Einige Menschen nehmen es sich immer wieder mal vor: produktiver werden, weniger Dinge aufschieben und dafür ab sofort effektiver arbeiten. Doch sobald man wieder im Büro sitzt, sind diese Vorsätze oft sehr schwer einzuhalten.
Produktivitätsexperte Jason Womack - Autor von "Your Best Just Got Better: Work Smarter, Think Bigger, Make More" - hat Meridith Levinson von unserer amerikanischen Schwesterpublikation CIO.com verraten, wie wir unser Zeitmanagement effektiv verbessern können. Schwierig ist es seiner Meinung nach deshalb, weil wir uns bestimmte Verhaltensweisen schon so zur Gewohnheit gemacht haben, dass sie sich nur schwer abstellen lassen. Doch unmöglich ist es nicht.
Erster Tipp: die 15 Minuten-Regel
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Womack empfiehlt, den Arbeitstag in 15-minütige Blöcke zu unterteilen. Wer acht Stunden arbeitet, hat 32 Blöcke zur Verfügung, bei zehn Stunden sind es 40. 15 Minuten sollen die Blöcke deshalb dauern, weil man in dieser Zeit etwas schaffen kann und sie kurz genug sind, um sie im Zeitplan unterzubringen. Womack setzt in seinem Job beispielsweise durch, dass ursprünglich einstündige Meetings eine Viertelstunde später beginnen, aber trotzdem zur vollen Stunde enden. Wer sich bemüht, schafft das Pensum auch in 45 Minuten, sagt er. Und die übrige Viertelstunde spart man für eine andere Aufgabe.
Zweiter Tipp: zum Punkt kommen
Viele verschwenden laut Womack ihre Zeit damit, an etwas zu arbeiten, das eigentlich längst abgeschlossen ist. Oft seien sie sich der Zeitverschwendung überhaupt nicht bewusst. Wenn der Produktivitätsexperte zum Beispiel in einem Sachbuch liest, tut er das so lange, bis er etwas vom Autor gelernt hat. Womack sagt, er investiere dafür zwei bis drei 15-minütige Blöcke. Sobald er weiß, was er sich vom Lesen des Buches erhofft hat, legt er es beiseite und arbeitet an etwas anderem.
- Platz 10: Bürokratie
Es könnte alles so schön sein: Die Tür ist zu, das Telefon klingelt nicht und das Projekt läuft. Aber immer wieder hindert die Verwaltung den Mitarbeiter daran, effizient zu sein. Acht Prozent der Befragten gaben an, jeden Tag ein bis zwei Stunden mit Bürokratie und Verwaltungsangelegenheiten zu kämpfen. Hier ein Formular, dort ein Antrag - da geht schnell viel Zeit drauf. Nur ein Viertel der Befragten gab an, sich überhaupt nicht damit befassen zu müssen. - Platz 9: SMS und Nachrichten schreiben
Vrrmvrrm vibriert das Smartphone in der Tasche. Darauf will geantwortet werden, egal, ob die erhaltene Nachricht beruflich oder privat ist. Das frisst Zeit: Jeder zehnte gab an, täglich ein bis zwei Stunden mit SMS oder anderen Nachrichtendiensten zuzubringen. Und genau so viele verbringen sogar mehr als zwei Stunden täglich damit, Nachrichten zu tippen. Natürlich verzichten viele auch während der Arbeitszeit nicht auf die Kommunikation per SMS. Und das frisst jede Menge Zeit. - Platz 8: Facebook und Co.
