Mit Outlook oder dem Apple Kalender zu arbeiten, ist keine Herausforderung. Schwieriger wird es, wenn Sie Meetings mit Teilnehmern aus verschiedenen Kontinenten, beziehungsweise Zeitzonen anberaumen und dabei auch länderspezifische Ferienzeiten und Feiertage im Blick behalten wollen. Sowohl Microsoft Outlook (beziehungsweise Microsoft 365, Office 365 und Exchange) als auch Apple Kalender können Sie jedoch zielführend beim zeitzonenübergreifenden Arbeiten unterstützen - die richtigen Einstellungen vorausgesetzt. Wir zeigen Ihnen, wie es geht.

Zeitzonen-Management mit Outlook

Windows

Microsofts Outlook App bietet Windows-Nutzern in vielfacher Hinsicht Unterstützung, um möglichst komfortabel zeitzonenübergreifend zu arbeiten. Standardmäßig lässt sich Outlook beispielsweise so einstellen, dass bis zu drei Zeitzonen auf dem Kalender dargestellt werden. Auf diese Weise können Sie die wichtigsten "Uhren" stets im Blick behalten. Um diese Ansicht einzurichten, öffnen Sie die Einstellungen über einen Klick auf den Reiter "Datei", danach wählen Sie "Optionen". Im Menü links wählen Sie nun den Punkt "Kalender", anschließend sehen sie rechts den Punkt "Zeitzonen". Hier können Sie ihre derzeitige Zeitzone sowie bis zu zwei zusätzliche Zeitzonen entsprechend konfigurieren und auch mit Labels versehen.

Haben Sie die Einstellungen entsprechend vorgenommen und mit "Ok" bestätigt, sehen Sie die neu hinzugefügten Zeitzonen auf der linken Seite Ihres Kalenders. Outlook gibt Ihnen auch die Möglichkeit, beim Aufsetzen eines Meetings eine Zeitzone einzustellen. Das ist besonders nützlich, wenn beispielsweise jemand in einer anderen Zeitzone ein Meeting anberaumt. Outlook passt die Startzeit dann automatisch an Ihre Zeitzone an. Eine automatische Anpassung durch Outlook erfolgt auch dann, wenn es durch die Umstellung auf Sommer-, beziehungsweise Winterzeit zu Abweichungen kommen sollte.

Standardmäßig zeigt Ihnen Outlook beim Aufsetzen eines Meetings den Start- und Endzeitpunkt in Ihrer eigenen Zeitzone an. Wenn Sie ein Häkchen bei "Zeitzonen" setzen, können Sie das entsprechend ändern (wenn Sie diese Auswahl treffen, bleibt sie für künftige Meetings erhalten). Leider gibt es dabei keine Möglichkeit, die Liste zu durchsuchen - hier hilft also nur scrollen. Da Outlook ein Meeting erst beim Klick auf "Speichern und schließen" anberaumt, könnte es dazu kommen, dass Sie ein Meeting ansetzen und erst danach merken, dass der gewählte Zeitpunkt nicht für alle Teilnehmer passt. Um dieses Problem zu umgehen, speichern Sie das Meeting zunächst, öffnen es dann erneut und passen die Zeit dann entsprechend Ihrer Präferenzen an.

Ein weiterer Punkt, der bei Meetings regelmäßig eine Rolle spielt, sind länderspezifische Feiertage und Ferienzeiten. Outlook für Windows bietet die Möglichkeit, diese anzuzeigen, so dass Sie stets auf dem aktuellen Stand sind. Dazu fügen Sie in Ihrem Outlook einfach die entsprechenden Daten hinzu (über "Datei" -> "Optionen" -> "Kalender" -> "Kalenderoptionen" -> "Feiertage in Kalender eintragen").

macOS

Im Fall von Outlook für den Mac bietet Microsoft deutlich weniger Optionen zur zeitübergreifenden Zusammenarbeit. Lediglich bis zu drei Zeitzonen können auch in Outlook für den Mac angezeigt werden. Das Vorgehen ist dabei analog zur Windows-Version: Über die Outlook-Einstellungen rufen Sie die Kalender-Einstellungen auf, hier finden Sie unter "Zeitzonen" die entsprechenden Einstellmöglichkeiten. Feiertage oder Ferienzeiten können im Fall von Outlook für den Mac nur vom Microsoft-365- beziehungsweise Office-365-Administrator zum Kalender hinzugefügt werden.

