Posteingang täglich ausmisten
Oft legen Anwender beim Verfassen von E-Mails auch zu wenig Wert auf eine aussagekräftige Betreffzeile. Sie sollte laut Praktikern neben dem Anliegen auch signalisieren, ob vom Empfänger eine Antwort oder Reaktion erwünscht ist. Ferner sollte der Absender sein Schreiben klar strukturieren, indem er die wichtigsten Informationen voranstellt, den Text durch Aufzählungszeichen gliedert und nicht zu viele Themen in einer Mail vermengt.
Der Schulungsanbieter Digicomp rät zudem, Vorlagen oder Textbausteine für immer wiederkehrende Formulierungen zu nutzen, um so elektronische Briefe schneller verfassen zu können. Auch sei es ein Zeichen von "Netikette", ein Textformat anstelle von schwerer zu nutzenden HTML-formatierten Mails zu verwenden sowie Dateianhänge über 0,5 MB nur auf Wunsch zu verschicken.
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Viele Fehler werden ebenfalls beim Umgang mit eingehenden E-Mails gemacht. So rät die Stiftung Produktive Schweiz Anwendern davon ab, E-Mails als Pausenfüller zu sehen oder sie während Konferenzen zu betrachten. Besser sei es aus Gründen der Produktivität, sich täglich einen bestimmten Zeitpunkt für ihre Bearbeitung zu reservieren. Fabian Fischer, Mitglied der Geschäftsführung der Unternehmensberatung Beck et al., empfiehlt zudem den regen Gebrauch von Inbox-Filtern im E-Mail-Client.
Ziel müsse es sein, den Posteingang möglichst frei zu bekommen und stattdessen eingehende Post über vordefinierte Regeln in logisch strukturierte Unterordner zu verfrachten. Auch sei es eine große Hilfe, die automatische Benachrichtigungsfunktion der E-Mail-Software auszuschalten. Und schließlich rät Fischer, auf andere Kommunikationskanäle wie etwa Teamspaces auszuweichen.
- Platz 8: Programmierer
Programmierer sehen sich ähnlichen Anforderungen ausgesetzt wie Software-Entwickler - allerdings schreiben, testen und codieren sie die Applikationen und Software, die von den Entwicklern erarbeitet wurde. Erstaunlicherweise werden am Markt laut dem amerikanischen Bureau of Labour Statistics (BLS) immer weniger Programmierer gesucht. - Platz 7: Software-Entwickler
Die Aufgabe eines Software-Entwicklers ist es, Computer-Programme zu entwickeln. Dabei sollte er im Idealfall seine Deadlines einhalten, Kunden zufriedenstellen und die Erwartungen seines Unternehmens an die Software-Entwicklung erfüllen. Die Nachfrage nach diesem Jobprofil wird sich bis 2024 laut BLS um 17 Prozent erhöhen. Auch das macht den Job als Software-Entwickler stressiger. - Platz 6: IT-Service-Techniker
Mit dem technologischen Aufschwung wächst der Bedarf an Service-Technikern, die Computer und andere Devices am Arbeitsplatz am Leben halten. Es ist also wenig überraschend, dass der Beruf des IT-Service-Technikers unter den acht stressigsten IT-Jobs vertreten ist. - Platz 5: Data Scientist
Die "Datenwut" greift ja bereits seit längerem um sich. Viele Unternehmen suchen daher händeringend nach Daten-Spezialisten, finden aber keine (oder nur wenige) geeigneten Kandidaten. Die wenigen, die bereits eine solche Position innehaben, haben entsprechend viel zu tun. - Platz 4: Netzwerk-Administrator
Der Job des Netzwerk- und System-Administrators erfreut sich zwar keiner wachsenden Beliebtheit (BLS: minus 8 Prozent bis 2024) - gehört aber trotzdem zu den stressigsten IT-Jobs. Kein Wunder, schließlich ist der arme Kerl mit diesem Titel auf der Visitenkarte für den gesamten Netzwerkverkehr eines Unternehmens verantwortlich. - Platz 3: IT-System-Analyst
System-Analysten sind dafür zuständig, die IT-Systeme und -Prozesse eines Unternehmens zu untersuchen. Ihr Ziel: maximale Effizienz. Der Job ist an sich schon mit einem ausgeprägtem Stress-Level gesegnet - durch den Technologie-Eifer der Digitalisierungs-Ära erhält der Stressfaktor allerdings noch einmal einen deutlichen Boost. - Platz 2: Technischer Redakteur
Der Beruf des technischen Redakteurs wird laut BLS im Laufe der nächsten acht Jahre zunehmend beliebt (Wachstum bis 2024: 27 Prozent). Die Hauptaufgabe des technischen Redakteurs besteht in der engen Zusammenarbeit mit Entwicklern, auf deren Basis technische Dokumentationen, Fachartikel, Tutorials oder Bedienungsanleitungen entstehen. - Platz 1: Web-Entwickler
Entwickler von Web-Anwendungen haben den stressigsten Job der IT-Branche. Aber auch den von den Unternehmen am meisten nachgefragten - mehr als jeder vierte Personaler ist laut BLS jetzt oder in den kommenden Jahren auf der Suche nach Fachkräften.
