Bofrost blickt auf in die Jahre gekommene IT-Systeme zurück. Das und der Wunsch nach einem zeitgemäßen digitalen POS-System waren für die Bofrost Dienstleistungs-GmbH & Co. KG Gründe genug, um die alten Systeme und Arbeitsabläufe nach und nach zu verabschieden. Dazu initiierte Catalin Barbulescu, CIO bei Bofrost, mit "POS-Verkäufer" Mitte 2018 das erste Projekt eines groß angelegten IT-Transformationsprogramms.

Für das Projekt hat Bofrost folgende langfristige Ziele definiert:

Interne Ziele

• Bessere Unterstützung der Verkaufsfahrer bei ihrem persönlichen Kontakt zum Kunden

• Kommunikation und Navigation in einer Gesamtlösung

• Vermeidung von Medienbrüchen

• Automatisierung von Prozessen

Externe Ziele

• Weniger Beschäftigung mit der Technik und mehr Zeit für den Kunden

• Erster Schritt zur Multi-Channel-Plattform

• Flexiblere Lieferzeiten (Same Day Delivery, Spätauslieferung)

• Moderne Zahlungsmittel am POS

Ideen aus verschiedenen Welten

Für das neu entstandene Leuchtturmprojekt der IT-Organisation holte sich der CIO interne und externe Mitarbeiter aus verschiedenen Ländern an Bord. Es wurde Wert darauf gelegt, dass nur Mitarbeiter, die Lust auf Neues hatten, berücksichtigt und keinesfalls Mitarbeiter zur Teilnahme überredet wurden. Durch die hohe Beteiligung von Verkaufsfahrern entstand ein Projekt von Verkaufsfahrern für Verkaufsfahrer. Heute nehmen rund 35 Mitarbeiter am Projekt "POS-Verkäufer" unter der Gesamtprojektleitung von Natalie Dierkes teil.

Die Art der Zusammenarbeit war für viele der Beteiligten Neuland. Durch die Beteiligung des externen Dienstleisters Adesso, zur Inhouse-Entwicklung der geplanten mobilen App, wurde ein agiles Projektteam zusammengestellt. Das führte dazu, dass durch Prototypen schnell Entwürfe zur Nutzung und Bedienbarkeit der Geräte erlebbar gemacht werden konnten.

"Wie im Projekt geplant, ist am 6. Mai 2019 der erste Verkäufer mit dem neuen Gerät zu seinen Kunden gefahren. Er war so begeistert, dass er mich noch am Abend angerufen hat, um mir mitzuteilen, dass er an diesem Tag mehr Kunden in weniger Zeit besuchen konnte", erzählt Magnus Bührmann, Abteilungsleiter Business Solutions POS, bei Bofrost.

Dabei stieß die neue agile Methodik anfänglich auf Skepsis der beteiligten Mitarbeiter. Mittlerweile gehört es jedoch zum Standard und die gemeinsamen Erfolgserlebnisse durch das Erreichen der Sprintziele fördern den Zusammenhalt und die Motivation. Auch die interne Kommunikation über Social Media, Webex, Videokonferenzen und Chat für alle Teammitarbeiter gehören nun zu den üblichen Arbeitsmitteln.

Die Cloud bereitet den Weg in die Zukunft

Als Basis für die Transformation verabschiedete sich Bofrost von den bisherigen On-Premise-Lösungen und zog in die Cloud um. Eine Google-Cloud-Lösung dient als Schnittstelle zwischen der internen Systemlandschaft und der Android-App auf den mobilen Systemen der Verkaufsfahrer. Diese hatten von Anfang an einen hohen Stellenwert in der Abwicklung des Projektes. Das war hier besonders wichtig, denn die Verkaufsfahrer stehen täglich im direkten Kontakt mit den Kunden und sie waren in den letzten Jahren sehr unzufrieden mit der eingesetzten Verkaufslösung.

Ein neues All-in-One-Gerät mit intuitiv bedienbarem Frontend soll ihre Arbeit bei den Kunden wesentlich vereinfachen. "In der Testphase und auch danach können wir nun durch die agile Umsetzung der neuen Eigenentwicklung rasch auf Veränderungswünsche unserer Verkäufer reagieren", sagt IT-Projektleiter Adrian Stanciu-Dinulescu.

In den kommenden Wochen und Monaten sollen vorerst alle drei am Projektteam beteiligten Niederlassungen mit den neuen Geräten ausgestattet werden. Von September 2019 bis Ende März 2020 soll der Deutschland-Rollout erfolgen. Im Anschluss ist die Implementierung in den anderen Ländern geplant.

"Durch die neue POS-Lösung wird der Grundstein für viele weitere Digitalprojekte gelegt", blickt Catalin Barbulescu in die Zukunft. Darunter fallen etwa ein echter Multichannel-Ansatz oder die Akzeptanz moderner Zahlungsmittel am POS.