Sonne satt oder raue Bergkulisse – wer geht nicht gern in Urlaub? Prospekte versprechen Sport, Erholung, kulturellen und kulinarischen Genuss oder alles zusammen. Viele Büroarbeiter wollen deshalb Arbeit und Ferien klar trennen. Doch längst nicht mehr alle. Mehr als die Hälfte aller 16.000 Befragten einer Auswertung der Beratungsgesellschaft EY zufolge würde kündigen, wenn Arbeitsort und -zeit so starr bleiben wie vor der Pandemie.

Vor allem jüngere Arbeitnehmer wollen ihre Home-Office-Erfahrungen ins Ausland übertragen. Eine "Workation" steht ganz oben auf der Wunschliste. Das Kunstwort vereint Arbeit (Work) und Urlaub (Vacation). Beides soll zusammen funktionieren. Ob der Heimarbeitsschreibtisch dann im nahen Südtirol oder im fernen Bali steht, spielt da keine Rolle. Denn nicht nur die Zeitverschiebung schlägt auf die (telefonische) Erreichbarkeit durch.

Workation als Trumpf im "War of Talents"

Zwei von drei Arbeitnehmern können sich laut einer Umfrage von PriceWaterhouseCoopers (PwC) vorstellen, ihre Arbeit auch vom Ausland aus zu erledigen. Dabei sind sie nach Angaben der Unternehmensberatung aber nur schlecht über aktuelle Workation-Regelungen informiert. So sei nur etwa die Hälfte über die vom Arbeitgeber definierten Prozesse zum Arbeiten aus dem Ausland informiert. 19 Prozent wüssten überhaupt nicht über die zur Verfügung stehenden Angebote Bescheid. Weitere 18 Prozent hätten zudem keinerlei Kenntnisse über die Zahl der Tage pro Jahr, die sie vom Ausland aus arbeiten dürften.

Rund 30 Prozent der Befragten gaben allerdings an, ein Stellenangebot auch auszuschlagen, wenn der potentielle Arbeitgeber keine Möglichkeit für Workation anbieten will. Bei den 18. bis 45-jährigen vertrat sogar fast jeder Zweite dieser Ansicht. "Unternehmen, die sich nicht mit dem Thema Workation beschäftigen, nehmen klare Nachteile im Wettbewerb um die Fach- und Arbeitskräfte in Kauf", kommentierte daher Jana-Denise Weber, Partnerin bei PwC Deutschland, die Ergebnisse der Umfrage. In Anbetracht des demografischen Wandels und des wachsenden Personalmangels in vielen Branchen werde dieses Risiko in den kommenden Jahren noch weiter steigen.

Für die Studie "Workation zwischen Wunsch und Wirklichkeit. Wie Berufstätige in Deutschland im Jahr 2024 auf mobile Arbeit aus dem Ausland blicken" hat PwC rund 1.000 Arbeitnehmer in Deutschland zwischen 18 und 65 Jahren befragt.

Generationsunterschiede beim Thema Workation

Eine von YouGov bereits 2023 im Auftrag von Cisco durchgeführte Studie kam zu dem Ergebnis, dass vor allem jüngere Menschen sich für eine Workation interessieren. Demnach wollen rund 33 Prozent der jüngeren Angestellten (18 bis 34 Jahre) am liebsten in den kommenden zwölf Monaten im Ausland zu arbeiten. Auch 21 Prozent der Mitarbeiter zwischen 34 und 44 wollen dies, aber nur 11 Prozent der älteren (45+). Befragt wurden 1.050 deutsche Arbeitnehmer, die Homeoffice machen können.

38 Prozent der Jüngeren gaben an, schon mindestens einmal eine Workation gemacht zu haben. Bei den 34-44-jährigen sind es 28 Prozent und bei den über 45-jährigen nur noch 18 Prozent. „Die Ergebnisse zeigen, was wir auch in vielen Bewerbungsgesprächen erleben: Workation ist gerade für jüngere Arbeitnehmer deutlich relevanter, als manche älteren Entscheider denken“, kommentiert Katrin Hartmann, Personalchefin bei Cisco Deutschland.