Werden E-Mails bearbeitet, sollten Anwender sich an Regelmäßigkeit gewöhnen und nach Möglichkeit jede E-Mail nur einmal anfassen. Dabei ist die Frage zu stellen: Muss ich etwas erledigen? Guido Schmitz, Vorstand der Pentadoc AG, sieht hier drei Möglichkeiten: "Was weniger als zwei Minuten Zeit braucht, wird sofort erledigt. Was delegiert werden kann, wird sofort delegiert, und was länger dauert, wird geplant." Unwichtige E-Mails, die aber im Posteingang immer wieder die Aufmerksamkeit auf sich ziehen, sollte man sofort löschen.
Es gibt keine Patentrezepte
Schwierig sind hingegen Schreiben, deren Nutzen und Bedeutung nicht klar ist oder für die man momentan keine Zeit hat: "Solche E-Mails lege ich in den Ordner Vielleicht/Irgendwann, den ich einmal in der Woche prüfe", beschreibt Schmitz seine ganz persönliche Lösung. Hilfreich kann es auch sein, diese E-Mails in den Kalender zu kopieren und sich dort Zeit für die Bearbeitung zu reservieren oder sie in eine Aufgabenliste zu stellen. "Am Abend muss aber der Posteingangskorb leer sein", hat sich Schmitz vorgenommen.
Wer die Produktivität in Sachen E-Mail steigern will, sollte sich alle guten Ratschlägen zum Trotz nichts vormachen: Es gibt keine Patentrezepte. Mit Sicherheit sind aber E-Mails nur einer von mehreren Faktoren, die den Arbeitsrhythmus unterbrechen und Stress verursachen. Wer seine Produktivität steigern will, sollte ehrlich mit sich selbst sein und auch die anderen Störer identifizieren und - wenn möglich- besser kontrollieren. Zeiten der Ungestörtheit während des Arbeitsalltags sind wichtig- sei es, um Aufgaben gewissenhaft zu erledigen oder aber den eigenen Akku nach Stressphasen wieder aufzuladen.
- Schreiben Sie weniger E-Mails
Jede geschriebene elektronische Nachricht provoziert eine oder mehrere Antworten. Weniger, dafür durchdachter und pointierter formulierte E-Mails rufen weniger Nachfragen hervor. - Formulieren Sie eine klare Betreffzeile
Eindeutige Betreffzeilen helfen allen. Der Empfänger weiß mit einem Blick, worum es geht, der Absender formuliert auch für sich selbst klar sein Anliegen. - Keine Kritik in einer E-Mail
Auch sachlich gemeinte Verbesserungsvorschläge kommen per E-Mail vermutlich falsch an. Das persönliche Gespräch schafft schneller Klarheit und ist in den meisten Fällen weniger verletzend. - Feste Lesezeiten einhalten
Deaktivieren Sie alle akustischen und optischen Signale für eingehende Nachrichten. Die erste Stunde am Morgen sollten Sie für wichtige Aufgaben verwenden und keinesfalls für scheinbar witzige Ketten-Mails von Kollegen. Idealerweise sollten Sie nur dreimal täglich Nachrichten lesen und beantworten. - E-Mails am besten gleich bearbeiten
Am effektivsten ist es, E-Mails nur dann zu lesen, wenn man auch zum Antworten kommt. Die "Sofort-Regel" spart Zeit. - Richten Sie ein Ablagesystem ein
Bearbeitete und beantwortete E-Mails sollten Sie möglichst sofort ablegen. Ins Posteingangsfach gehören nur neu angekommene und ungelesene Nachrichten. - Löschen Sie großzügig
E-Mails löschen wirkt befreiend, selbst wenn der Speicherplatz Ihres E-Mail-Accounts besonders groß ist. - Buchtitel: Wenn E-Mails nerven
Die Ratschläge wurden dem Buch "Wenn E-Mails nerven" von Günter Weick und Wolfgang Schur entnommen. (Zusammengestellt von Ingrid Weidner)