateien können weitergegeben, bearbeitet und in den Cloud-Speichern Dropbox, Google Drive u.a. abgespeichert werden. <br><br> Preis: kostenlos
Dabei sind eine ganze Reihe von Detailfragen wie die folgenden zu klären: Welche Art von Geräten ist notwendig? Welche Art der Datenhaltung und des Datenzugriffs kommen zur Anwendung? Welche Apps kommen zum Einsatz, wie weit ist die Virtualisierung vorangeschritten, welche Management- und Sicherheits-Anforderungen für unterschiedliche Endgeräte ergeben sich?
Aufbauend auf der Beantwortung dieser Fragen sollten die benötigten Infrastrukturkomponenten definiert werden, gefolgt von der Entscheidung, ob diese Infrastruktur intern oder extern betrieben werden soll. Dabei gilt es abzuwägen, wie strategisch bedeutend die mobile Infrastruktur ist, ob überhaupt genügend interne Ressourcen verfügbar sind und ob ein interner Betrieb längerfristig zielführend ist. Letzteres dürfte nur dann der Fall sein, wenn sich dadurch deutliche Wettbewerbsvorteile ergeben, was jedoch eher die Ausnahme ist.
Anschließend erfolgt die Auswahl der Lösungen und/oder Dienstleister auf Basis der Anforderungen, die sich aus der Client-Strategie und der Infrastruktur-Auswahl ergeben. Nach einer meist kurzen Implementierungsphase beginnt dann der eigentliche Betrieb. Der Kreislauf sollte anschließend alle zwölf bis 24 Monate wiederholt und die Strategien entsprechend angepasst werden.
Komponenten einer mobilen Infrastruktur
Allgemeine Aussagen darüber, welche Geräte für welche Mitarbeitergruppen sinnvoll sind, wer also mit Thin Clients, Desktop-PCs, Notebooks, Ultrabooks, Tablets und/oder Smartphones arbeiten sollte, sind schwierig. Denn die Geschäftsabläufe in unterschiedlichen Branchen und unterschiedlichen Unternehmen stellen auch unterschiedliche Anforderungen an die einzusetzenden Endgeräte.
Noch schwieriger ist die Frage, wie groß das jeweilige Smartphone oder Tablet sein sollte. Hierbei spielt insbesondere der Faktor Mensch eine wesentliche Rolle: Ein Mechaniker im technischen Kundendienst handhabt sein Gerät anders als die freundliche Avon-Beraterin. Letztlich ergeben sich die jeweils geeigneten Devices immer aus den Geschäftsprozessen und den Gesprächen mit den Mitarbeitern. Aus einer Vielzahl von Anwenderprojekten, die Experton Group in den letzten 24 Monaten in diesem Umfeld beratend begleitet hat, lassen sich jedoch typische Anwendungsszenarien ableiten. Daraus geht eine allgemeine Orientierungshilfe für die Ausstattung von Mitarbeitern mit mobilen Engderäten hervor.