Android, iOS und Webclients

Die Outlook Apps für Android und iOS sowie die Webclients bieten keine Möglichkeit, Zeitzonen zu konfigurieren oder hinzuzufügen. Hier bleibt Ihnen nur, für zeitzonenübergreifendes Arbeiten auf Zusatz-Tools (siehe letzter Absatz dieses Artikels) zurückzugreifen. Auch was Feiertage und Ferienzeiten angeht, bleiben Nutzer der Outlook App außen vor - lediglich Exchange-, beziehungsweise Microsoft-365-Administratoren können der App zusätzliche Kalender hinzufügen, die anschließend über den Menüpunkt "Einstellungen" zugänglich sind.

Zeitzonen-Management mit Apple Kalender

macOS

Apples Kalender-App lässt Sie die Zeitzone bei der Erstellung eines neuen Meetings wählen. Setzen Sie ein Meeting in einer anderen Zeitzone als Ihrer eigenen an, wird der Termin automatisch an diese angepasst. Eventuelle Unpässlichkeiten, die durch die Umstellung auf Sommerzeit oder Winterzeit entstehen können, lassen sich auch in Apple Kalender vermeiden. Dazu gehen Sie wie folgt vor: Rufen Sie die Zeitzonen-Einstellungen von Apple Kalender auf ("Kalender" -> "Einstellungen" -> "Erweitert"). Hier aktivieren Sie den Support für verschiedene Zeitzonen.

Standardmäßig zeigt auch Apple Kalender die angesetzten Meetings in Ihrer Zeitzone an. Möchten Sie das ändern, klicken Sie einfach auf das Menü neben "Zeitzonen", um schnell und einfach auf die zuvor gewählten Zeitzonen zuzugreifen. Unter "Andere" können Sie direkt die betreffende Stadt eingeben, um Zeitzonen schneller zu finden. Das kleine Popup-Fenster von Kalender beim Hinzufügen eines Termins ermöglicht Ihnen, bei der Erstellung eines Termins in einer anderen Zeitzone auch den Zeitpunkt in ihrer eigenen im Blick zu haben - bevor Sie den Termin festlegen.

Apple Kalender ermöglicht es Ihnen darüber hinaus, auch iCloud-Kalender von Drittanbietern einzubinden. Das empfiehlt sich, wenn es darum geht, Feiertage und Ferienzeiten im Blick zu behalten. Um einen neuen Kalender hinzuzufügen, wählen Sie "Datei" -> "Neuen Kalender hinzufügen". Im folgenden Eingabefeld geben Sie lediglich noch die URL des betreffenden Kalenders ein. Eine gute Quelle für entsprechende Kalender ist beispielsweise calendarlabs.com - ansonsten dürfte Ihnen eine Suchmaschinenanfrage zu "Apple ical Ferienkalender" auch weiterhelfen.

iOS

Im Gegensatz zur macOS-Version von Apple Kalender muss unter iOS das Zeitzonen-Setting nicht erst aktiviert werden, sondern steht standardmäßig bereits zur Verfügung. Sie können beim Aufsetzen von Meetings und Terminen also direkt die Zeitzone anpassen. Der entsprechende Menüpunkt taucht auf, nachdem Sie eine Startzeit gewählt haben.

Auch unter iOS können Sie Kalender von Drittanbietern hinzufügen - das Vorgehen ist das Gleiche wie unter macOS.

Tools für zeitzonenübergreifendes Arbeiten

Wenn Sie einfach nur prüfen wollen, wieviel Uhr es gerade in einer anderen Stadt ist - beispielsweise, weil Sie gerne einen Kollegen in den USA anrufen möchten, stehen dazu diverse Tools bereit, mit denen sich das deutlich schneller und einfacher bewerkstelligen lässt, als über ihren Outlook- oder Apple-Kalender.

Windows: Im Fall von Windows empfiehlt sich die eingebaute Bordmittel-Uhr. Hier können Sie mit einem Klick auf "+" weitere Zeitzonen hinzufügen und auch miteinander vergleichen.

macOS: Clocker ist eine schlanke und kostenlose App, die Ihnen einen direkten Überblick über diverse Zeitzonen verschaffen kann.

Android: Auch unter Android leistet die vorinstallierte Uhren-App an dieser Stelle gute Dienste. Hier können Sie ganz nach ihren Präferenzen diverse Städte, beziehungsweise Zeitzonen zur Standardansicht hinzufügen und Sie per Widget auch auf dem Homescreen ihres Geräts unterbringen.

iOS: Im Fall von iOS können Sie ebenfalls auf die vorinstallierte Uhren-App zurückgreifen, um diverse Zeitzonen darzustellen, beziehungsweise miteinander abzugleichen.

Web: Die einfachste Möglichkeit, schnell zu ermitteln wieviel Uhr es in einer anderen Zeitzone ist, führt über eine Suchmaschinenanfrage "Wieviel Uhr ist es in X?". (fm)

Dieser Beitrag basiert auf einem Artikel unserer US-Schwesterpublikation Computerworld.com.