Foto: Syda Productions - shutterstock.com
Meetings, Telefonate und ständig neue E-Mails: Sich zwischen all diesen verschiedenen Aufgaben auch noch darauf zu konzentrieren, die eigentliche To-Do-Liste nicht aus den Augen zu verlieren, kann im Arbeitsalltag zur echten Herausforderung werden. Dabei leidet die Produktivität im Büro besonders oft unter der Fülle von administrativen und/oder organisatorischen Aufgaben.
Eigentlich sollte das Ziel eines jeden Tages allerdings sein, den Arbeitsplatz mit einer erledigten To-Do-Liste pünktlich zu verlassen. In der Realität der meisten Mitarbeiter klappt das allerdings eher selten.
So steigern Sie Ihre Produktivität schnell und einfach
Damit Sie sich erfolgreich gegen den Overkill im Büroalltag zur Wehr setzen können, haben wir zehn hilfreiche Tipps für Sie zusammengestellt. Diese unterstützen Sie dabei, Ihren Arbeitstag ohne Stress und Zeitverzögerungen zu bewältigen:
Aktuelle Verkehrslage checken: Speichern Sie Webseiten im Browser ab oder laden Sie eine App herunter, die Sie über die aktuelle Verkehrslage informiert. Circa 30 bis 60 Minuten bevor Sie das Haus verlassen, sollten Sie sich über potenzielle Hindernisse auf dem Arbeitsweg informieren. So sparen Sie sich ärgerliche Überraschungen - egal ob es sich dabei um Bahn-GAUs oder den nächsten Megastau auf der Autobahn handelt. Und Sie kommen deutlich entspannter im Office an.
Kleider machen Leute - bereits am Vortag: Was ziehe ich an? Diese Frage stellen sich morgens vor dem Spiegel nicht nur Frauen. Eine morgendliche Fashion-Show ist dabei in der Regel vor allem stressig und kostet Zeit. Viel Zeit. Zeit, die Sie morgens auch sinnvoller nutzen könnten, wenn Sie Ihr Outfit bereits am Vorabend zusammenstellen.
Mittagessen selbst machen: Kochen Sie am Wochenende für sich oder die Familie? Dann kann es sich eventuell lohnen, für den Rest der Woche vorzukochen. Das spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern nebenbei auch noch Geld.
Priorisierung ist das A und O: Nutzen Sie die ersten Minuten im Büro um Ihre E-Mails zu checken und die Aufgaben für den Tag durchzugehen. Haben sich Deadlines verschoben oder sind wichtige To-Dos hinzugekommen, die nicht warten können? Wenn Sie sich einen solchen Überblick verschaffen, vermeiden Sie Produktivitäts-Engpässe am Nachmittag. Um sich das Aufgaben-Management etwas zu erleichtern, empfehlen sich verschiedene Tools.
Installieren Sie einen Passwort-Manager: Mit einem Passwort-Manager sorgen Sie nicht nur für mehr Sicherheit, sondern sparen sich auch jede Menge Zeit. Schließlich sparen Sie sich lästiges manuelles Ausfüllen von Login-Formularen und die unter Umständen zeitraubende Identifizierung des richtigen Passworts.
Identifikations-Tools nutzen: Wenn Sie die Möglichkeit haben, nutzen Sie biometrische Authentifizierungs-Tools wie Fingerabdruckscanner zum Login auf Laptop und Smartphone. Auch das spart Zeit - und wie wir alle wissen: Kleinvieh macht auch Mist.
Individualisierung: Personalisieren Sie die Widgets auf Ihrem Smartphone. Auf diese Weise haben Sie schnelleren Zugriff auf die Apps, die Sie täglich mehrfach verwenden.
Digital Wallet nutzen: Statt immer wieder nach der Kreditkarte zu kramen, könnten Sie Ihre Zahlungsdaten und Rechnungsadressen auch in einer digitalen Brieftasche ablegen. So sparen Sie auch beim morgendlichen Tankstellenbesuch oder dem mittäglichen Einkaufsgang wertvolle Zeit.
Regelmäßig entrümpeln: Ungenutzte Programme und Apps belasten die Prozesse auf Ihrem Computer und Smartphone. Ausschweifende Ladezeiten können die Folge sein. Löschen Sie deshalb Apps, die Sie nicht wirklich brauchen. So kommen Sie schneller an die Programme und Materialien, die Sie im Arbeitsalltag tatsächlich brauchen.
Meetings kosten Zeit: Einer der größten Zeitfresser im Büroalltag sind überflüssige Meetings. Hüten Sie sich davor, diese mit Spezial-Fragen auch noch in die Länge zu ziehen. Versuchen Sie stattdessen, solche Probleme auf persönlicher Ebene oder per E-Mail zu klären. Ansonsten gilt: Bereiten Sie sich richtig auf das Meeting vor, um es möglichst effektiv zu gestalten - das dürfte auch im Sinne des Zeitmanagements Ihrer Kollegen sein.