Mittel gegen den Fachkräftemangel

Jüngere sind nicht nur eher gewillt, eine Workation machen zu wollen. Sie beziehen die Möglichkeit auch aktiv in ihre Jobsuche mit ein. So gaben 42 Prozent der im Auftrag von Cisco befragten Personen im Alter von 18 bis 34 Jahren an, die Möglichkeit zu einer Workation bei der Wahl ihres nächsten Arbeitgebers mit einzubeziehen. 45 Prozent der Unternehmen sind dazu laut Studie bereits bereit, 52 Prozent aber noch nicht.

Aber natürlich geht es bei der Jobsuche nicht alleine um dieses Thema. „Am Ende kommt es auf einen guten Mix an, der die individuellen Bedürfnisse berücksichtigt“, sagt Katrin Hartmann. Neben Möglichkeiten wie Workation achte zum Beispiel Cisco darauf, dass die Mitarbeiter ihren normalen Erholungsurlaub im Jahr nehmen, "um die Akkus aufzuladen".

Workation umsetzen: 5 Tipps

Soziologen der Uni in Magdeburg sehen in einer Workation ein Plus und Widersprüche: Einerseits geht es um Flexibilität, dem Verschieben von Grenzen, einer Subjektivierung und um Arbeitsverdichtung, die man gerne mit dem Wandel der Arbeitswelt assoziiert. Gleichzeitig scheint Workation Menschen gutzutun. Entscheidend sei die Abgrenzung vom Alltag, von privatem Stress und sozialen Verpflichtungen.

Menschen schaffen sich für kurze Zeit eine Art ideales Arbeitsumfeld. So lasse es sich entspannter arbeiten. Meist jedoch nur vorübergehend. Nicht nur Zeitverschiebungen im Ausland im Vergleich zu Deutschland und ein früherer Feierabend scheinen Stress abzufedern. Zusätzlich zur Distanz vom Alltag zahlen gutes Wetter und die Aussicht darauf, noch eine Runde im Meer zu schwimmen, darauf ein, unbeschwert aus dem Tag zu gleiten.

1. Auf stabile Internet-Verbindung achten

Wer im Ausland arbeiten will, sollte allerdings zuerst ein paar Dinge klären: Wie stabil ist die Internetverbindung samt Download- und Upload-Rate, gibt es einen Ansprechpartner vor Ort, falls Fragen auftreten. Als Provider betreuen wir mehr als 10.000 Geschäftskunden.

Darunter etliche, die weltweit unterwegs sind. Damit Kosten beim Telefonieren nicht explodieren, empfiehlt es sich, entweder auf SIM-Karten des jeweiligen Landes umzusteigen oder Modelle zu wählen, die länderübergreifend funktionieren, weil sie sich automatisch ins am besten verfügbare Netz einwählen. Auch banale Aspekte, wie eine ärztliche Versorgung oder wie die Location an den öffentlichen Nahverkehr angeschlossen ist, sollten geklärt sein.

2. Arbeitsrechtliche Fragen klären

Arbeitgeber sollten sich überlegen, wie sie die Workation-Zeit rechtlich regeln. Im Arbeitsrecht ist dazu nichts vorhanden. Wichtig ist die Dauer. Ist diese kürzer als vier Wochen, besteht kein arbeitsrechtlicher Handlungsbedarf. Einfach ist es, eine Workation als Remote-Arbeiten im Ausland zu betrachten.

Ich denke in der Firma über ein 9/3-Konzept nach. Neun Monate im Büro und drei Monate Remote im Ausland. Kombiniert mit dem Jahresurlaub kann daraus für alle Kolleginnen und Kollegen ein interessanter Zeitblock mit Arbeiten unter Palmen werden. Arbeitsrechtlich wird es erst schwierig, wenn der Remote-Arbeitsplatz dauerhaft im Ausland ist.

So sollten in Rom und Barcelona dieselben Regeln bezüglich Arbeitszeit und Zeiteinteilung gelten wie im Büro in Stuttgart oder Köln. Damit eine Arbeitsatmosphäre vor Ort gegeben ist, ist es ferner klug, die Anzahl der Urlaubstage pro Woche sowie deren Gesamtzahl für den Auslandsaufenthalt zu regeln.

Gleiches gilt für die Frage, wer Unterkunft und Anreise bezahlt. Eine Idee kann sein: Arbeitgeber bezahlt die Location, Mitarbeitende finanzieren die Anreise. Idealerweise klimaneutral im Zug. Auch, ob für die An- und Abreise ein Urlaubstag einzuplanen ist oder, ob die Firma diese Zeit spendiert, gilt es zu klären.

