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Das Projekt kommt endlich ins Laufen - und gerade jetzt zieht der Vorgesetzte zwei der besten Leute ab. So etwas ist ärgerlich, weil man neue Mitarbeiter in ein bestehendes Team eingliedern muss. Jason Westland, Autor des Buches "The Projekt Management Life Cycle", gibt fünf Tipps, wie eine solche Situation zu lösen ist. Im Wesentlichen kreisen Westlands Ratschläge um eines: Kommunikation. Er empfiehlt Folgendes:
1. Den Kunden informieren
Alle, für die das Projekt umgesetzt wird, müssen über den Wechsel im Projekt-Team informiert werden. Zwingend bevor die neuen Mitarbeiter kommen. Äußert der Kunde Zweifel, muss der Projektleiter dies seinem Vorgesetzten mitteilen.
2. Einen fließenden Übergang organisieren
Im Idealfall führt der Projektleiter die neuen Mitarbeiter ein, so lange die scheidenden noch da sind. So funktioniert der Wissenstransfer besser.
3. Die neuen Team-Mitglieder beim Kunden vorstellen
Sobald sich die neuen Mitarbeiter eingearbeitet haben, sollten sie dem Kunden vorgestellt werden. Dabei geht es um ihren Hintergrund und ihre Qualifikation sowie ihre konkrete Funktion in dem Projekt. Westland rät, die neuen Mitglieder selbst reden zu lassen.
4. Die Neuen in Ruhe arbeiten lassen
Wer neu zum Projekt-Team stößt, sollte nach der Einarbeitung etwa einen Monat lang ungestört arbeiten dürfen.
5. Sich allein mit dem Kunden besprechen
Wenn die Schonfrist von einem Monat (zuzüglich Einarbeitungszeit) für neue Mitarbeiter um ist, sollte sich der Projektleiter mit dem Kunden allein treffen und sich mit ihm austauschen. Austauschen heißt: Beide Seiten schildern ihre Erfahrung und ihren Eindruck von den Neuen.
- Spielregeln für das Projekt-Team
Diese Spielregeln sorgen für eine offene Kommunikation und bieten auch im Konfliktfall eine Orientierung. - Projektauftrag klar definieren
Der Projektauftrag ist das A und O der Projektdurchführung. Er bildet die Grundlage für die Abnahme der Projektergebnisse und damit den Projekterfolg! - Projekt in steuerbare Arbeitspakete schneiden
In jeder Phase des Projekts den Überblick bewahren. - Betroffene zu Beteiligten machen
Ein offenes Ohr für die Projektbeteiligten erhöht die Akzeptanz der zukünftigen Nutzer. - Projekt(kern)team klein halten
Auch bei der Durchführung eines Projektes gilt: Zu viele Köche verderben den Brei. - Umgang mit Change Requests definieren
Hinterfragen Sie Änderungswünsche während der Projektdurchführung kritisch und prüfen Sie sie auf ihre Sinnhaftigkeit. - Abnahme-Prozess formalisieren
Keine Kritik ohne Verbesserungsvorschlag: Ein Feedback-Formular mit Pflichtfeld "Verbesserungsvorschlag" sorgt für Konstruktivität im Feedback-Prozess. - Projektmanagement leben
Kommunikation, Kommunikation und nochmal Kommunikation! - Management of Change: „Hypercare“ einplanen
Ein speziell hierfür ernannter Ansprechpartner hilft über Probleme und Sorgen in den ersten Tagen nach der Systemeinführung hinweg. - Übergabe in den Betrieb sicherstellen
Eine geregelte Übergabe ermöglicht den reibungslosen Betrieb des IT-Systems. - Lessons Learned
Die Erfahrungen sollten am Ende eines Projekts zusammengetragen werden, um für die nächsten Projekte zu lernen.