Ohne Social Media geht es nicht mehr, da sind sich alle Entscheider einig. Aber mit Social Media geht jede Menge Zeit drauf: Elf Prozent der Befragten verbachten ein bis zwei Stunden auf Facebook, Twitter und Co. Und satte drei Viertel der Befragten waren bis zu zwei Stunden aktiv in Sozialen Netzwerken unterwegs. Natürlich ist Netzwerken auf diese Art auch wichtig für die Karriere. Aber der Umgang mit Xing und anderen sollte nicht den aktuellen Job gefährden. - Platz 7: Pendeln
Wer nicht gerade das Glück hat, zuhause arbeiten zu dürfen, der muss jeden Tag ins Büro pendeln. Auch das kostet Zeit: 13 Prozent der Befragten sagten, dass sie jeden Tag viel Zeit mit Pendeln zubrächten. Da kann es hilfreich sein, auf öffentliche Verkehrsmittel umzusteigen. Wer schon unterwegs seine Mails sichtet, kann sich im Büro selbst auf Wichtigeres konzentrieren. Oder man kommt einfach mal ohne Stau und entspannter an. Das macht jeden produktiver. - Platz 6: Kollegen
Es gibt Tage, da muss man sich im Büro ganz genau auf die Arbeit konzentrieren und kommt kaum mit der Arbeitszeit aus. Die gesprächige Kollegin hat aber nichts anderes zu tun, als uns fesselnd die kurze Pause zu stehlen. - Platz 5: Meetings
Spätestens, wenn das Meeting bei Tagesordnungspunkt 27 angekommen ist, weiß man, warum Meetings auf Platz 5 der größten Zeitfresser gelandet sind. Sie ziehen sich hin, sind oft überflüssig und bringen meist wenig Problemlösendes mit sich. Fast jeder Fünfte (18 Prozent) hockt über eine Stunde am Tag in einem Meeting, 70 Prozent sogar bis zu zwei Stunden. Da hilft nur: Entweder die Meetings selbst reduzieren oder die Zahl der Teilnehmer. Oft genug sitzen einfach die falschen Menschen im Raum, die mit der Sache nur am Rand zu tun haben. - Platz 4: Vor-sich-Herschieben
Auf Platz 4 landet die Prokrastination, auch das Vor-sich-Herschieben genannt. Fast jeder Vierte (19 Prozent) packt die Dinge nicht sofort an und verbringt jeden Tag ein bis zwei Stunden damit, eben nicht in die Excel-Tabelle zu schauen. Laut Studie gingen zehn Prozent der Befragten Probleme und Herausforderungen sofort an. Dass die Prokrastination nur begrenzt hilfreich ist, wissen alle Beteiligten selbst am Besten. Wie man den inneren Schweinehund besiegt und Zeit spart, verrät die Studie leider nicht. - Platz 3: Fernseh gucken
Platz 3 frisst nun nicht gerade Zeit im Job, zugegeben. Es gibt wohl nur wenige Berufe, in denen es erlaubt ist, fernzusehen. Aber ausgiebiger Fernsehkonsum wirkt sich trotzdem aus. 26 Prozent sagten, dass sie jeden Tag ein bis zwei Stunden vor dem Fernseher verbrachten und immerhin 16 Prozent sogar mehr als zwei Stunden. Das frisst Zeit für andere, persönliche Dinge wie E-Mails schreiben, online shoppen und Netzwerken. Stattdessen fällt das dann in die Arbeitszeit. Wer auf den Plasma häufiger verzichten kann, der ist im Job garantiert auch effizienter. - Platz 2: Surfen
Wie viele Katzenvideos kann man sich an einem Tag anschauen? Hier noch eine Witz-Seite, dort noch mal schnell Nachrichten und Fußball-Ergebnisse checken: Schon surft man an einem einzigen Tag mehr als zwei Stunden im Netz. 80 Prozent gaben an, so viel Zeit mit Surfen zu verbringen, der Rest immerhin noch ein bis zwei Stunden. Wer sich hier disziplinieren kann, der arbeitet schneller und konzentrierter. Aber was ist der Zeitfresser Nummer Eins? - Platz 1: E-Mail-Flut
Im Minutentakt kommen sie hereingeflattert, reißen aus der Konzentration und stören den geregelten Ablauf: E-Mails. Ein Drittel der Befragten bearbeitet jeden Tag ein bis zwei Stunden die Post, und 22 Prozent sogar mehr als zwei Stunden. Dabei sind viele E-Mails unwichtig, bestehen aus langen Konversationen, die unüberlegt kopiert werden oder enthalten kaum Infos. Da hilft nur noch Zero-Email. Oder einfach mal das Postfach schließen.