3. Steuerliche Aspekte beachten

Es ist zudem schlau, mit der Firma zu besprechen, wie lange aus dem Ausland gearbeitet werden darf. Oder was passiert, wenn ein Flug ausfällt. Oft finden sich dazu Regeln im Arbeitsvertrag. Falls nicht, ist eine Vereinbarung sinnvoll, in der auch Aspekte zur Sozialversicherung festgehalten sind.

Was viele nicht wissen: Ein Auslandsaufenthalt kann sich steuerlich auswirken. Entscheidend ist, an wie vielen Tagen im Jahr im Ausland gearbeitet wird. Für diejenigen, die weniger als die Hälfte – also 183 Tage im Jahr – von einem anderen Land aus arbeiten, gilt das deutsche Lohnsteuerrecht. Doch Achtung: Manche Länder verlangen schon nach kürzerer Zeit Steuern.

4. Private Auslandskrankenversicherung

Berufliche Unfälle hingegen sind durch die Berufsgenossenschaft abgesichert. Auch wenn es sich um keine Entsendung handelt, gelten hier die Regeln einer Entsendung. Zudem ist eine private Auslandskrankenversicherung für eine Workation ratsam. Selbst wenn Reisende mit ihrer Krankenkassenkarte innerhalb der EU abgesichert sind, müssen sie bei einigen Behandlungen zuzahlen. Klug ist obendrein eine private Unfall- oder Haftpflichtversicherung abzuschließen, die – logisch – auch im Ausland greift.

5. Fixe Zeiten finden oder Eisenhower-Prinzip anwenden

Administrativ ist Workation machbar. Doch wie sieht es mit dem Arbeiten im klassischen Erholungsurlaub aus? Wenn Kolleginnen und Kollegen im Urlaub nicht erreichbar sein wollen, sollten Chefs das akzeptieren. Der Urlaub ist im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt.

Eine permanente Erreichbarkeit in den Ferien ist dort zwar nicht verankert. Denn selbst wenn Arbeitnehmer über ein Diensthandy verfügen, gibt das dem Arbeitgeber nicht das Recht, sie im Urlaub anzurufen. Klug ist es, vorab das Konfliktpotenzial zu entschärften. Bedeutet für den Arbeitnehmer, seine Aufgaben sauber zu übergeben und für die Chefin, diese Schnittstelle zuvor einzurichten. Ein Tandemmodell kann hier helfen. Dabei vertreten sich Kolleginnen wechselseitig während ihrer Abwesenheit.

Wem es hingegen hilft, im Urlaub Mails zu checken, erreichbar für Rückfragen zu sein oder die Ruhe gar nutzen will, einen unerledigten Projektbericht zu tippen, der sollte das Eisenhower-Prinzip anwenden. Also Dringendes von Wichtigem zu unterscheiden. Wer das kann, bekommt seine Zeit gut gemanagt. Dem gelingt es, in den Ferien feste Zeiten freizuhalten, etwa um einen Strandspaziergang zu machen oder das Kulturgut einer Stadt zu erforschen. Gleichzeitig sind für das Arbeiten am Meer oder in den Bergen feste Uhrzeiten wichtig. Das steigert die Selbstdisziplin.

Fazit: Der Aufenthalt am ungewohnten Ort, ob alleine oder in der Gruppe, kann Kreativität fördern und andere Perspektiven öffnen. Denn oft erlahmen Ideen und Pläne durch Routinejobs. Eine lange Wanderung oder ein paar Stunden Surf-Kurs lüften hingegen das Gehirn und sorgen für frische Impulse. Das wiederum führt zu einem hohen Maß an Wohlbehagen – im Bestfall im Job und im Privatleben.

Eines dürfe man aber nicht vergessen, mahnt Jana-Denise Weber von PwC: "So attraktiv ein Arbeitswinter im Süden für viele Beschäftigte ist – Workation bringt gewisse steuer-, arbeits- und sozialversicherungsrechtliche Fallstricke mit sich. Die sollten Unternehmen auf jeden Fall vorab prüfen, um späteren Zeit- und Kostenaufwand zu vermeiden."